إدارة أصول البرمجيات (SAM) لقد تطور من مجرد حفظ السجلات في المكتب الخلفي إلى المزيد إدارة التراخيص والعقود المعقدة الذي يدمج التقنيات المبتكرة مثل الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) والذكاء الاصطناعي التوليدي (GenAI).
تؤدي عمليات تنفيذ SAM الناجحة إلى توفير تكاليف الترخيص وتحسين الامتثال وتقليل عمليات التصحيح. كما أنها تحسين استخدام البرمجياتإن إدارة الأصول البرمجية هي عملية مستمرة، مما يسمح للشركات بالحصول على قيمة أكبر من الاستثمارات القائمة؛ وإزالة التطبيقات غير المستخدمة أو غير المرغوب فيها أو غير المناسبة من الناحية المعمارية؛ وتحسين علاقات الموردين من خلال إدارة العقود بشكل أفضل. إن معظم ممارسات وأدوات إدارة الأصول البرمجية موجودة منذ فترة طويلة، وتستمر إدارة الأصول البرمجية في لعب دور مهم طوال دورة اقتناء البرمجيات.
تستخدم الشركات الآن عمليات إدارة الأصول السحابية ليس فقط لدعم الأحداث لمرة واحدة، أو عمليات تدقيق البرامج، أو تجديد العقود، ولكن أيضًا لتحقيق إدارة فعالة للتكاليف وتحسين التكنولوجيا. تظل متابعة تراخيص السحابة، وتسجيل العقود، وإدارة الأصول وربطها، وفهم الحقوق مجالات يجب على موردي إدارة الأصول السحابية التركيز عليها.
في استطلاع فوريستر لعمليات التكنولوجيا الحديثة لعام 2023، وافق 37% فقط من جميع المتخصصين في المجال الرقمي وتكنولوجيا المعلومات (43% في المؤسسات) على أن برامج مؤسستهم يتم التحكم فيها وإدارتها بشكل جيد من قبل فريق إدارة أصول البرمجيات. تواجه تكنولوجيا المعلومات العديد من التحديات، بما في ذلك تطوير أنظمة جديدة وحل الحوادث ذات الأولوية العالية. ولكن من حيث العملية التي يجب أن تكون متسقة وقابلة للتكرار، فإن إدارة أصول البرمجيات معقدة وتشكل تحديًا، ولا تشعر سوى قِلة من الشركات بأنها أتقنتها تمامًا.
إن المسألة التي تبدو بسيطة فيما يتعلق بتثبيت برنامج معين على جهاز ما، مليئة بالتعقيدات والمخاطر. ومن الصعب التوفيق بين هذه الحقيقة الفنية التي يصعب إثباتها وبين الحق التعاقدي في استخدام البرنامج.
تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لـ SAM في أنها تعمل على خفض المخاطر التشغيلية من خلال تقليل احتمالية إجراء عمليات تدقيق غير مواتية للبرامج وعمليات التصحيح الضخمة غير المتوقعة. وهذا اقتراح قيمة أضعف من توليد الإيرادات أو خفض التكاليف، مما يجعل SAM هدفًا جذابًا لخفض التكاليف.
تعقيد SAM
ليس من السهل العثور على خبراء في موضوع معين وغالباً ما يتعين تدريبهم من الداخل – فهم ذوو قيمة وبالتالي عرضة للصيد الجائر.
على سبيل المثال، كلفت مؤسسة كبيرة تضم أكثر من 5000 موظف فريق إدارة الأصول يتألف من ثلاثة أشخاص فقط بإعداد تقرير امتثال أسبوعي على مستوى القسم وإرساله إلى رؤساء الأقسام. كانت المعضلة التي واجهتها الشركة: من ناحية، كانت بحاجة إلى المزيد من الموارد لتكون قادرة على ضمان المحاسبة الدقيقة لكل تطبيق واستخدامه الفعلي والامتثال؛ ومن ناحية أخرى، أدت مخاوف تحسين التكلفة إلى وضع خطط إما لتعهيد وظيفة إدارة الأصول أو إشراك موظفين بدوام جزئي لإعداد تقارير إدارة الأصول.
وهناك مجال آخر من التعقيد وهو انتشار البرمجيات كخدمة (SaaS) في البداية، تسببت الحلول المتاحة عبر متصفحات الويب في حدوث بعض الاضطرابات لموردي SAM. إن ترخيص السحابة ليس مجرد مشكلة ترخيص وامتثال بل هو تحدي تحسين واستخدام.
يستخدم معظم موردي SAM المعايير القياسية تسجيل الدخول مرة واحدة وسطاء أمان الوصول إلى السحابة أو مكونات إضافية للمتصفح لتسجيل وإدارة عقود SaaS واستخدامها. قد يكون لدى موردي SAM أيضًا معيار واجهات برمجة التطبيقات (APIs) التي تتكامل مع معظم موفري SaaS الرئيسيين لسحب بيانات الترخيص والعقد.
ومن الجدير بالذكر أيضًا أن برمجيات مجانية ومفتوحة المصدر تواجه البرامج مفتوحة المصدر مجموعة من التحديات المتعلقة بإعادة التوزيع والتسويق. وهذا يجعل من الضروري للشركات تسجيل أي برنامج مفتوح المصدر، وخاصة البرامج التي تأتي مع رخصة جنو أفيرو العامة.
