يتطلب الحصول على مشروع لتكنولوجيا المعلومات الجديد من الأرض مفهومًا ، وهدفًا ، والتخطيط الدقيق ، وربما الأهم من ذلك ، الاستعداد لتولي قدر معين من المخاطر. هذه النقطة الأخيرة هي التي تبقي قادةها مستيقظين في الليل.
يقول أنبانج شو ، مؤسس Joggai ، وهو منصة فيديو تعمل بمنظمة AI ، ومدير منتجات سابق في شركة Apple ، إن معالجة المخاطر قبل إطلاق مشروع تكنولوجيا المعلومات أمر بالغ الأهمية ، لأنه يساعد على تحديد توقعات واضحة ، وتحديد العقبات المحتملة ، وإنشاء خارطة طريق للتعامل مع التحديات غير المتوقعة في Apple. “لا سيما عندما يتعلق الأمر بالمشاريع التي تحركها الذكاء الاصطناعى ، فإن فهم المخاطر-سواء كانت مرتبطة بالتكنولوجيا أو أمان البيانات أو قابلية التوسع أو المواهب-يمكن أن تحدث فرقًا بين الإطلاق السلس والمبادرة الفاشلة”. “من خلال معالجة هذه المخاوف في وقت مبكر ، يمكنك أيضًا تخصيص الموارد بشكل فعال ، وفريقك مجهز بشكل أفضل للتعامل مع المفاجآت.”
يقول علا من شريك مع شركة ISG الاستشارية ، إن بناء آلية قوية لمعالجة المخاطر أثناء التخطيط للمشروع أمر بالغ الأهمية لضمان اتخاذ جميع القرارات بالشفافية في التكلفة والفائدة والمخاطر. “إن قرارات المشروع التي لا تقدر المخاطر وتأثيراتها الملموسة أو غير الملموسة في البداية ، أو حتى أثناء المشروع ، من المحتمل ألا يكون لديها البيانات اللازمة لاتخاذ قرارات مستنيرة وتكلفة التوازن والمخاطر والفائدة” ، تشرح في مقابلة عبر الإنترنت. “الأهم من ذلك ، أن الفشل في معالجة المخاطر يمكن أن يضيع الوقت في حالة حدوث حدث وترك الفريق يتدافع لتحديد كيفية الاستجابة.”
يقول مونير هافيز ، CTO of Independence Pet Holdings عبر البريد الإلكتروني ، بما في ذلك الميزانية والموارد والتحديات التكنولوجية.
تقديرات دقيقة
من خلال تحديد المخاطر ، يمكن لمديري المشاريع تقييم احتمالية وتأثيرهم المحتملين بموضوعية ، مما يتيح تخصيص الموارد الفعال وتطوير استراتيجيات التخفيف المناسبة ، كما يقول Hafez. “يضمن هذا النهج المنظم عدم تجاهل أي مخاطر كبيرة وأن يظل المشروع على المسار الصحيح.”
أفضل طريقة لتقدير المخاطر هي تقسيم المشروع إلى مكونات صغيرة وتقييم عدم اليقين حول كل وحدة ، كما يقول شو. تتضمن هذه العملية فحص الجدوى التقنية للمشروع ، وقدرة الفريق على التعامل مع التعقيد ، وأي تبعيات محتملة على أدوات أو خدمات الطرف الثالث. ينص شو على أنه يعتمد على مجموعة من البيانات التاريخية من المشاريع السابقة المماثلة والنماذج التنبؤية – خاصةً عندما يتعلق الأمر بتطبيقات AI وتطبيقات التعلم الآلي ، حيث من غير المعروف في كثير من الأحيان كيفية أداء الخوارزميات على نطاق واسع. ويوضح قائلاً: “هذا يسمح لنا بتطوير ملف تعريف مخاطر أكثر دقة ، بدلاً من الاعتماد على الافتراضات”.
تستخدم العديد من المؤسسات أداة تسجيل للمخاطر ، مبنية على تجارب المشروع السابقة وفئات المخاطر الشائعة ، لتوجيه فرق المشروع على أنواع المخاطر لمشروعها الخاص ، كما يقول Chowning. “بعض [organizations] حتى وجود إحصائيات حول عدد المرات التي حدثت فيها المخاطر في الماضي ومتوسط التأثير على المشاريع السابقة. ”
نصائح المخاطر
إذا بدا تقدير المخاطر متفائلاً بشكل مفرط ، فيجب على القائد إعادة تقييم الموقف وضبط خطة المشروع وفقًا لذلك ، كما يقول هافيز. “قد يشمل ذلك خبراء الصناعة الاستشاريين أو إعادة النظر في الدروس المستفادة من المشاريع الداخلية السابقة لتعكس المخاطر بدقة”.
إن الخطأ الأكبر هو التقليل من تأثير الدين التقني وتعقيد حلول التحجيم ، ويحذر Xu. ويوضح قائلاً: “غالبًا ما يركز القادة كثيرًا على مرحلة التطوير الأولية ولا يفسرون الصيانة المستمرة المطلوبة”. “يجب قياس المخاطر ليس فقط عن طريق الإطلاق الأولي ، ولكن أيضًا من خلال الآثار الطويلة الأجل المترتبة على الحفاظ على نظام ما بعد الإطلاق وتحسينه.”
الأفكار النهائية
مع تقدم المشروع ، يمكن أن تتطور المخاطر الحالية وقد تظهر مخاطر جديدة ، كما يقول هافيز. “يضمن مراجعة وتحديث خطة إدارة المخاطر بانتظام أن يظل المشروع مرنًا وقابل للتكيف مع هذه التغييرات.”
يقول هافيز إن تعزيز ثقافة التواصل المفتوح وتشجيع أعضاء الفريق على الإبلاغ عن المخاطر المحتملة في وقت مبكر يمكن أن يعزز قدرة المشروع بشكل كبير على الاستجابة بفعالية. يساعد هذا النهج الاستباقي على تجنب “تأثير البطيخ” ، حيث تبدو مقاييس الأداء إيجابية (أخضر) على السطح ، ولكنها تكشف عن المشكلات الأساسية (الأحمر) عند فحصها عن كثب.
احتضان المرونة ، تقدم شو. في التكنولوجيا ، وخاصة في مجالات مثل الذكاء الاصطناعي ، تتطور الأمور باستمرار. “إن قدرة القائد على التكيف والمحور عند الضرورة تكون أمرًا بالغ الأهمية مثل القدرة على التخطيط” ، كما يلاحظ. لهذا السبب من المهم الاستمرار في تحسين تقييمات المخاطر طوال حياة المشروع.
من المهم بالنسبة لفريق المشروع وصناع القرار التجارية أن يفهموا أن المخاطر ليست شيئًا سيئًا ، كما يقول تشونينغ. “الهدف الأساسي لإدارة المخاطر هو فهم المخاطر وتخفيفها ، والاستعداد في حالة حدوث أحداث المخاطر”. إن جعل درجات مخاطر المشروع العالية “أمرًا سيئًا” سيؤدي ببساطة إلى دفع قادة الفريق والأعضاء إلى التقليل من شأن المخاطر المحتملة أو تجاهلها أو حتى محاولة إخفاء المخاطر المحتملة.
