بعد اختبارات مكثفة، قام فريق المقترحات في Microsoft بتنفيذ أداة ذكاء اصطناعي توليدية لأتمتة المسودات الأولى لطلبات المقترحات.
تلعب فرق الاقتراح دورًا مهمًا لأنها تقدم المقترحات طلبات تقديم العروض التي يمكن أن تفوز بصفقات كبيرة. ومع ذلك، تواجه هذه الفرق تعقيدًا متزايدًا وحجم طلبات تقديم العروض، لذلك لجأ البعض إلى الذكاء الاصطناعي للحصول على المساعدة. على سبيل المثال، تستخدم Microsoft منصة RFP المدعومة بالذكاء الاصطناعي Responsive لتبسيط سير العمل وتوسيع نطاق عملياتها على مستوى العالم. يمكن لإمكانيات GenAI الخاصة بالأداة، والتي اختبرتها Microsoft في وضع الحماية إنشاء المسودات الأولى من المقترحات المعقدة لتوفير وقت الموظفين.
وقالت كاري جوردان، المدير العالمي لتنفيذ البرامج والمدير العالمي السابق: “إذا تمكنا من تقليل هذا الجزء من الوقت الذي يقوم فيه الأشخاص فقط بإدخال الأسئلة والأجوبة وإجراء البحث واحدًا تلو الآخر، فيمكننا تركيز المزيد من الوقت على الإستراتيجية”. مدير المقترحات في مايكروسوفت.
تحدي طلب تقديم العروض من Microsoft
حتى عام 2020، كانت فرق مبيعات Microsoft مسؤولة بشكل كامل عن استكمال العروض، بما في ذلك طلبات تقديم العروض وطلبات الحصول على المعلومات. ومع ذلك، قال جوردان إن هذا لم يترك لمندوبي المبيعات سوى وقت محدود للتفاعل مع العملاء وبناء خطوط مبيعاتهم.
ولحل هذه المشكلة، أنشأت الشركة فريقًا مركزيًا للاقتراحات. هذا الفريق، الذي كان جوردان جزءًا منه وقاده في النهاية، له وظيفتان رئيسيتان:
يقدم خبراء مقترحات الصناعة المعتمدين لديها دعمًا مباشرًا لصفقات Microsoft الأكثر أهمية.
إنه ينفذ عمليات وأدوات قابلة للتكرار لمساعدة مندوبي المبيعات عبر الشركة على إكمال المقترحات بأنفسهم.
كجزء من مهمته لتوسيع نطاق عمليات طلب تقديم العروض للشركة، قام الفريق بتنفيذ Responsive في عام 2020 وبدأ تشغيله باستخدام ميزة صياغة الذكاء الاصطناعي للأداة في أوائل عام 2025.
أتمتة طلبات تقديم العروض باستخدام الذكاء الاصطناعي التوليدي
قام مطورو Responsive بوضع ميزة صياغة GenAI الخاصة بالأداة فوق وظائفها الأساسية، والتي تتضمن مستودعًا مركزيًا للمعرفة المقترحة وأداة للتعاون في المشروع. يقوم المستودع بتخزين معلومات العروض، والتي يستخدمها فريق مبيعات Microsoft لملء طلبات تقديم العروض بسرعة.
كاري جوردان
وقال جوردان إن الآلاف من مندوبي المبيعات في جميع أنحاء الشركة يمكنهم البحث في هذه المكتبة عن أسئلة المقترحات ونماذج الاستجابة وأدلة المستخدم الميدانية. وقدرت أن هذا المستودع، الذي قام فريقها برعاية ما يقرب من 20000 وثيقة على مدى فترة خمس سنوات، يوفر للشركة 6 ملايين دولار سنويًا في عام 2018. إنتاجية الموظف.
بالإضافة إلى ذلك، تسمح ميزات التعاون في مشروع Responsive للفريق بتحميل طلبات تقديم العروض مباشرة إلى النظام الأساسي، وتعيين أسئلة لخبراء الموضوع (SMEs)، وتتبع التقدم، وإجراء مراجعات للتأكد من الدقة والامتثال. لقد عززت هذه الميزة عمليات RFP الخاصة بشركة Microsoft، ولكنها تخطط لتنفيذ إمكانات GenAI الخاصة بـ Responsive لمزيد من التحسين.
