معالجة المستندات الذكية (IDP) هي نوع من أتمتة سير العمل التكنولوجيا المصممة لأتمتة عملية استخراج البيانات من الأوراق المادية والوثائق القائمة على الصور. يقوم بذلك عن طريق أتمتة المسح والاستخراج والتصنيف وتنظيم البيانات من هذه المستندات.
عادة ما تتعامل المنظمات الحديثة مع أحجام ضخمة من منظم ، غير منظم وبيانات شبه منظمة. يمكن لـ IDP معالجة كل نوع من أنواع البيانات هذه ، على الرغم من أنه من الصعب تقليديًا معالجة البيانات غير المنظمة وتحليلها لأنها غير منظمة بطريقة محددة مسبقًا.
يستخدم IDP أيضًا تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي (ML) والتعرف على الأحرف البصرية (المعرفة التعريفي) لأتمتة معالجة المستندات. هذا يقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات اليدوية ويزيد من سرعة معالجة المؤسسة.
كيف تعمل معالجة المستندات الذكية؟
يتم تخزين الكثير من البيانات في المستندات والصور ورسائل البريد الإلكتروني و PDFs ، ولكن رقمنة وتنظيم هذه البيانات يدويًا هي عملية شاقة. يجمع IDP بين AI ، ML ، معالجة اللغة الطبيعية (NLP) ، و OCR لاستخراج وتصنيف وإدارة البيانات من هذه التنسيقات. يعمل IDP بالطرق التالية:
- المعالجة المسبقة. تعمل هذه الخطوة الأولى على تحسين جودة المستند أو الصور قبل معالجتها رسميًا. يمكن أن يشمل ذلك إزالة الضوضاء أو تحسين التباين ، مما يضمن أن أي بيانات مستخرجة دقيقة قدر الإمكان.
- تصنيف المستند. تصنف هذه الخطوة المستندات بناءً على القواعد المحددة أو الأنماط المستفادة. يستخدم هذا NLP و OCR ، مما يتيح توجيه المستندات الأكثر كفاءة.
- استخراج البيانات ومعالجتها. يتم تحديد البيانات ذات الصلة واستخلاصها باستخدام عمليات الذكاء الاصطناعي و OCR و NLP. بعد استخراج البيانات ، تتم معالجتها باستخدام تقنيات التطبيع والهيكل.
- التحقق من صحة البيانات. هذه العملية الآلية تضمن كذلك دقة البيانات التي تم التقاطها.
- التخزين والتكامل. يتم تصنيف البيانات وإرسالها لتخزينها أو استخدامها من قبل أنظمة الأعمال المتكاملة الأخرى.
- التعلم المستمر. باستخدام خوارزميات ML ، يمكن لنظام IDP التعلم من كل تجربة والتحسن مع مرور الوقت.
فوائد معالجة المستندات الذكية
تقدم معالجة المستندات الذكية الفوائد التالية:
- قابلية التوسع. يمكن لـ IDP التعامل مع كميات كبيرة من المستندات من أنواع مختلفة دون الحاجة إلى جهد يدوي إضافي.
- كفاءة التكلفة. أتمتة معالجة المستندات تعني أن المؤسسة لا تحتاج إلى دفع ثمن إدخال البيانات اليدوية ومعالجة المستندات.
- دقة. استخدام الذكاء الاصطناعي يقلل من فرصة الخطأ البشري.
- الكفاءة التشغيلية. يعد استخدام IDP أكثر كفاءة من معالجة المستندات اليدوية.
- إنتاجية. إن استخدام برنامج IDP يحرر الموظفين للتعامل مع المهام الأخرى.
- تكامل البيانات. يمكن أن يتكامل IDP مع أنظمة الأعمال الأخرى ، مما يخلق تدفق بيانات أكثر سلاسة.
ميزات وقدرات برنامج IDP
تتضمن الميزات الشائعة لبرنامج IDP ما يلي:
- يدعم تنسيقات متعددة. يدعم برنامج IDP PDFs ومستندات Microsoft Word ورسائل البريد الإلكتروني والصور.
- المعرفة التعريفي. يتيح برنامج IDP مع OCR استخراج البيانات المرئية ومعالجتها.
- منظمة العفو الدولية و ML. يستخدم برنامج IDP عادة الذكاء الاصطناعي لأتمتة العملية.
