ما الذي تتضمنه اتصالات الطوارئ (خطة المفوضية الأوروبية)؟
خطة اتصالات الطوارئ (خطة EC) هي وثيقة توفر إرشادات ومعلومات اتصال وإجراءات حول كيفية مشاركة المعلومات خلال جميع مراحل حدوث حدث غير متوقع يتطلب إجراءً فوريًا. أ خطة قوية للمفوضية الأوروبية يوفر إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية التعامل مع أ مصيبة.
الحاجة إلى خطة اتصالات الطوارئ
قد تضرب حالة طوارئ أو أزمة منظمة ما في أي وقت. في حين أنه لا يمكن لأحد التنبؤ بنوع حالة الطوارئ التي قد تنشأ ومتى، فمن الممكن الاستعداد لها. أن تكون استباقيًا هو المفتاح للاستجابة بثقة لحدث الأزمة و التقليل من التداعيات السلبية.
في حالة حدوث أزمة، التواصل مع جميع المفاتيح المالكون، بما في ذلك الموظفين والإدارة العليا وأعضاء مجلس الإدارة أمر ضروري. وقد يكون من الضروري أيضًا الإبلاغ الأطراف الثالثة مثل البائعين والعملاء.
تعد خطة اتصالات الطوارئ أمرًا حيويًا للمساعدة في التخطيط لحالة الطوارئ المستقبلية وتسهيل تبادل المعلومات أثناء الأزمة الحالية. توفر خطة المفوضية الأوروبية إطارًا منظمًا ومفصلاً للتعامل مع الأزمة والتواصل مع أصحاب المصلحة عند ظهورها.
تمكن الخطة المنظمات – وخاصة الأشخاص في المنظمة الذين يتعاملون مع حالة الطوارئ – من إبقاء مختلف أصحاب المصلحة على علم بنوع حالة الطوارئ وتأثيرها المحتمل على المنظمة والإجراءات التي يتم اتخاذها للتخفيف من تأثيرها. توفر أفضل خطط المفوضية الأوروبية أيضًا إرشادات لمساعدة المنظمة على الاستعداد لأحداث الأزمات المستقبلية منع حدوث الأزمة مرة أخرى.
تحدد خطة EC الشاملة أشخاص مهمون والنسخ الاحتياطية الخاصة بها، يشرح كيفية توصيل المعلومات، ويوثق الإجراءات التي سيتم اتخاذها لتتبع ومشاركة حالة الشركة والموظفين الأفراد.
بالإضافة إلى ذلك، توثق الخطة تعليمات البقاء في المكان أو إخلاء المبنى. إذا كان الإخلاء ضروريًا، تتضمن الخطة نقاط اجتماع خارج المبنى ليتجمع الموظفون ويحددون كيفية تسليم تحديثات الحالة إلى كل من الموظفين والأطراف الثالثة المهتمة.
في حالة الطوارئ، يمكن إطلاق خطة فعالة للمفوضية الأوروبية بسرعة. فهو يمكّن الموظفين المعينين من إحاطة الإدارة العليا في أقرب وقت ممكن، وتوصيل المعلومات إلى جميع أصحاب المصلحة المهتمين، وتوقع الحاجة إلى تغيير قنوات الاتصال مع تطور الأحداث.
أجزاء مهمة من خطة اتصالات الطوارئ
تختلف خطط EC اعتمادًا على المنظمة ومشهد أعمالها وحالة الطوارئ المحددة الجاري تنفيذها. ومع ذلك، تتضمن خطط EC الصلبة جميع هذه الأقسام:
- قائمة بحالات الطوارئ المحتملة التي قد تواجهها المنظمة.
- أ تقييم المخاطر لكل حالة طوارئ تم تحديدها من حيث احتمال حدوثها وتأثيرها المتوقع.
- قائمة بأسماء موظفي الاستجابة للطوارئ بالإضافة إلى معلومات الاتصال الحديثة الخاصة بهم.
- طرق وخرائط الإخلاء.
- الإجراءات التي يجب اتباعها في أعقاب الأزمة مباشرة.
- أدوار ومسؤوليات موظفي الاستجابة للطوارئ، بما في ذلك منسق الطوارئ.
