كانت إحدى القصص المفضلة لدى جدتي عن الكساد الأعظم تدور حول حفلات “الأوقات السيئة” التي كانت تعقدها هي وأصدقاؤها كل يوم أحد. لقد فقد الكثيرون كل شيء، لكن جدي كان لديه وظيفة في مخبز وكان قادرًا على إحضار فطائر الليمون القديمة إلى المنزل لاجتماع معًا، حيث ساهم الأصدقاء بالنقانق والبطاطس وخضروات الحديقة وأي شيء آخر يتطلبه إعداد وجبة.
لا تواجه عمليات تكنولوجيا المعلومات الخالية من الهدر في مؤسسة أصغر، والتي توظف مديرًا واحدًا وربما واحدًا أو اثنين آخرين من العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات، تحديات كبيرة مثل جدتي وأصدقائها، لكنهم يجدون أنفسهم في وضع مماثل يتمثل في محاولة “إنجاز الأمور”.
كيف ينجحون؟
فيما يلي 10 استراتيجيات تم اختبارها عبر الزمن:
1. اعتمد على البائعين لديك. إذا لم يكن لديك موظفين، فيمكنك ترخيص أنظمة المحاسبة العامة والمكاتب والأنظمة الأخرى التي يدعمها البائع والتي يمكنها إدارة الأعمال. يقدم العديد من موردي تكنولوجيا المعلومات دعمًا وخيارات استشارية ميسورة التكلفة للشركات الصغيرة. لديك دعم النظام من البائع، ولكن المشكلة هي أنه لا يمكنك إجراء الكثير من التخصيص لشركتك بما يتجاوز ما يقدمه البائعون.
2. استخدم السحابة والمحاكاة الافتراضية. على نفس المنوال لإدارة البائعين لتكنولوجيا المعلومات، تختار العديد من الشركات الصغيرة استخدام حوسبة العميل الرقيق من خلال ترخيص أنظمة المكاتب والمالية والموارد البشرية وغيرها من الأنظمة مع البائعين السحابيين. وبهذه الطريقة، لا يتعين على موظفي تكنولوجيا المعلومات الداخليين صيانة الأنظمة أو شراء محطات عمل باهظة الثمن تتجاوز الأجهزة العميلة الرقيقة.
3. البحث عن ترتيبات تكنولوجيا المعلومات التعاونية. غالبًا ما تقوم المنظمات غير الربحية بتقاسم تكاليف تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها ومواردها. يعمل الأمر على النحو التالي: تحصل شركة كبيرة جدًا في قطاع صناعي معين على الأنظمة اللازمة لإدارة الأعمال وتوفر دعم تكنولوجيا المعلومات. تتعاقد الشركة الكبيرة بعد ذلك مع مؤسسات أصغر في نفس قطاع الصناعة لتزويد الشركة الأصغر بالأنظمة ودعم تكنولوجيا المعلومات. تنجح هذه الإستراتيجية لأن المؤسسة الكبيرة تحتاج إلى شراء وتشغيل تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها على أي حال. لا تستطيع الشركات الصغيرة تحمل تكاليف تكنولوجيا المعلومات التي تحتاجها، ولكن يمكنها التعاقد على تكنولوجيا المعلومات ودعم تكنولوجيا المعلومات مع الشركة الأكبر. وهذا يمنح المؤسسات الصغيرة تكنولوجيا المعلومات التي تحتاجها، في حين تساعد المدفوعات من الشركات الصغيرة الشركة الكبيرة على تعويض نفقات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها.
4. نشر الاستشاريين تحت الطلب. يمكن الاستعانة بمستشار عند الطلب والدفع لكل استخدام لمعالجة مشكلات تكنولوجيا المعلومات حيث يفتقر الموظفون الداخليون إلى الخبرة. ويمكن أيضًا تعيين نفس هؤلاء الاستشاريين ذوي المهارات العالية لتدريب الموظفين في مجالات احتياجات تكنولوجيا المعلومات المهمة. من خلال الاستعانة بمستشار والدفع لكل مشاركة، يمكن لمديري تكنولوجيا المعلومات أن يحصلوا على المهارات التي يحتاجونها ولكن قد لا يكون لديهم ميزانية للتوظيف بشكل دائم.
