في سوق اليوم، يظل الطلب يفوق العرض من المواهب المتاحة بسهولة لتلبية احتياجات تكنولوجيا المعلومات. وهذا يشكل تحديًا خاصًا إذا كانت المنظمة تسير على مسار النمو وتتوقع أن تشهد تنفيذًا واسع النطاق لتكنولوجيا المعلومات في السنوات القادمة.
لا يزال الاستعانة بمزود خارجي ــ سواء محليًا أو قريبًا أو خارجيًا ــ يشكل وسيلة مجدية لمسؤولي المعلومات الرئيسيين لمعالجة فجوة المواهب لديهم. ويروج مزودو الخدمات الخارجية للوصول إلى مجموعات من المواهب المؤهلة، بتكلفة أقل، إلى جانب القدرة على مرونة التوظيف مع تقلب الطلب دون القيود المرتبطة بالتوظيف الداخلي.
يمثل اختيار الشريك المناسب للاستعانة بمصادر خارجية والانتقال إليه تمرينًا في العناية الواجبة بالنسبة لمديري تكنولوجيا المعلومات. استطلاع 2024 تشير معايير مؤسستنا إلى أن “الخبرة والثقة وتوافر الموارد هي المعايير الأكثر أهمية” عند اختيار شريك خارجي.
ومع ذلك، فإن التحدي الرئيسي الذي يواجهه مديرو تكنولوجيا المعلومات عند إطلاق شراكة الاستعانة بمصادر خارجية هو البدء. وفيما يلي، أعرض الخطوات الرئيسية للتخفيف من المخاطر الشائعة.
1. صياغة الشراكة
إن العلاقات الناجحة يتم تنميتها منذ البداية. وينبغي لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات مراعاة الخطوات التالية عند صياغة الشراكة:
-
تحديد النية الاستراتيجية المتبادلةيتضمن ذلك توضيح الحالة التجارية، بما في ذلك الأهداف والغايات المشتركة، والمسؤوليات الرئيسية مع توقعات محددة بوضوح بشأن جودة المنتجات المقدمة، ومستويات أداء الخدمة، والأهداف المالية.
-
تحديد نطاق الخدمات الخارجيةينبغي على مسؤولي المعلومات النظر في إجراء فترة تجريبية أو مشروع تجريبي لتقييم قدرة مقدم الخدمة الخارجي على التكيف وتلبية متطلبات المواهب واتفاقيات مستوى الخدمة (SLA).
-
الموافقة على توقعات مستوى الخدمة. قبل الشراكة مع مزود خارجي، قم بإنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) مع آليات إعداد التقارير لفترة الانتقال والحالة الثابتة لتوفير الشفافية والتخفيف من غموض الأداء. من المهم معالجة ما يلي: فشل ويبدو أن تلبية هذه التوقعات أمر ضروري أيضًا، بما في ذلك أي عقوبات أو رسوم مرتبطة بها.
2. التخطيط للانتقال
خلال عملية الانتقال الأولية، يعد التخطيط الشامل أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. ومن الضروري وضع خطة انتقال منظمة ومفصلة ومتفق عليها مع تخصيص الموارد والوقت المناسبين.
-
إنشاء عملية إدارة انتقالية قوية. حدد مراحل الانتقال من البداية واستمر حتى يصل مزود الخدمة الخارجي إلى “الحالة المستقرة” للخدمات. قم بتوجيه مزود الخدمة الخارجي إلى الجوانب الرئيسية لعملك – بما في ذلك الرؤية والرسالة والقيم والثقافة – ونموذج التشغيل وخدمات البنية الأساسية الخاصة بك، والتي هي في الأساس “طريقتك في ممارسة الأعمال”.
-
تحديد نموذج الحوكمة وإنشاء مكتب إدارة البرنامج. إن تضمين التمثيل من كلا الطرفين يوفر الوضوح في سلطة اتخاذ القرار وهو أمر ضروري لتحقيق النجاح. قم بإنشاء عمليات لتخطيط العمل، وضمان استيفاء متطلبات العمل، وحل المشكلات، والتخفيف من مخاطر المشروع، وبناء آليات إعداد التقارير الفعّالة وصيانتها لتوفير الشفافية الكاملة.
