ما هي إدارة مستندات المؤسسة (EDM)؟
إدارة مستندات المؤسسة (EDM) هي استراتيجية للإشراف على المستندات الورقية والإلكترونية الخاصة بالمؤسسة بحيث يمكن استرجاعها بسهولة في حالة حدوث تدقيق الامتثال أو أمر استدعاء. يشير المصطلح في الأصل إلى المستندات الإلكترونية التي تم إنشاؤها على جهاز كمبيوتر أو المستندات الورقية التي تم مسحها ضوئيًا إلى تنسيق رقمي. وقد اتسع المعنى ليشمل البريد الإلكتروني والصور والمستندات الداخلية – مثل مذكرات الشركة – والمستندات الخارجية – مثل محتوى التسويق أو المبيعات.
في سياق التدقيق المطلوب، يجب أن تعالج إدارة مستندات المؤسسة ما يلي:
- كم من الوقت يجب على الشركة الاحتفاظ بالمستندات.
- حيث يجب على الشركة تخزين المستندات.
- كيفية تتبع التغييرات في المستندات.
- كيفية استرداد المستندات في حالة حدوث كارثة.
يرمز EDM أيضًا إلى إدارة المستندات الإلكترونية وإدارة البيانات الهندسية وآلة التفريغ الكهربائي.
كيف تعمل إدارة مستندات المؤسسة؟
تساعد استراتيجية إدارة مستندات المؤسسة على تزويد المؤسسة بخطة واضحة لعمليات إدارة المستندات الخاصة بها. يمكن للمؤسسة استخدام إستراتيجية EDM لتحديد كيفية استلام المستندات ومعالجتها ومراجعتها وتخزينها واسترجاعها والتخلص منها، وكذلك متى يجب إكمال كل خطوة. تحدد استراتيجية EDM كيفية قيام الشركة بتعديل العملية لزيادة الكفاءة.
يمكن للمؤسسة استخدام نظام إدارة المستندات (DMS) لإنشاء طريقة عرض واحدة لجميع مستندات المؤسسة وتوفير أدوات سير العمل لمراقبة التعديلات والتحكم فيها. يمكّن نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) الشركات من التقاط مستند إما عن طريق مسح المستند الفعلي أو تنزيل النسخة الرقمية.
بعد مسح المستند ضوئيًا أو تنزيله، يمكن للمستخدم وضع علامة على المستند وفهرسته باستخدام الكلمات الرئيسية و البيانات الوصفية لتمكين المستخدمين الآخرين من العثور عليهم بسرعة من خلال البحث. يقوم DMS بتنظيم المستند ووضعه في مجلد يمكن للموظفين الذين لديهم إذن الوصول إليه. تساعد هذه الأنظمة أيضًا في ضمان الامتثال من خلال وضع قيود الأذونات على مستندات معينة وتوفير المزيد من الأمان.
ما أهمية إدارة مستندات المؤسسة؟
تمتلك المؤسسات كميات هائلة من المحتوى في كل من التنسيقات الورقية والرقمية والتي يمكن للمستخدمين تخزينها في الشبكات العامة أو الخاصة أو محركات الأقراص المشتركة أو البريد الإلكتروني أو خزائن الملفات. ومع ذلك، فإن تخزين الملفات الفعلية ينطوي على مخاطر.
يعمل نظام إدارة مستندات المؤسسة (EDMS) على تقليل الحاجة – والنفقات المرتبطة بها – إلى مساحة التخزين الفعلية. قد تؤدي الظروف غير المتوقعة، مثل الحريق أو الفيضان، إلى إتلاف الملفات المادية أو إتلافها. تتضمن أنظمة EDMS عادةً أ النسخ الاحتياطي للبيانات وخطة التعافي من الكوارث، التي توفر للشركات نسخة احتياطية رقمية.