يمكن لوظيفة GenAI في Responsive سحب البيانات من مكتبة الأداة والمصادر الأخرى، مثل الوثائق الفنية داخل شيربوينت المواقع، لإنشاء المسودة الأولى للمقترحات. يتيح ذلك لمندوبي المبيعات ومديري العروض ملء طلبات تقديم العروض – والتي يحتوي الكثير منها على مئات الأسئلة – بنقرة واحدة. ويتوقع الأردن أن تؤدي الأداة إلى تقليل الوقت اللازم للمسودة الأولى بنسبة 93%.
اختبر فريق الاقتراح الأداة على عينات من طلبات تقديم العروض بناءً على سياقات المؤسسات التجارية والقطاع العام، مما أدى إلى نتائج إيجابية. بدأ الفريق استخدام الأداة في يناير 2025 ويخطط لتوسيع الإمكانات لتشمل جميع بائعي Microsoft في ربيع 2025.
إذا لم تخبر قيادتك كيف تخطط لتطبيق الذكاء الاصطناعي في متجر المقترحات الخاص بك، فسوف يخبرونك بكيفية القيام بذلك.
كاري جوردانالمدير العالمي السابق للمقترحات، مايكروسوفت
تحديات التنفيذ
على الرغم من أن التنفيذ المستجيب سار بسلاسة، إلا أن فريق جوردان واجه العوائق التالية التي يمكن أن تتوقعها فرق الاقتراحات الأخرى:
تأخيرات الحوكمة الداخلية. أدت مراجعات الحوكمة الداخلية الصارمة التي أجرتها Microsoft إلى تأخير التنفيذ لبضعة أسابيع بعد الإطار الزمني المتوقع. تضمنت المراجعات فحوصات للأمان والذكاء الاصطناعي المسؤول وإمكانية الوصول والتعليمات البرمجية.
الاعتماد المفرط على الأتمتة. قال جوردان إن المستخدمين يميلون إلى الاعتماد بشكل مفرط على المسودات الأولى وعدم التحقق من الدقة. يتم إرسال مديري العروض ومندوبي المبيعات والشركات الصغيرة والمتوسطة الذين يفشلون في تعديل الردود الآلية في النهاية غير صحيح المعلومات، والتي يمكن أن تضر النتيجة النهائية لمنظمتهم. للتغلب على هذا التحدي، يجب على قادة المقترحات وضع مبادئ توجيهية واضحة لـ مراجعة الإنسان في الحلقةق.
الحفاظ على اللغة النقدية. مثلتقوم أدوات GenAI بإعادة صياغة وتلخيص البيانات المصدرية لتوليد الاستجابات، ويمكنها تغيير صياغة البيانات المؤسسية والقانونية الحساسة، مما قد يسبب تحديات قانونية ويضر بالسمعة. وقال جوردان إن فريق جوردان دخل في شراكة مع المجموعة القانونية لشركة Microsoft ومجموعة منتجات Responsive لوضع علامات على الأسئلة التي تتطلب إجابات كلمة بكلمة حتى تجيب الأداة على هذه الأسئلة حرفيًا.
نصيحة لقادة الاقتراح
على الرغم من بعض تحديات التنفيذ، قال جودان إن أداة صياغة الذكاء الاصطناعي الخاصة بـ Responsive توفر الوقت لفريق المقترحات ومندوبي المبيعات. لقد أصبحت هذه الكفاءة حاسمة بالنسبة للمؤسسات المتنامية، و بإمكان GenAI مساعدتهم على البقاء في المقدمة أو على الأقل مواكبة المنافسين.
قال جوردان إنه يجب على قادة المقترحات أن يتبنوا الذكاء الاصطناعي ويعززوا ثقافة التحسين المستمر لأن الفرق التي تشعر بالأمان عند التجربة والتعلم من الفشل من المرجح أن تبتكر.
ينبغي لقادة الاقتراحات الذين يرغبون في تبسيط عملياتهم أن يفعلوا ذلك اتخاذ نهج استباقي في تنفيذ الذكاء الاصطناعيبدلاً من ترك القيادة تفعل كل شيء. تعتبر هذه المشاركة مهمة لأن فرق الاقتراحات تعيش وتتنفس طلبات تقديم العروض وتفهم العمليات اليومية.
وقال جوردان: “إذا لم تخبر قيادتك كيف تخطط لتطبيق الذكاء الاصطناعي في متجر المقترحات الخاص بك، فسوف يخبرونك بكيفية القيام بذلك. وأنا شخصياً أفضل قيادة هذه السفينة لصالح فريقي”.
تيم مورفي هو محرر موقع مشارك لمواقع تجربة العملاء وإدارة المحتوى في TechTarget.
كاري جوردان