5. توظيف خريجي الجامعات والطلاب. يعمل العديد من مديري تكنولوجيا المعلومات في الشركات الصغيرة مع الكليات المحلية التي لديها برامج تكنولوجيا المعلومات. نظرًا لأن المدارس ترغب في أن يتمتع طلابها بخبرة عملية في مجال تكنولوجيا المعلومات، فيمكن لشركة صغيرة غالبًا أن تطلب من طالب جامعي أن يتدرب في مشروع صغير لتكنولوجيا المعلومات. يمنح التدريب الشركة فرصة لرؤية الطالب أثناء العمل، مما قد يؤدي إلى عرض عمل بدوام كامل.
6. استخدم متقاعدي تكنولوجيا المعلومات. هناك بعض محترفي تكنولوجيا المعلومات الممتازين الذين تقاعدوا و”يجلسون على مقاعد البدلاء” وينتظرون الاتصال بهم. أحد الأساليب التي استخدمتها بعض الشركات الصغيرة وحققت بعض النجاح هو الإعلان عن مساعدة في مجال تكنولوجيا المعلومات في مجالات تقنية معينة، مثل الشبكات أو الأنظمة. غالبًا ما تتلقى هذه الشركات السير الذاتية من متقاعدي تكنولوجيا المعلومات “القدامى” الذين قاموا بهذه المهام لسنوات عديدة، ولا يحتاجون إلى الكثير من الدخل، ولكنهم يتطلعون إلى البقاء نشطين في مجال تكنولوجيا المعلومات. يمكن لهؤلاء المتقاعدين أيضًا أن يكونوا مدربين ممتازين لموظفي تكنولوجيا المعلومات الداخليين.
7. كن على اطلاع دائم بالامتثال لمحامي أو مدقق حسابات الصناعة. إذا كنت تعمل لدى شركة صغيرة في مجالات مثل التمويل والرعاية الصحية والتأمين، فلا تزال بحاجة إلى مواكبة لوائح الصناعة ومعايير الامتثال. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تعيين محامٍ على أساس كل استخدام يتمتع بخبرة في اللوائح التي تؤثر على مجال عملك.
8. قم بتدوير الموارد وتجنب الهدر. إذا كانت لديك “محطات عمل طاقة” ربما تم استخدامها في القسم المالي الخاص بك ولكنها الآن بطيئة جدًا بحيث لا يمكن إعادة نشرها في مناطق أقل كثافة لوحدة المعالجة المركزية مثل الخوادم الوكيلة أو الاستخدام المكتبي غير الرسمي. أو قد يتم بيعها للموظفين أو التبرع بها للجمعيات الخيرية. الهدف هو تجنب تراكم تكنولوجيا المعلومات “مرساة القارب” التي تشغل مساحة فقط. ومن المهم أيضًا التأكد من دقة عقود صيانة المعدات والبرامج المبرمة مع البائعين الخارجيين. لا يتعين عليك دفع رسوم إضافية مقابل المعدات وأصول البرامج الخاملة.
9. لا تبخل على الأمن. مهما فعلت، تأكد من أن لديك الميزانية والموارد الكافية لأمن تكنولوجيا المعلومات. تكاليف الشواطئ الأمنية هائلة. يمكنهم وضع مديري تكنولوجيا المعلومات على خط النار، ويمكنهم حتى إخراج الشركات الصغيرة من العمل.
10. مواءمة تكنولوجيا المعلومات مع الأعمال. أحد المخاطر التي يواجهها مديرو تكنولوجيا المعلومات هو أنهم مشغولون جدًا بصيانة تكنولوجيا المعلومات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها يوميًا لدرجة أنهم ينسون التواصل مع الإدارة العليا لاحتياجات تكنولوجيا المعلومات. من الضروري الحفاظ على الحوار مع الإدارة العليا حتى تفهم أولويات العمل وكيف يمكن لتكنولوجيا المعلومات دعمها على أفضل وجه. من خلال الحفاظ على حوار نشط مع كبار المسؤولين، لديك أيضًا فرصة لطلب استثمار أكبر في الميزانية في مجال تكنولوجيا المعلومات إذا كانت مجموعة تكنولوجيا المعلومات مطلوبة لدعم اتجاه عمل جديد.