قد تواجه المؤسسات التي لديها ملفات في مواقع متعددة صعوبة في العثور على المعلومات التي تحتاجها – وهو أمر بالغ الأهمية لتلبية المتطلبات القانونية. تعمل أنظمة EDMS على تمكين تنظيم أكبر لأن جميع الملفات موجودة في موقع مركزي واحد ويمكن للمستخدمين العثور بسهولة على الملفات باستخدام البحث عن النص الكامل. ومن خلال وجود جميع الملفات في موقع رقمي واحد، يمكن للمستخدمين الوصول إلى الملفات في أي مكان وفي أي وقت.
يمكن أن تتكامل أنظمة EDMS مع التطبيقات الأخرى بما في ذلك أنظمة إدارة المحتوى وMicrosoft Office وSalesforce. نظرًا لأن المستخدمين عمومًا يستخدمون أدوات أخرى ضمن سير العمل الخاص بهم، فمن المهم أن يتمكن نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الخاص بالمؤسسة من التكامل مع التطبيقات الأخرى بسهولة.
هناك العديد من الأجزاء المتحركة داخل الشركة، ويمكن لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية أن يساعد في تقليل الاختناقات والحفاظ على سير عمل منظم. التحكم في الإصدار والأمن داخل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يسهل على المستخدمين معرفة من يمكنه الوصول إلى مستندات معينة والتغييرات التي أجراها المستخدمون الآخرون، مما يضمن أيضًا سير عمل منظم.
الاختلافات بين EDM وECM
بالرغم من إدارة مستندات المؤسسة وإدارة محتوى المؤسسة (إدارة المحتوى في المؤسسة) قد تبدو متشابهة، فهي ليست مصطلحات قابلة للتبديل. الأتى يسلط الضوء على بعض الاختلافات بينهما:
- تستخدم الشركات نظام EDMS لتنظيم المستندات الورقية والإلكترونية محتوى منظم. تتيح أنظمة ECM للمؤسسات التقاط العديد من أنواع المحتوى الإضافية وإدارتها وتخزينها والحفاظ عليها وتقديمها.
- يمكن لأنظمة ECM تنظيم المستندات الورقية والرقمية، ولكن يمكنها أيضًا التعامل مع المحتوى الآخر غير المنظم، مثل ملفات الصوت والفيديو ووسائل التواصل الاجتماعي وصفحات الويب والعقود وأوامر الشراء والفواتير والإيصالات.
- تم تصميم برنامج EDM للتحكم في دورة حياة المستندات وضمان الامتثال. بالإضافة إلى تخزين الملفات، فإنه يركز على الأدوات والعمليات التي تستخدمها الشركات طوال دورة حياة المحتوى.
- EDM هي فئة فرعية من ECM، ونتيجة لذلك، قد لا يعمل ECMS بشكل صحيح دون وجود نظام EDM.
أنواع أنظمة إدارة الوثائق
تتوفر أنظمة إدارة المستندات كبرامج محلية وقائمة على السحابة.
يتيح نظام إدارة البيانات (DMS) المحلي للشركات استخدام مساحة التخزين الخاصة بها وإجراء الصيانة الخاصة بها. المنظمات التي لديها نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) محليًا مسؤولة أيضًا عن أمنها الخاص. لا يعتمد هذا النوع من DMS على الإنترنت – إذا انقطع الاتصال بالإنترنت، فسيظل بإمكان المستخدمين الوصول إلى جميع المستندات الخاصة بهم في DMS. ومع ذلك، فإن الجانب السلبي لأنظمة إدارة الوجهات السياحية المحلية يشمل التكاليف الأولية الكبيرة، بالإضافة إلى النفقات السنوية لتحديثات البرامج. لا يتم حفظ الملفات الموجودة في نظام إدارة الوجهات الرقمية (DMS) المحلي تلقائيًا على السحابة، لذا يعد النسخ الاحتياطي بشكل متكرر أمرًا مهمًا.