قد تكون إجراءات الاستجابة تختلف حسب نوع الطوارئ لذلك يجب إنشاء إجراءات محددة لكل أزمة محددة. على سبيل المثال، تعتبر عملية سرقة مسلحة وزلزال من حالات الأزمة بالنسبة للبنك. ومع ذلك، فإن الأول يتطلب مشاركة وكالات إنفاذ القانون، في حين أن الأخير لا يتطلب ذلك. ويجب أن يكون لدى البنك إجراءات منفصلة للتعامل مع كلا النوعين من الأزمات بطريقة فعالة تقلل من الأضرار المحتملة.
ومن الناحية المثالية، يجب أن تتضمن خطة المفوضية الأوروبية أيضًا معلومات حول ما يلي:
- ما هي الأطراف الخارجية (مثل وكالات إنفاذ القانون أو الهيئات التنظيمية) التي يجب أن تشارك في جهود الاستجابة لحالات الطوارئ؟
- وسائل الاتصال المستخدمة أثناء الأزمة: المكالمات الهاتفية، رسالة نصية البث، الخ.
- أحكام لاحتواء الأزمة وتقليل الإصابات البشرية وتقليل الأضرار التي تلحق بأصول المؤسسة.
- إرشادات إخلاء الموظفين، طرق الاتصال، الطرق.
- مواقع آمنة للموظفين إذا كانت الأزمة قد تعرضهم للخطر.
أفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند إنشاء خطة EC
قبل إنشاء خطة EC، من المهم أن تحديد هدفها وأصحاب المصلحة الرئيسيين. ستضمن هذه المعلومات أن كل جزء من الخطة يوفر معلومات وإرشادات مفيدة تساعد في الاستجابة للأزمات والتخفيف من آثارها.
يجب أن تحظى خطة المفوضية الأوروبية الفعالة بدعم الإدارة ومعالجة مجموعة متنوعة من حالات الطوارئ، بدءًا من الطقس القاسي المفاجئ إلى التهديدات بالقنابل إلى إطلاق النار النشط في المبنى.
ويجب أن تتناول الخطة الطرق التي يمكن من خلالها استخدام قنوات الاتصال الإلكترونية وغير الإلكترونية لنشر المعلومات. هذا يتضمن الإعلانات عبر نظام ترحيل صفحات المبنى، والرسائل النصية الآلية، وتنبيهات البريد الإلكتروني والمسجلة مسبقًا مكالمات آلية.
في حال توافر قنوات الاتصال الإلكترونية، وسائل التواصل الاجتماعي ويمكن أيضًا استخدام موقع الويب الخاص بالمنظمة لتوصيل معلومات الطوارئ. على الرغم من الآلي أنظمة الإخطار في حالات الطوارئ يمكن أن يعزز خطة المفوضية الأوروبية، وهو خط أرضي تقليدي شجرة الدعوة يجب أن تكون أيضًا جزءًا من الخطة في حالة انقطاع الإنترنت أو الخدمة الخلوية.
من المفيد أيضًا كتابة رسائل الاتصال مسبقًا. يجب على فرق الأزمات إنشاء نماذج رسائل لكل وسيلة اتصال وأصحاب مصلحة لضمان خروج الرسائل المناسبة بسرعة ووصولها إلى الأشخاص المعينين عند حدوث أزمة.
ينبغي للمنظمات اختبار بانتظامومراجعة الخطة وتحديثها، والتأكد من قدرة الجميع على أداء أدوارهم ومسؤولياتهم بشكل صحيح. وينبغي أيضًا إجراء التمارين والتدريبات لممارسة الخطة وإجراءاتها. يمكن أن تساعد هذه الأنشطة في تحديد نقاط الضعف في الخطة وإظهار مستوى استعداد المنظمة لمواجهة أزمة حقيقية.
بمجرد التعرف على العيوب، يجب تعديل الخطة. وبالتالي، يمكن للشركات التأكد من أنها مستعدة جيدًا للتعامل مع الأزمات المستقبلية وتقليل أي أضرار مادية قد تنشأ عنها.
اكتشف ال الاختلافات الرئيسية بين مرونة الأعمال واستمرارية الأعمال ونرى حيث يتناسب الأمان مع خطة استمرارية العمل. يتعلم خمس نصائح للتأكد من أن خطة اتصالات الأزمات الخاصة بك جاهزة لهجوم إلكتروني وانظر كيف لتحصين أنظمة الاتصالات في حالات الطوارئ بخطة عمل.