تغيير في استراتيجية SAM
التركيز على إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات لقد ابتعدت إدارة الأصول والبرمجيات عن عمليات تدقيق البرمجيات والامتثال للتراخيص. فهي الآن تركز بشكل أكبر على إدارة الاستخدام؛ وإدارة المخاطر الأمنية والعقود؛ وتحسين التكلفة والإنفاق والقيمة التجارية. وتعتقد شركة Forrester أنه من خلال الدقة المناسبة في العملية واستخدام الأدوات، يمكن للشركات الحصول على قيمة تجارية أكبر من أدوات إدارة الأصول والبرمجيات.
أحد استخداماتها هو إدارة الموردين. يمكن لأدوات إدارة الأصول أن تزود فرق إدارة الموردين بمعلومات حول استخدام الأصول وموقعها وبيانات الأداء للتفاوض على الصفقات مع موردي البرامج والأجهزة والخدمات. كما تساعد في ضبط الاتفاقيات والتفاوض على صفقات أفضل من خلال تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين أو توسيع أو إلغاء.
كما تعمل أدوات إدارة الأصول البرمجية على تحسين تكلفة استخدام البرامج وتخفيف مخاطر دفع تكاليف الإصلاح. وفي حين أن استعادة البرامج غالبًا ما تدفع عمليات تنفيذ إدارة الأصول البرمجية، فإن الاستخدام السليم لأصول البرامج والتراخيص المنبثقة عن إدارة الأصول البرمجية يخفف من المخاطر الأخرى. وتشمل هذه المخاطر عدم الامتثال من عمليات التثبيت غير المصرح بها للبرامج، أو تجاوز حدود الترخيص، أو استخدام البرامج بدون تراخيص مناسبة؛ والمخاطر المالية الناجمة عن عقوبات عدم الامتثال أو دفع اشتراكات أو تراخيص برامج غير ضرورية؛ والمخاطر الأمنية الناجمة عن استخدام برامج غير مدعومة، والتي يمكن أن تؤدي إلى هجمات إلكترونية أو خروقات للبيانات.
دور الذكاء الاصطناعي في SAM
مع تزايد تعقيد البيئات – حيث تتسبب الحوسبة السحابية والحوسبة الكمومية في “ارتباك الأصول” وتغير هياكل الترخيص باستمرار – يصبح من المهم للغاية اتباع نهج متكامل لإدارة الأصول ونشر تقنيات مبتكرة مثل GenAI والأتمتة لتحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل الحمل اليدوي والمخاطر والتكلفة. وفي حين لم يصدر الموردون وظائف جديدة بعد، فإنهم يعملون بنشاط على تطوير العديد من قدرات التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي.
تعتقد شركة Forrester أن GenAI سوف يسهل إدارة دورة حياة العقد من خلال أتمتة خطوات إدارة العقد مثل الصياغة والتفاوض والموافقة والتنفيذ والمراقبة. وسوف يتمكن مديرو الأصول من استخدام GenAI لإنشاء العقود وتعديلها بسرعة وتلبية احتياجاتهم المحددة مع الامتثال للسياسات التنظيمية والمتطلبات التنظيمية.
يمكن أيضًا نشر التعلم الآلي لمراقبة الامتثال وتقييم المخاطر. يمكن لأدوات التعلم الآلي فحص العقود لتحديد مخاطر الامتثال والتنبؤ بانتهاكات الترخيص واكتشاف الاستخدام غير المصرح به للبرامج وتحسين قرارات شراء الترخيص. من خلال الربط التلقائي بين بيانات استخدام البرامج وحقوق الترخيص وشروطه، يمكن لخوارزميات التعلم الآلي مساعدة المؤسسات على الاستعداد للتدقيق وتحديد فجوات الامتثال المحتملة وتقديم الأدلة لدعم جهود التوفيق بين التراخيص. يمكن لخوارزميات اكتشاف الشذوذ المدعومة بالتعلم الآلي أيضًا تحديد محاولات التثبيت أو الاستخدام أو الوصول غير المصرح بها للبرامج.
تقدم جميع منصات إدارة خدمات المؤسسات الرئيسية التي تدعم إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات – ServiceNow وBMC Helix وIvanti – روبوتات الدردشة. وبالنظر إلى المستقبل، تتوقع Forrester أن تقدم روبوتات الدردشة المدعومة بـ GenAI توصيات أكثر تخصيصًا لقرارات إدارة الأصول من خلال تحليل تفضيلات المستخدم والتفاعلات التاريخية والبيانات السياقية، وستكون قادرة على تصميم الاستجابات لتلبية الاحتياجات الفردية للمستخدمين، سواء كان ذلك من خلال التوصية بتراخيص البرامج بناءً على أنماط الاستخدام أو اقتراح استراتيجيات الاستثمار بناءً على ملفات تعريف المخاطر.
هذه المقالة مبنية على تقرير فورستر لماذا يجب عليك إعادة التفكير في ممارسات إدارة أصول البرامج الخاصة بك بواسطة بيسواجيت ماهاباترا و تشارلز بيتزمع مساهمات من كارلوس كازانوفا، وجانيت ورثينجتون، وجولي موهر، وجلين أودونيل، وأرجون كالرا، وبيل ناجل. بيسواجيت ماهاباترا هو محلل رئيسي في فورستر يركز على المبادرات التي تساعد مديري تكنولوجيا المعلومات على تسريع رحلة التحول الرقمي الخاصة بهم.