يمكن الوصول إلى نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) القائم على السحابة للأعمال عبر الإنترنت. ال مزود السحابة عادةً ما يتقاضى رسومًا شهرية أو سنوية تتضمن الصيانة وتحديثات البرامج. على عكس الخيار المحلي، فإن نظام إدارة الوجهات الرقمية المستند إلى السحابة ليس باهظ الثمن ولا توجد تكاليف أولية عالية. لا يحتاج مستخدمو DMS المستند إلى السحابة إلى نسخ ملفاتهم احتياطيًا لأنه يتم حفظها تلقائيًا في السحابة. يمكن للمستخدمين الوصول إلى النظام السحابي أينما يتوفر الإنترنت؛ ومع ذلك، إذا فشل الاتصال بالإنترنت، فلن يتمكن المستخدم من الوصول إلى ملفاته. تعتمد أنظمة إدارة البيانات المستندة إلى السحابة بشكل كامل على الموفر للحفاظ على تشغيل النظام وتشغيله، بينما تعتمد الأنظمة المحلية على موارد تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة.
الميزات والمكونات الرئيسية لنظام EDMS
يتيح نظام EDMS للشركات مسح مستندات الأعمال وتخزينها واسترجاعها، ولكنه يوفر ميزات إضافية، بما في ذلك ما يلي:
- تصنيف الوثائق تمكن المستخدمين من تصنيف المستندات مع حقول البيانات الوصفية.
- بحث بكلمة مفتاحية يزيد من قدرة المستخدم على العثور على المحتوى داخل نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS).
- عرض الوثيقة دعونا يرى المستخدمون صورة للمستند دون الحاجة إلى تثبيت برامج إضافية.
- تحرير المستندات تمكن المستخدمين من تحرير وإنشاء إصدارات جديدة من المستندات.
- التحكم في الإصدار يتيح للمستخدمين رؤية جميع التغييرات التي يجريها المستخدمون الآخرون على المستند بالإضافة إلى استعادة الإصدارات القديمة من المستندات.
- مشاركة المستندات يتيح للمستخدمين مشاركة المستندات مع مستخدمين داخليين أو خارجيين.
- الأمن والتدقيق السماح للمستخدمين بالتحكم في الأفراد أو المجموعات التي يمكنها الوصول إلى المستندات ومستوى الوصول المتاح لهم.
- سير عمل الوثيقة تمكين المسؤولين من تحديد سير عمل المستندات في جميع أنحاء المؤسسة.
- الأدوات التعاونية منح المستخدمين أداة مساعدة للإنتاج الجماعي للمستندات – محليًا أو عن بُعد – مع رسائل مدمجة ووظائف القبول أو الرفض لتبسيط إدارة التغيير؛ وفي كثير من الأحيان، تسهل هذه الأدوات التعاونية الإنتاج في الوقت الفعلي.
فوائد استخدام نظام إدارة الوثائق
يمكن أن يوفر نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) للمؤسسات المزايا التالية:
- يدير الامتثال. يمكن أن تكون متطلبات الامتثال للمستندات معقدة، ولكن أنظمة إدارة البيانات (DMSes) يمكن أن تقلل من مخاطر عدم تلبية متطلبات الامتثال، مثل HIPAA (قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة) إرشادات الأمان والخصوصية. يمكن لأنظمة إدارة البيانات (DMSes) أتمتة وظائف معينة، مثل جداول الاحتفاظ بالسجلات، بحيث تقل احتمالية تعرض الشركات لخطر عدم الامتثال.
- يحسن أمان المستندات. تتمتع مستندات المؤسسة بحماية أفضل عندما تكون في مستودع مشترك آمن. تتطلب أنظمة إدارة البيانات (DMS) من المستخدمين تسجيل الدخول إلى النظام، مما يوفر طبقة إضافية من الأمان لحماية المحتوى منها هجوم المقهى والمتسللين.
- تحسين الاسترجاع والبحث. يمكن أن يستغرق البحث عن المستندات وقتًا طويلاً، ولكن يمكن لـ DMSes استرداد الملفات من خلال البحث عن كلمة أساسية أو عبارة. يمكن لـ DMSes أيضًا فهرسة الفئات داخل مستند أو مجلد لتمكين البحث بشكل أكثر سلاسة.
