لا ينبغي للإعلان عن اجتماع قادم لفريق تكنولوجيا المعلومات أن يثير التنهدات والآهات. يجب أن ينظر كل من القادة والمشاركين إلى هذا الحدث، سواء تم عقده شخصيًا أو عبر الإنترنت، على أنه فرصة لمعالجة الأهداف وتحديد المسارات لتعزيز الإنتاجية والنجاح.
عندما يتعلق الأمر باجتماعات الفريق، يحتاج القادة إلى تطوير عملية يمكنهم شطفها وتكرارها، كما تقول لورين جرين، المدير التنفيذي لشركة MeetingMakers، وهي خدمة تدريب واستشارات للاجتماعات. يعتمد عدد المرات التي ينبغي فيها عقد اجتماع الفريق على أهمية الموضوع ونطاقه. وفي مقابلة عبر الإنترنت، أشارت إلى أنه في معظم الحالات يجب عقد اجتماع الفريق مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. “ومع ذلك، تفضل العديد من الفرق إجراء متابعة يومية مدتها 15 دقيقة للحصول على التحديثات.”
تتطلب الاجتماعات الناجحة وقتًا طويلاً للتحضير، وهو غالبًا ما يكون ترفًا لا يمكن تحمله وسط النقص العالمي في القوى العاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات، كما يلاحظ دان روت، رئيس التحالفات الإستراتيجية العالمية في شركة Barco ClickShare، وهي مزود تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو. يجب أن يتوقف تكرار الاجتماعات على نطاق المشروع أو المبادرة. “يجب تحديد الحد الأدنى من الإيقاع بين أصحاب المصلحة في البداية”، كما ينصح في مقابلة عبر البريد الإلكتروني.
للتأكد من أن جميع أعضاء الفريق على دراية بالتقدم المتزايد للمشروع، من المهم نقل تحديثات منتظمة إلى أصحاب المصلحة، كما يقول روت. “ستعمل اجتماعات الفريق الأسبوعية على إبقاء أعضاء الفريق متوافقين مع أهداف المشروع وتقدمه.” وفي الوقت نفسه، قد تكون هناك حاجة لعقد اجتماعات مخصصة لمعالجة القضايا الملحة أو الفرص الجديدة. “يضمن هذا النهج بقاء أعضاء الفريق في حالة تركيز وسرعة الحركة ولديهم القدرة على الاستفادة من أدوات التعاون لتحقيق أقصى قدر من فعالية الاجتماعات.”
قد تكون الجلسات الأسبوعية متكررة جدًا بحيث لا يمكن تقييم التقدم الحقيقي، كما يقترح أولا تشاونينج، الشريك في شركة الأبحاث والاستشارات التكنولوجية ISG، عبر مقابلة عبر البريد الإلكتروني. يجب أن يعكس إيقاع الاجتماع سرعة الأهداف المستهدفة. وتقول: “من الأفضل عقد اجتماعات متعددة حول مواضيع منفصلة مع إيقاع واضح لكل منها”. تميل مثل هذه الاجتماعات إلى أن تكون أقصر مدة بينما تتناول هدفًا واضحًا. “حتى الاجتماعات اليومية للفريق يجب أن يكون لها هدف وجدول أعمال محدد.”
البقاء على المسار الصحيح
قبل بدء الاجتماع، يجب تنبيه الحضور إلى الموضوع المخطط له والأهداف والنتائج المتوقعة، كما يقول كاران راترا، قائد الهندسة في وول مارت. “يصبح هذا أكثر أهمية في الإعداد عن بعد حيث يجب على أعضاء الفريق استخدام أدوات مثل Zoom أو مشاركة ألواح المعلومات الافتراضية للمتابعة [events] “يشرح في مقابلة عبر الإنترنت بسلاسة. “إن تحديد هدف وجدول أعمال وموضوع محدد قبل الاجتماع أو في بدايته يعد أمرًا بالغ الأهمية لإجراء اجتماع مثمر لفريق تكنولوجيا المعلومات.”
عند التخطيط لاجتماع، من المهم تحديد توقعات واضحة للمجموعة وكذلك للحاضرين الأفراد. ينصح راترا بإتاحة الوقت الكافي للتفاعل مع إبقاء المناقشات تحت السيطرة لتجنب الانحراف في الأمور. تفويض أدوار محددة حسب الحاجة مقدمًا. “إن تلخيص القرارات الأساسية سيساعد أعضاء الفريق على الاستمرار في التركيز.”
إذا كان الاجتماع عبارة عن علامة يومية، فإن الوقت هو جوهر الأمر. يقترح جرين وضع قاعدة أساسية بشأن المدة التي يتعين على كل حاضر فيها تقديم التعليقات. وتقول: “أي شيء لم تتم تغطيته في ذلك الوقت يتم نقله إما إلى اجتماع مختلف أو يمكن معالجته بشكل فردي”. بالنسبة للاجتماع الأسبوعي، يوصي جرين بمطالبة كل حاضر بإكمال قالب يصف ما يخططون لإنجازه خلال الأسبوع القادم، وما إذا كانوا قد يحتاجون إلى أي مساعدة خاصة.
شؤون الإدارة
تقول ريبيكا فوكس، رئيسة قسم تكنولوجيا المعلومات في شركة الأمن السيبراني والخدمات المدارة NCC Group، إن قائد الفريق يجب أن يتعلم كيف يكون وسيطًا جيدًا. “ليس من الضروري أن تكون رئيسًا لتترأس الاجتماع”، كما أشارت في مقابلة عبر البريد الإلكتروني. وهذا مهم بشكل خاص عندما لا تقتصر العناصر التي تتم مناقشتها على شخص واحد.
ينصح تشونينج بعدم جدولة اجتماع طويل كل أسبوع لمعالجة موضوعات متعددة ومتنوعة في كثير من الأحيان. “ما لم يتم تحديد جدول الأعمال بشكل واضح من حيث الموضوع، فمن السهل جدًا أن ينفد الوقت لمعالجة أهداف جدول الأعمال اللاحقة.” وتعتقد أن قادة الفرق يجب عليهم أيضًا الحذر من الشعور بالحاجة إلى إدارة الاجتماعات بأنفسهم. “الاعتدال مهارة، لذا اختر الوسيط المناسب لإبقاء الاجتماعات في المسار الصحيح لتحقيق الأهداف.” على أية حال، يجب أن يكون المشرف قادرًا على توضيح أهداف الاجتماع بعبارات نتائج نهائية مع إبقاء المناقشة متوافقة مع الأهداف المخطط لها، كما يقول تشاونينج.
أكبر خطأ فادح
أكبر خطأ يرتكبه قادة تكنولوجيا المعلومات هو الفشل في عقد أي اجتماعات. يقول فوكس: “إن عدم جمع أفرادك معًا يعد خطأً فادحًا”. “عليك أن تتذكر أنه لا يحب الجميع التعاون، ولكن تكنولوجيا المعلومات تزداد تعقيدًا، وبالتالي فإن الطريقة الوحيدة لإصلاح الأمور هي إصلاح الأمور معًا.”
