لماذا تستثمر المنظمات في تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أنظمة؟ الهدف بسيط: جعل أعمالهم أكثر كفاءة، وموظفيهم أكثر إنتاجية، وعملائهم أكثر سعادة، وبالتالي تحسين أرباحهم النهائية.
ومع ذلك، فإن العديد من المؤسسات تعاني من العكس – عمليات غير فعالة، وموظفين وعملاء غير راضين، وخسائر مالية. وفقًا لأبحاث جارتنر لعام 2024، “ما يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات فعله لتجنب مبادرات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المخيبة للآمال”بحلول عام 2027، “ستفشل أكثر من 70% من مبادرات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تم تنفيذها مؤخرًا في تحقيق أهداف حالة العمل الأصلية بشكل كامل.” والأمر الأكثر إثارة للقلق هو أن “ما يصل إلى 25% منها سوف تفشل بشكل كارثي”.
دعونا معرفة بعض الأسباب لماذا تفشل مشاريع تخطيط موارد المؤسسات (ERP). من خلال النظر إلى ثلاث قصص رعب واقعية أدناه متبوعة بتوصيات حول ما يمكنك فعله لتجنب أن تصبح إحصائية أخرى.
أدى الضغط لبدء البث المباشر عندما لم يكن النظام جاهزًا إلى كارثة العلاقات العامة
ال تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات لشركة بيع بالتجزئة بدأت بالفعل في اتخاذ خطوات خاطئة عندما تم التغاضي عن المتطلبات الحاسمة. وأدى ذلك إلى مشاكل تتعلق بالفواتير، والطوابير الطويلة في المتاجر وعدم القدرة على معالجة الشحنات، مما أدى بدوره إلى طوابير طويلة من الشاحنات مما تسبب في اختناقات مرورية. حتى أن قضية الفواتير والاختناقات المرورية كانت بمثابة أخبار.
أبلغ الشريك الفني لشركة البيع بالتجزئة بائع التجزئة بأن فحص سلامة النظام قد اجتاز في حين أنه لم يتم ذلك في الواقع، ودفع عميله لبدء البث المباشر على الرغم من إدراكه الكامل أن النظام لم يكن جاهزًا. اعتقد الشريك التكنولوجي أنه يمكنه إصلاح الأمر أثناء سيره.
على الرغم من المخاوف الداخلية، بدأت شركة التجزئة العملاقة العمل بعد ضغوط من شريكها التكنولوجي، وعلى الفور تقريبًا، بدأ النظام في الانهيار وكان لا بد من إيقافه. عندما انهارت العمليات، اضطرت المتاجر إلى الإغلاق. وكان على الشركة إعادة تنشيط نظامها القديم.
استغرق التراجع بعض الوقت، وخسر بائع التجزئة ملايين الدولارات في هذه العملية. اشتكى عملاؤها من التأخير في تسليم العناصر المشتراة وصعوبة الحصول على المبالغ المستردة أو استبدال العناصر المعيبة.
كان من الممكن تجنب كل هذا من خلال التخطيط الشامل والتواصل الشفاف والفهم الواقعي لما يتطلبه تشغيل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). وبدلاً من ذلك، فقد تخطوا الخطوات الحاسمة، وسارعوا إلى بدء البث المباشر واعتمدوا على إصلاحات ما بعد البث المباشر.
أشار المستشار التكنولوجي الذي عاش قصة الرعب هذه إلى أن الانهيار حدث لأن الشريك التقني حاول الدفع بأجندته الخاصة بدلاً من أجندة العميل، وبدلاً من إجراء التحقق الدؤوب، راهن على نجاح العميل.
يشكل الفشل المتكرر في تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مخاطر على سلامة المرضى
قامت إحدى شركات الأدوية، التي تعمل ضمن إدارة الغذاء والدواء الأمريكية (FDA) شديدة التنظيم، بتجربة أربعة تطبيقات لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) على مدار خمس سنوات، وانتهى كل منها بالفشل. وقد عرّضت هذه الإخفاقات الشركة لمخاطر شديدة، بما في ذلك المخاوف المتعلقة بسلامة المرضى بسبب التعامل غير السليم مع الشحنات، وعدم الامتثال المحتمل لإدارة الغذاء والدواء الأمريكية، وعدم الكفاءة في سلسلة التوريد العالمية الخاصة بها.
نشأت المشاكل من عدم كفاية جمع المتطلبات، وسوء التخطيط لترحيل البيانات، وعدم فهم لوائح إدارة الغذاء والدواء. فشل الشركاء التقنيون للشركة في تصميم نظام يلبي احتياجات الامتثال الفريدة للعميل، مما أدى إلى المبالغة في تقديم النتائج التي لم يتم تحقيقها.
لم يصل المشروع إلى مرحلة التشغيل مطلقًا بعد أربع محاولات. خسر العميل ملايين الدولارات من الموارد المهدرة، والمواعيد النهائية الضائعة، وتعطل الأعمال. وتعرضت شرعية عملياتها للتهديد بسبب عدم الامتثال للوائح إدارة الغذاء والدواء، وتفاقمت أوجه القصور التشغيلية، وتضررت سمعة الشركة بشكل كبير.
ولم تواجه انتكاسات كبيرة على المستوى الخارجي فحسب، بل على المستوى الداخلي أيضًا. أثر فشل النظام على مدفوعات العمولات لفرق المبيعات، وكان هناك عدم ثقة عام في القيادة وترك أصحاب المصلحة للتعامل مع تداعيات حالات الفشل المتكررة وإعادة العمل.
