يعد شراء برنامج Enterprise مسعى باهظ الثمن ومخاطر ، ولهذا السبب تحتاج فرق شراء البرامج إلى فهم الاختلافات الدقيقة بين طلب المعلومات وطلب الاقتراح وطلب الاقتباس.
كل مستند – طلب للحصول على معلومات (RFI) ، وطلب الاقتراح (RFP) وطلب الاقتباس (RFQ) – له غرض متميز ، حتى إذا كان هناك بعض التداخل. من الممكن إصدار جميع أنواع الطلبات الثلاثة لمشروع واحد ، ولكن عادةً ما تصدر فرق شراء واحدة أو اثنين منها فقط ، بالنظر إلى التداخل. شراء فرق في بعض الأحيان مع المتخصصين أو استشاريون عند إنشاء هذه المستندات.
عادةً ما تقوم فرق شراء البرامج بإنشاء RFI في بداية عملية شراء البرامج واستخدامها لاكتساب مزيد من المعلومات حول الخيارات المتاحة لحل مشكلة أعمالهم. يصدر فريق الشراء طلب تقديم العروض عندما يعرفون المزيد حول ما يتطلبه الأمر من حيث الأنظمة والخدمات ويطلبون من البائعين الحصول على معلومات أكثر تحديدًا. وفي الوقت نفسه ، يركز RFQ فقط على سعر المنتج.
لماذا RFIs و RFPs و RFQs مهمة؟
تحضير شراء برامج مؤسسة كبيرة يأتي مع اعتبارات رئيسية ، مثل ما إذا كان البائع ذو سمعة طيبة وما إذا كان البرنامج يفي بالمتطلبات ويتوافق مع اعتبارات الميزانية. لتقليل المخاطر وإدارة التكاليف ، غالبًا ما تقوم الشركات بتبسيط وتوحيد عمليات الشراء والمصادر.
اعتمادًا على حجم الشركة ونوع الأعمال التجارية ، قد يتم فرض رسوم على فريق شراء مخصص باتباع إرشادات مفصلة حول الموقف الذي يلزم فيه كل نوع من المستندات والعمليات التي يجب عليهم اتباعها للتأكد من أن عمليات الشراء غير متحيزة ويمكن الدفاع عنها.
ما هو RFI؟
تستخدم فرق شراء البرامج RFI عندما يريدون بيانات إضافية من البائعين قبل الانتهاء من RFP أو RFQ. قد يفتقر فريق الشراء إلى الوضوح بشأن المتطلبات ، أو يريد المزيد من المعلومات حول الخيارات المتاحة في السوق أو يحتاج إلى تفاصيل تم التحقق منها ، والتي يمكن لخبراء صناعة البائعين القيام بها. يوفر RFI نظرة ثاقبة على المشروع نِطَاق والمتطلبات. يعد جمع استجابات RFI من بائعين متعددين أمرًا بالغ الأهمية لاكتساب فهم السوق.
نظرًا لمستوى الجهد المطلوب لاستكمال RFI ، قد لا يردون بعض البائعين على طلب للحصول على معلومات ما لم يكن هناك فهم يعتزم الشركة المضي قدمًا في المشروع.
ما هو RFP؟
قد يصدر فريق الشراء طلب تقديم العروض بمجرد امتلاكهم لفهم جيد لمتطلبات مشروعهم.
سوف RFP سرد المتطلبات بالتفصيل، تقديم جدول زمني موصى به وطلب التسعير من البائعين. قد يطرح فريق الشراء أسئلة محددة حول البائع ، مثل طول الوقت الذي كانوا فيه في مجال الأعمال التجارية ، ونسبة الانتهاء من المشاريع المماثلة والمبيعات السنوية وعدد الموظفين. قد يتضمن طلب تقديم العروض شروطًا إلزامية يجب أن يتبعها البائع ، مثل تاريخ استحقاق التقديم. قد يؤدي شراء الفرق إلى استبعاد البائع من تقديم استجابة إذا فشل الاستجابة في تلبية المتطلبات الإلزامية ل RFP.
في استجابة RFP الخاصة بهم ، يشرح البائعون كيفية تلبية أدواتهم أو خدماتهم لمتطلبات المنظمة طلبًا. يعد RFP فرصة للبائع للتمييز بين أنفسهم عن المنافسين. قد تتضمن استجابة البائع على طلب تقديم العروض عناصر إضافية قد تكون بمثابة إضافة قيمة ، وقد يشاركون أيضًا مع بائعين أو أكثر من البائعين الإضافيين لتلبية التزامات RFP إذا لم يتمكنوا من تلبية جميع المتطلبات بمفردهم. في هذه الحالة ، ستتضمن استجابة RFP معلومات حول كل بائع وتفاصيل عن كيفية عمل الجهد المشترك.
