مع تطور التكنولوجيا وممارسات الأعمال، ينبغي لفرق تكنولوجيا المعلومات أن تتطور أيضًا. وعندما يبدأ الهيكل التنظيمي الذي كان يعمل في السابق بفعالية وكفاءة في إظهار علامات الجمود أو الرضا عن الذات أو عدم الكفاءة، فقد يكون الوقت قد حان لإجراء إصلاح شامل.
يقول خافيير مونيز، كبير مسؤولي التكنولوجيا في شركة المحاماة: “إن العلامة الرئيسية التي تشير إلى الحاجة إلى إعادة الهيكلة الكاملة هي عندما لا يتمكن فريقك من الاستجابة لاحتياجات العمل الحرجة بالسرعة المطلوبة للنجاح”. محامي شركة ذات مسؤولية محدودة، في مقابلة عبر البريد الإلكتروني. “إذا لاحظت تأخيرات مستمرة في تسليم المشروع، أو انخفاض الإنتاجية، أو فجوة متزايدة بين تكنولوجيا المعلومات ومجالات العمل الأخرى، فقد يكون الوقت قد حان لإعادة تقييم هيكل فريقك.”
فوائد متعددة
ويقول مونيز إنه عندما يتم تنفيذ عملية إعادة الهيكلة بشكل صحيح، فإنها تعمل على تحسين أداء الموظفين من خلال إنشاء سير عمل أكثر كفاءة، ومواءمة القدرات الفردية مع توقعات الدور بشكل أكثر دقة، وتعزيز الاتصال الداخلي بشكل أفضل.
إن أداء الفريق ومعنوياته ينموان ويزدهران عندما يكون الأعضاء أحرارًا في ابتكار حلول قوية وفعّالة. ويلاحظ آلان ثوروجود، رئيس قسم الأبحاث وإشراك الأعضاء في منطقة آسيا والمحيط الهادئ، في مركز أبحاث أنظمة المعلومات التابع لمعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (CISR)، أن “الهيكل الذي لا يناسب احتياجات العمل يخلق الإحباط لكل من موظفي تكنولوجيا المعلومات والأشخاص العاملين في وحدات الأعمال”. ويضيف عبر البريد الإلكتروني: “يؤدي الإحباط إلى حلول بديلة غير فعّالة أيضًا، مما يقلل من الإنتاجية الإجمالية”.
عندما يتم تنفيذ إعادة الهيكلة بطريقة استراتيجية، فإن أداء الفريق عادة ما يزيد. يقول جيف سترونك، نائب رئيس شركة استشارات الفريق رايت مانجمنت في مقابلة عبر الإنترنت: “في إعادة الهيكلة الاستراتيجية، تكون التوقعات واضحة، والموارد متناسقة، ونقاط القوة الفردية تتوافق بشكل مثالي مع العمل المخصص لها. إن رسم صورة المستقبل المطلوبة لتحقيق أهدافك، ثم نقل الجميع إلى الأدوار التي يمكنهم القيام بها على أفضل وجه، هي طريقة أكثر قوة لإعادة الهيكلة من مجرد البحث عن عدد الموظفين الذي يجب تقليصه لتناسب الميزانية الجديدة”.
ابدء
يقول مونيز إن إطلاق مبادرة إعادة الهيكلة دون التأثير سلبًا على الأداء يتطلب التخطيط الاستراتيجي. وينصح بإعطاء الأولوية للتواصل المفتوح حول التغييرات وأسباب ضرورتها، إلى جانب ضمانات الأمان الوظيفي. “كن مستعدًا لتقديم دعم إضافي للفريق أثناء مرحلة الانتقال”.
يقول سترونك إن البدء ببناء استراتيجية إعادة الهيكلة وتحديد الإطار النهائي المحتمل هو أمر ضروري. ابحث عن شريك موثوق به، مثل رئيس الموارد البشرية في مؤسستك أو أي قائد كبير آخر، للتحقق من نهجك. لا تشارك أخبار التغيير المعلق إلا عندما تكون متأكدًا من أنه جاهز للتنفيذ على الفور. كما يوصي بالتفكير في تأثير عملية إعادة الهيكلة على أعضاء الفريق الأفراد. “إن إخبار فريقك بأنك تفكر في إعادة التنظيم في وقت لاحق من هذا العام، ثم قضاء أشهر في تنفيذه، هو وسيلة أكيدة لوضع الجميع في فترة راحة طويلة مفروضة على أنفسهم”.