- NLP. يمكن لبرنامج IDP مع NLP فهم سياق البيانات التي يستخلصها.
- التصنيف والتصنيف. يمكن لبرنامج IDP في كثير من الأحيان تحديد أنواع المستندات وتنظيمها تلقائيًا.
- اندماج. يمكن أن يتكامل برنامج IDP مع تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو إدارة علاقات العملاء الأنظمة.
استخدام حالات معالجة المستندات الذكية
لدى IDP العديد من حالات الاستخدام القيمة عبر العديد من الصناعات المختلفة ، بما في ذلك ما يلي:
- الرعاية الصحية. يستخدم IDP لتحسين إدارة سجلات الرعاية الصحية. يجب استخراج البيانات من سجلات الرعاية الصحية للمريض بدقة من وثائق مختلفة. وبالمثل ، يتم استخدام IDP أيضًا للتحقق من معالجة مطالبات التأمين وتقليل الأوراق اليدوية.
- الخدمات المالية. يعمل IDP على أتمتة إدارة المصاريف ، وتطبيقات القروض ، ومعالجة الفاتورة ورقمنة سجلات الورق. يمكن استخراج البيانات الرئيسية مثل المبالغ والتواريخ والإيصالات والفواتير من المستندات.
- قانوني. يستخدم IDP بشكل شائع لمعالجة وأرشفة وإدارة كميات كبيرة من البيانات القانونية وملفات الحالات.
- الموارد البشرية. يتم استخدام IDP لأتمتة معالجة السيرة الذاتية ، والوثائق على متن الطائرة وسجلات كشوف المرتبات.
- تأمين. يعمل IDP على تحسين معالجة المطالبات ، واستخراج البيانات الشائعة مثل تفاصيل السياسة ونماذج المطالبات وغيرها من المستندات الداعمة.
- الموردين. يتم استخدام IDP في إدارة سلسلة التوريد ، واستخراج بيانات الطلب ، ووثائق سلسلة التوريد وتتبع الامتثال. تم دمج برنامج IDP عادة مع أنظمة ERP.
- حكومة. يمكن لـ IDP أتمتة معالجة النماذج الضريبية ، والاتصال بطلبات ومستندات التحقق من الهوية.
تحديات التبني والتنفيذ IDP
غالبًا ما يأتي تنفيذ IDP مع مجموعة التحديات الخاصة به. قد تشمل هذه ما يلي:
- جودة البيانات. على الرغم من أن البيانات تمر بمرحلة المعالجة المسبقة ، فقد لا يكون استخراج البيانات المعتمد على OCR و NLP دقيقًا تمامًا إذا كانت الصورة منخفضة الجودة أو إذا كان تخطيطها ضبابيًا أو تلاشى.
- اندماج. على الرغم من أن IDP يمكن أن يتكامل مع العمليات التجارية الأخرى ، إلا أنه قد لا يكون متوافقًا مع كل نظام ، وخاصة الأنظمة القديمة.
- حماية. تقوم بعض المؤسسات بمعالجة البيانات الحساسة ، مثل سجلات المرضى ، ويجب أن تمتثل لقوانين الامتثال التنظيمية ، مثل قانون قابلية التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) أو لائحة حماية البيانات العامة (GDPR). هذا يعني أنه يجب عليهم التحقق من خصوصية وميزات الأمان لأداة IDP التي تم اختيارها.
- يدعم. يتطلب برنامج IDP عادةً دعمًا فنيًا مستمرًا ، مما يعني أن المنظمة يجب أن يكون لديها الموارد والمعرفة الفنية لدعم تنفيذها.
اعتبارات لاختيار برنامج IDP
عند اختيار أداة IDP ، يجب أن تنظر المؤسسة في عدة عوامل ، بما في ذلك ما يلي ، قبل اتخاذ قرار نهائي:
- احتياجات معالجة البيانات. تأكد من أن البرنامج يمكنه معالجة البيانات المنظمة وشبه المهيكلة وغير المنظمة. تتضمن أمثلة البيانات غير المهيكلة فواتير وعقود ومستندات ممسوحة ضوئيًا ونماذج ورسائل البريد الإلكتروني.
- دقة. تأكد من أن OCR و NLP للأداة دقيقة للغاية في معالجة أنواع المستندات المختلفة.
- الأمن والامتثال. تحقق مما إذا كان البرنامج يفي بمعايير الصناعة لمعايير الامتثال والأمن.