لاحظ أحد مستشاري تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المشاركين أن نقص الخبرة لدى الشركاء التقنيين في بيئة منظمة، إلى جانب العلاقة المعقدة بين أصحاب المصلحة الذين يتجنبون المخاطر، جعل اتخاذ القرارات أكثر صعوبة. لقد اعتاد العملاء الخاضعون للتنظيم على تلقي نظام مثالي تم التحقق منه ولم يتم استخدامهم وليسوا على استعداد للمشاركة في عملية تتمتع بالمرونة اللازمة للتعامل مع الأخطاء. إذا لم يكن لدى الشريك التقني المهارات الناعمة اللازمة للتغلب على هذا الاحتكاك في التنفيذ في هذه البيئة، فسيؤدي ذلك إلى العديد من نقاط الفشل والكوارث.
لقد تحول التحول إلى Cloud ERP بسرعة إلى أمر سيئ
قررت إحدى شركات المرافق واسعة النطاق التي تخدم منطقة حضرية كبرى الانتقال من منصة قديمة إلى منصة جديدة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) القائم على السحابة حل لترقية وحدات الموارد البشرية والتمويل والعمليات.
لقد قلل قادة الهجرة من مستوى تعقيد المشروع ولم يخصصوا ما يكفي من الموارد للتخطيط له. بالإضافة إلى سوء التخطيط، لم يكن هناك اختبار كافٍ للنظام طوال عمر المشروع ونقص في الاستراتيجيات المناسبة لإدارة المخاطر.
وسرعان ما أدى ذلك إلى اضطرابات تشغيلية كبيرة، مما أدى بدوره إلى انتشار أخطاء الفوترة على نطاق واسع، وتراكم الرسوم غير المحصلة، وزيادة الرسوم على العملاء.
شعر العملاء بالإحباط الشديد بسبب الشحن الزائد والأخطاء وفقدوا كل ثقتهم في الشركة مما تسبب في أضرار جسيمة لسمعتها. وكان تراكم الرسوم يعني خسائر مالية للشركة بمئات الملايين.
وشهدت القيادة أيضًا تغييرًا بسبب الفوضى، حيث تنحى المدير العام بعد أقل من عام في منصبه؛ وجاءت المغادرة بعد قرار مجلس الإدارة باعتماد نموذج حوكمة جديد.
على الرغم من الجهود الجارية لحل التراكم المالي وتصحيح أنظمة الفوترة، فمن المتوقع أن تستغرق الشركة سنوات لاستعادة الثقة والكفاءة التشغيلية.
علق أحد الخبراء المشاركين بأن عملية الترحيل فشلت بسبب الافتقار إلى التخطيط والموارد في بيئة معقدة، والاستهانة بتعقيد المشروع من قبل القيادة، وغياب خطط للاختبار وتخفيف المخاطر، والرغبة في تحمل المخاطر في المهمة – الأنظمة الحرجة، مثل الفواتير.
كيفية العودة إلى المسار الصحيح بعد فشل مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
في جميع القصص الثلاث، يمكننا أن نرى أنه عندما يفشل مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، فإن ذلك لا يؤثر على المنظمة داخليًا فحسب، بل خارجيًا أيضًا. يمكن أن تكون التأثيرات بعيدة المدى وطويلة الأمد مع الإضرار بسمعتها العامة.
تحتاج المؤسسات إلى التأكد من أن الشريك التقني الذي يتولى المشروع يفهم الأعمال والصناعة بشكل جيد للغاية. يتضمن ذلك أي لوائح يجب على المنظمة الالتزام بها للتأكد من امتثال نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). وإلا فإن قدرة المنظمات على العمل بشكل قانوني يمكن أن تتعرض للتهديد، كما هو الحال في قصة الرعب الثانية.
يحتاج الشريك إلى جمع كافة المتطلبات المهمة ثم صياغة إطار عمل تفصيلي للمشروع، بما في ذلك الأدوار الواضحة والنطاق المحدد جيدًا، ووضع جدول زمني واقعي يمكن لأصحاب المصلحة اتباعه بسهولة. من الضروري الحفاظ على تواصل واضح وشفاف ومستمر بين الشريك وأصحاب المصلحة طوال المشروع بأكمله. توضح القصص المذكورة أعلاه العواقب الوخيمة لسوء التخطيط والتواصل.
من المهم أيضًا التحقق مما إذا كان الشريك مطلعًا على أحدث التطورات في ممارساته، على سبيل المثال، الاستخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة المخاطر التنبؤية والمراقبة في الوقت الحقيقي لتحديد المشكلات المحتملة ومعالجتها في وقت مبكر من العملية، ومنع التأخير وضمان نتائج ناجحة للمشروع إلى جانب الحفاظ على الامتثال التنظيمي والأمني؛ وأدوات ترحيل البيانات المعتمدة على الذكاء الاصطناعي لتقليل الأخطاء وتسريع العملية.
وأخيرا كل من شارك في تنفيذ مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يجب أن تتذكر الهدف من وجود نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) – وهو زيادة الكفاءة التشغيلية ورضا الموظفين والعملاء ونمو الشركة – والتأكد من أنها تفعل ما هو مقصود منه، مما يعني أن كل قرار وإجراء يتم اتخاذه أثناء المشروع يجب أن يكون متسقًا مع وضع هذا الهدف النهائي في الاعتبار.