دعم الفريق
إن تشجيع المشاركة النشطة من جانب الفريق من شأنه أن يساعد قائد تكنولوجيا المعلومات على اكتشاف فوائد إعادة الهيكلة والعقبات التي قد تعترضها. ويلاحظ ثوروجود أن “التعامل مع العقبات التي تتوقعها أسهل من التعامل مع المفاجآت”.
يعتقد مونيز أن مساهمة الفريق أمر بالغ الأهمية. ويوضح: “إنها تبني التأييد وتساعدك على فهم الديناميكيات الفريدة لفريقك. يمكنك إشراك أعضاء الفريق … من خلال الحوارات الشفافة أو الاستطلاعات أو مجموعات التركيز الميسرة”.
ويقترح سترونك مراقبة فريقك بانتظام لفهم ليس فقط ما يقدمونه، بل وأيضًا ما لا يقدمونه. ويوضح: “لن تساعدك هذه الرؤى على أن تصبح مديرًا أكثر دعمًا فحسب، بل ستجعلك أيضًا على دراية جيدة بالقدرات والنواقص التي يجب معالجتها في هيكلك ونموذج التشغيل التاليين”. “تجنب إثارة القلق من خلال طرح أسئلة مثل “كيف يمكننا القيام بذلك بشكل أفضل” فقط عندما تكون إعادة الهيكلة في الأفق”.
الإطار الزمني
إن الوقت المطلوب للتخطيط لإعادة الهيكلة وتنفيذها يختلف بشكل كبير. يقول مونيز: “يعتمد الجدول الزمني لإعادة الهيكلة إلى حد كبير على حجم الفريق ومدى التغييرات”. وهو يعتقد أنه في معظم الحالات، فإن الفترة من ثلاثة إلى ستة أشهر هي تقدير معقول لانتقال سلس.
يقول سترونك إن القادة بحاجة إلى المشاركة والحضور في تشكيل وتشكيل المستقبل الجديد. “يُظهِر القادة الناجحون المرونة في الاستماع إلى ملاحظات الموظفين وتنفيذ تصحيحات المسار لمساعدة الجميع على تبني التغيير والاستفادة منه قدر الإمكان”.
يقول سترونك إنك بصفتك رئيسًا لتكنولوجيا المعلومات، قمت بإعادة هيكلة الشركة لتحسين أدائها ونموها. “وبصفتك قائدًا، يتعين عليك الآن رعاية تكنولوجيا المعلومات حتى تصبح طبيعية جديدة ومستدامة، وليس تركها للمديرين المتوسطين والخطوط الأمامية ليكتفوا بعالم جديد وسط ضغوط متزايدة للأداء”.
أفكار الفراق
إن التغييرات التي تطرأ على الأعمال التجارية نتيجة للاتجاهات السائدة في مجالات الأمن السيبراني والذكاء الاصطناعي وتسييل البيانات والأعمال التجارية في الوقت الفعلي وتوقعات العملاء والابتكارات الأخرى تجعل إعادة هيكلة فريق تكنولوجيا المعلومات ضرورة دورية. ويقول ثوروجود: “عندما يتم ذلك بشكل جيد، يعمل فريق تكنولوجيا المعلومات بقوة وكفاءة”.
وعلى الرغم من التحديات، فإن إعادة الهيكلة يمكن أن تحفز الابتكار، وتكسر الحواجز، وتجعل فريق تكنولوجيا المعلومات أكثر توافقًا مع الأهداف التجارية الأوسع، كما يقول مونيز. “إنه جزء لا يتجزأ من الحفاظ على وظيفة تكنولوجيا المعلومات المرنة والفعّالة”.