- التكامل. تأكد من أن البرنامج يمكنه الاندماج بشكل صحيح مع أي أنظمة في مكانها بالفعل.
- قابلية التوسع. حدد البرامج التي يمكن أن تتوسع مع نمو المؤسسة.
أدوات IDP الشعبية
فيما يلي عينة من أدوات IDP المتاحة من Gartner Peer Insights:
- Adobe Acrobat AI Assistant.
- معالجة الوثيقة الذكية Appian.
- أمازون فهم.
- وثيقة Google AI.
- هايلاند معالجة الوثيقة الذكية.
- Microsoft Azure AI Document Intelligence.
- Opentext التقاط ذكي.
- روسوم أورورا.
- محرك الأتمتة servicenow.
- منصة أتمتة الأعمال في UIPATH.
ذكي مقابل معالجة المستندات الآلية
تستخدم معالجة المستندات الآلية (ADP) التكنولوجيا لالتقاط البيانات ذات الصلة واستخراجها تلقائيًا من المستندات بتنسيق محدد مسبقًا ومنظمًا. الفرق الرئيسي بين هذا و IDP هو التكنولوجيا المعنية. يعتمد ADP في المقام الأول على استخدام الأنظمة المعدلة للتحويل التعريمي الإلكترونية والأنظمة المستندة إلى القواعد القابلة للتعريف لاستخراج البيانات من المستندات ، بينما يستخدم IDP OCR مع عناصر الذكاء الاصطناعي ، مثل التعلم الآلي و NLP. هذه الإضافات المضافة تجعل IDP أكثر مرونة. على سبيل المثال ، يمكن لـ IDP معالجة وتصنيف أنواع المستندات الجديدة دون تغيير نظام التشغيل بشكل كبير.
يعد ADP أكثر ملاءمة لأتمتة المزيد من المهام المتكررة مع تنسيقات مستندات موحدة ، في حين أن IDP مثالي لسير العمل الأكثر تعقيدًا الذي يتطلب المزيد من المرونة في التنسيق.
تاريخ وتطور معالجة المستندات الذكية
كانت معالجة المستندات في الأصل عملية طويلة كثيفة العمالة ، حيث كان لا بد من القيام بها يدويًا. كان إدخال البيانات بمثابة جهد بدوام كامل غالبًا ما خلق الاختناقات والأخطاء.
كانت OCR واحدة من أول تقنيات الدعامة الأساسية التي تتم أتمتة جزء من العملية. يمكن أن يحول الصور الممسوحة ضوئيًا للنص إلى تنسيق قابل للقراءة الآلة. في البداية ، كانت هذه المساعدات محدودة ، حيث لم تتمكن إلا من استخراج النص من المستندات المنظمة جيدًا.
ومع ذلك ، ما زال OCR لم يكن كافيًا حيث كان على المؤسسات التعامل مع كميات أكبر من البيانات. كانت معالجة المستندات الآلية (ADP) قفزة أخرى ، حيث استفادت من التعرف الضوئي على الحروف أثناء استخدام الأنظمة القائمة على القواعد. يستخدم ADP قوالب لتعيين البيانات المستخرجة إلى حقول محددة ، والتي تؤدي إلى أتمتة المزيد من العملية. ومع ذلك ، يمكن أن يعمل ADP فقط في عملية منظمة وموحدة. لم تتمكن من التعامل مع أنواع المستندات الجديدة والبيانات غير المهيكلة.
IDP مبنية على ADP من خلال دمج أدوات AI و ML و NLP لتمكين النظام من فهم وتصنيف واستخراج البيانات من كل من الوثائق المنظمة وغير المنظمة. بينما اعتمد ADP على قوالب محددة مسبقًا ، يمكن أن يتكيف IDP مع أنواع المستندات الجديدة وتحسين الدقة. مكّن هذا المؤسسات من أتمتة سير العمل الأكثر تعقيدًا مع كميات أكبر من البيانات. من المحتمل أن تصبح IDP أكثر دقة حيث تتحسن نماذج الذكاء الاصطناعي في التعرف على النية وفهم سير عمل محدد. المزيد من الضبط والتدريب سوف ببطء تحسين الأداء من أنظمة IDP.
كيف يتم ترقيم المستندات ومعالجتها بشكل كبير على مر السنين. تعلم المزيد عن OCR و IDP.