- يسهل التعاون. تتيح أنظمة إدارة البيانات (DMS) التعاون الداخلي، بالإضافة إلى التعاون الخارجي مع الأشخاص الذين لديهم حق الوصول المصرح به. يمكن للمستخدمين الوصول إلى المستندات من مصادر مختلفة من مواقع متعددة. توفر DMSes أيضًا التحكم في الإصدار، وهو أمر ضروري للمستخدمين لاستعادة الإصدارات القديمة من المستندات.
عيوب استخدام نظام إدارة الوثائق
هناك أيضًا بعض التحديات المرتبطة باستخدام DMSes، بما في ذلك ما يلي:
- يكلف. يمكن أن يكون برنامج إدارة مستندات المؤسسات مكلفًا عند الشراء والتنفيذ، بالنسبة للشركات الصغيرة على وجه الخصوص. كما يمكن أن تكون صيانتها باهظة الثمن، كما أن تكاليف التدريب لجلب مستخدمين جدد ليست تافهة في كثير من الأحيان.
- استهلاك الوقت. يمكن أن يكون الوقت اللازم لإعداد وصيانة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) كبيرًا.
أمثلة على أدوات أنظمة إدارة الوثائق والبائعين
هناك العديد من أنظمة EDMS للاختيار من بينها بقدرات مختلفة. فيما يلي عينة من الموردين الذين يقدمون أنظمة إدارة المستندات المركزية التي تقدم مجموعة واسعة من الميزات:
دوكيووير. DocuWare عبارة عن منصة سحابية لإدارة المستندات وأتمتة سير العمل والتي تمكن الشركات من نقل مستنداتها الرقمية والورقية إلى منصة موحدة. مصمم للشركات التي تستخدم أنواعًا متعددة من البرامج – بما في ذلك الموارد البشرية والمالية والمحاسبة – يوفر DocuWare إمكانية تخزين المستندات واستيرادها ومعالجة النماذج.
هايلاند أون بيس. OnBase عبارة عن نظام أساسي لإدارة المستندات قائم على السحابة يمكّن المؤسسات – بما في ذلك القطاعات الرأسية مثل الرعاية الصحية والتمويل والتأمين والتعليم والحكومة – من إنشاء مستندات الأعمال الهامة ومراجعتها وتنظيمها وإدارتها وتوزيعها. يوفر OnBase التحكم في الإصدار والتعاون والتوقيعات الرقمية والمزامنة للمستخدمين عن بعد.
ملفات M. توفر M-Files للشركات متوسطة الحجم والمؤسسات العديد من الميزات لتنظيم السجلات الورقية ورقمنتها وأتمتة عمليات سير العمل. تقدم M-Files أنظمة محلية أو سحابية أو هجينة. وهو يتكامل مع Adobe Sign، الذي يمكّن المستخدمين من تطبيق التوقيعات الإلكترونية على مستندات M-Files. تتكامل ملفات M-Files أيضًا مع Google Workspace وMicrosoft 365 وSalesforce وSAP.
مسدس. تم تصميم نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) القائم على السحابة، والذي كان يُعرف سابقًا باسم Rubex بواسطة eFileCabinet، للشركات من جميع الأحجام وقطاعات الأعمال. يقوم بأتمتة سير العمل وأعمال المستندات المتكررة الأخرى ويوفر أدوات سعة تخزين المستندات. يتكامل Revver مع DocuSign وMicrosoft Office وSalesforce.
زوهو وورك درايف. تم تصميم Zoho WorkDrive للمؤسسات من جميع الأحجام والقطاعات المتعددة يوفر تخزينًا سحابيًا يمكّن الفرق من التعاون في المستندات وتخزينها وتحريرها وإدارتها. يمكّن الوصول المستند إلى الأدوار الفرق من مشاركة المستندات بشكل آمن.
على الرغم من أن وجود استراتيجية EDM أمر مهم في عملية تدقيق الامتثال الشاملة، إلا أنه يجب على المؤسسات أيضًا مراجعة ذلك قائمة المراجعة لإعداد تدقيق الامتثال لمعرفة الأنشطة الأخرى التي يجب معالجتها.