يجب أن تشير استجابة RFP للبائع إلى أي رسوم مرتبطة ، مثل تكاليف التنفيذ ، وتكاليف الصيانة ودعم المستمرة ، وتفاصيل التسعير لطلبات التغيير ومعدلات الساعة لأدوار مختلفة في المشروع. على سبيل المثال ، قد يتقاضى مدير المشروع معدلًا معينًا بالساعة ، في حين أن المهندس المعماري الفني قد يفرض رسومًا مختلفة. يمكن أن تبدأ مفاوضات الرسوم بعد اختيار بائع ، ولكن RFP هي فرصة لتحديد المتطلبات المالية المختلفة لكل بائع.
ما هو RFQ؟
تستخدم فرق شراء RFQ عندما يعرفون بالضبط ما يريدون ويبحثون فقط عن اقتباسات البائعين. في RFQ ، يمنح فريق شراء البرامج البائعين الخارجيين جميع المعلومات المطلوبة حتى يتمكن البائعون من تقديم عرض أسعار.
ستركز استجابة البائع على سعر البرنامج وأي تكاليف مستمرة ، مثل رسوم الترخيص السنوية. يجب أن تشمل ردود البائعين الجدول الزمني المقترح.
فهم الاختلافات بين RFI و RFP و RFQ
فيما يلي ثلاثة من الطرق الرئيسية التي تختلف بها RFI و RFP و RFQ.
1. توقيت الوثيقة
يصدر فريق شراء البرامج RFI في وقت مبكر من عملية الشراء حيث يتعلم الفريق عن الخيارات المتاحة. يمكن أن يكون RFI مفيدًا بشكل خاص عندما يكون لدى الشركة احتياجات فريدة ، ويبحث فريق الشراء عن منتجات أقل شهرة.
يتم إصدار RFP و RFQ بعد RFI ، بمجرد أن يجمع فريق شراء البرامج أي معلومات مطلوبة للتقدم في عملية شراء البرامج.
2. المعرفة حول متطلبات الشركة
قد لا يزال فريق شراء البرامج يكتشف ما تحتاجه شركتهم من منتج جديد. يمكن أن يساعد RFI الفريق في تحديد ما يبحثون عنه من بائع ، خاصة إذا كانوا يحاولون شيئًا جديدًا ويحتاجون إلى معرفة المزيد عن الخيارات المتاحة.
يتم إصدار RFP و RFQ بمجرد اكتساب فريق الشراء المزيد من المعرفة. قد يمضي فريق الشراء إلى الأمام لإرسال طلب تقديم العروض أو RFQ إذا كانت المجموعة تعرف ما تحتاجه مؤسستهم من بداية العملية ولا تحتاج إلى إرسال RFI.
3. الاختلافات في المنتجات
قد يقرر فريق شراء البرامج إرسال طلب تقديم العروض أو RFQ بناءً على الاختلافات المتصورة بين المنتجات التي يفكرون فيها.
على سبيل المثال ، قد يرسل فريق شراء البرامج RFQ لأنهم لا يعتقدون أنهم يحتاجون إلى أي معلومات أخرى تتجاوز السعر. قد يعتقد الفريق أن هناك بعض الاختلافات بين المنتجات التي يفكرون فيها. على سبيل المثال ، قد يبيع بائع البرامج منتجاته من خلال البائعين ويتوفر نفس المنتج من كل موزع.
ومع ذلك ، فإن فريق شراء البرامج يرسل طلب تقديم العروض إذا اعتقدت المجموعة أن المنتجات المحتملة مختلفة بما يكفي بحيث تحتاج إلى مزيد من المعلومات. يسأل RFP تفاصيل عن منتج كل بائع.
ما هو الأفضل لشركتك؟
يعتمد اختيار المستند المناسب على المكان الذي يوجد فيه فريق شراء البرامج في عملية اختيار البائعين واحتياجات مؤسستهم.
قد لا يُنصح باستخدام المستندات الثلاثة ، لأن القيام بذلك سيكون مستهلكًا للوقت ومن المحتمل أن يضيف قيمة ضئيلة إلى النتيجة. بالإضافة إلى ذلك ، قد لا يكون البائعون مهتمين بالمشاركة في عملية شراء مطولة ، بالنظر إلى مستوى الجهد المطلوب للرد على كل طلب.
Eric St-Jean هو مستشار مستقل مع تركيز خاص على تقنية الموارد البشرية وإدارة المشاريع وتدريب Microsoft Excel والأتمتة. يكتب عن العديد من مجالات الأعمال والتكنولوجيا.