-
تمكين سهولة التواصلتوفير التواصل المتكرر والمستمر لمعالجة تحديات التعاون بشكل استباقي وإبلاغ أصحاب المصلحة عن “السبب” وما سيحدث وكيف ومتى. تشمل بعض الاعتبارات الرئيسية ما يلي: تحديد اللغة المفضلة والتحقق منها لتجنب سوء الفهم وسوء التواصل والصراعات التي قد تؤثر على جودة المشروع وكفاءته؛ تحديد اللوجستيات والتوقعات مقدمًا لإجراء الاجتماعات وتنسيق العمل عبر المناطق الزمنية لتقليل أوقات الاستجابة والتحديات اللوجستية؛ تأمين مساحة العمل بالخصوصية المناسبة والاتصالات والبنية التحتية التكنولوجية؛ وتعزيز التفاهم الثقافي وبناء العلاقات، والانتقال من “الخوف من المجهول” إلى “احتضان التغيير” بطريقة منظمة.
3. تأمين الموهبة المناسبة
يعد تأمين الأشخاص المناسبين أمرًا أساسيًا لإطلاق شراكة خارجية ناجحة واستدامتها.
-
أدرك أن اكتساب المواهب يمكن أن يكون تنافسيًا للغايةمن الضروري التأكد من أن مقدمي خدمات الاستعانة بمصادر خارجية قادرون على تلبية طلبك على الفور. ستحتاج إلى اكتساب نظرة ثاقبة على مجموعة الموارد الحالية لديهم وقدرتهم على اكتساب مواهب إضافية. بمجرد حصولك على الموهبة، تأكد من وجود عملية نقل المعرفة لتقليل التأثير على إنتاجية المشروع والقدرة على تلبية الجداول الزمنية والميزانيات مع أي دوران للمواهب.
-
تحديد الأدوار وإنشاء مواصفات الوظيفة مع توقعات الكفاءة. قم بفحص المواهب باستخدام المقابلات واختبار الكفاءة التقنية والتحقق من المراجع. يتضمن هذا التحقق من إتقان اللغة المفضلة، سواء المكتوبة أو المنطوقة. يجب على أعضاء فريقك إجراء المقابلة النهائية قبل توظيف المورد للتأكد من ملاءمته العامة للمنظمة.
-
مراقبة الأداء وضمان الجودة. قم بتنفيذ الدقة في الخطوات المطلوبة للانتقال من المواصفات إلى التعليمات البرمجية، مع ضمان جودة المنتجات النهائية والإبلاغ عن الإنتاجية لاتفاقيات مستوى الخدمة. ستحتاج أيضًا إلى تنفيذ عمليات لحل مشكلات المواهب بسرعة وكفاءة.
افكار اخيرة
بعد صياغة الشراكة ونقل الخدمات إلى المواهب المناسبة، يصبح التركيز منصبًا على تحقيق النجاح المستدام. وفي تجربتي، فإن تعزيز تطوير ثقافة تعاونية طويلة الأجل والتركيز على النية المعلنة هو أمر أساسي، وكذلك تحديد الأهداف والتوقعات مع مؤشرات الأداء الرئيسية مقدمًا.
كما أن المراجعة المتكررة لجودة الخدمة والمنتج وإعداد تقارير الحالة الدورية من الممكن أن تساعد في توفير الشفافية فيما يتعلق بالأداء. وقد رأينا أن هذا يساعد في تقليص فرص مقدمي الخدمات الخارجيين في العمل في ظل افتراضات مختلفة تؤدي إلى فشل الخدمات أو المنتجات في تلبية التوقعات.
بمجرد الحصول على القيمة من المزود الخارجي، لا تنسَ الاعتراف بذلك. تجنب الاكتفاء بوضع علامة في المربع والانتقال إلى المشروع الكبير التالي. إن التعبير عن التقدير والاحتفال بالنجاحات يمكن أن يساعد في نهاية المطاف في تمهيد الطريق لشراكة خارجية مثمرة ومفيدة للطرفين.
