سياسة حوكمة البيانات عبارة عن مجموعة موثقة من الإرشادات لضمان إدارة أصول البيانات والمعلومات الخاصة بالمؤسسة بشكل متسق واستخدامها بشكل صحيح. تتضمن هذه الإرشادات عادةً سياسات فردية تتعلق بجودة البيانات والوصول إليها وأمنها وخصوصيتها واستخدامها، وتحدد أدوارًا ومسؤوليات مختلفة لتنفيذ تلك السياسات ومراقبة الامتثال.
كأساس لبرنامج حوكمة البيانات في المؤسسة، يجب أن توضح سياسة حوكمة البيانات جيدة الصياغة المبادئ والممارسات والمعايير التي يجدها كبار قادة الأعمال وتكنولوجيا المعلومات ضرورية لضمان حصول المنظمة على بيانات عالية الجودة وحماية أصول البيانات الخاصة بها ضد كل من سوء الاستخدام الداخلي والتهديدات الخارجية.
ومن الناحية المثالية، فإن مجموعة تشكيل السياسات، تسمى أ لجنة حوكمة البيانات أو مجلس إدارة البيانات، يتكون في المقام الأول من مديري الأعمال وأصحاب البيانات الآخرين. تحدد وثيقة السياسة التي تنشئها هذه المجموعة، في عملية يتم تنسيقها من قبل مديري إدارة البيانات، بوضوح هيكل إدارة بيانات المنظمة ومجموعة من قواعد وإجراءات الحوكمة التي يجب على الفريق التنفيذي ومديري الأعمال ومحللي البيانات والعاملين التشغيليين اتباعها.
على سبيل المثال، تحدد سياسة إدارة البيانات بشكل رسمي كيفية معالجة البيانات و إدارة البيانات يجب أن يتم ذلك لضمان دقة البيانات واتساقها وإمكانية الوصول إليها عبر أنظمة المؤسسة. وتحدد السياسة أيضًا من هو المسؤول عن البيانات في ظل ظروف مختلفة. يمكن أن تدمج إدارة المخاطر ومبادئ أخلاقيات البيانات للتخفيف من المشاكل المحتملة الناجمة عن الاستخدام غير السليم للبيانات.
وثيقة حية، يجب أن تكون سياسة إدارة البيانات مرنة. يجب أن تكون المؤسسة مستعدة لتعديلها بسرعة استجابةً لتغير احتياجات الأعمال أو البيانات. ان سياسة فعالة يتطلب نهجًا متعدد التخصصات لإدارة البيانات، مع مدخلات من الإدارة العليا والأقسام القانونية وتكنولوجيا المعلومات وأصحاب المصلحة التجاريين الآخرين.
لماذا تعتبر سياسة إدارة البيانات الفعالة مهمة؟
أهمية و فوائد برنامج قوي لإدارة البيانات أصبحت أكثر وضوحا، منذ بداية العشرينذ منذ قرن من الزمان – وبشكل متزايد مع كل عقد – أصبحت البيانات واحدة من الأصول الأكثر قيمة لكل منظمة. يتم الآن استخدام البيانات بشكل روتيني ل قيادة قرارات العمل التكتيكية والاستراتيجية.
تعمل البيانات الآن أيضًا على تشغيل مبادرات الأتمتة والتعلم الآلي والذكاء الاصطناعي التي يمكنها تبسيط العمليات التجارية وتحسينها. أنها تمكن من إنشاء منتجات وخدمات جديدة. وجد المصنعون أنه يمكنهم استخدام بيانات منتجاتهم لتحليل الأداء والتنبؤ بموعد الحاجة إلى الصيانة المجدولة في مواقع العملاء.
ومع ذلك، لا تعتبر البيانات أصلًا قيمًا إلا إذا كانت تلبي احتياجات المؤسسة وتكون دقيقة وتستخدمها المنظمة باستمرار. وهذا يخلق ضرورة استراتيجية لإدارة البيانات مع سياسة شاملة. مثل هذه السياسة تساعد على إنشاء إطار حوكمة البيانات الذي يوفر ما يلي:
- المستوى المناسب من الإشراف على أصول بيانات المنظمة بناءً على قيمتها التجارية المحتملة ومخاطر الأعمال المرتبطة بها.
- إدارة متسقة وفعالة وفعالة ومستمرة للبيانات في جميع أنحاء المنظمة.
- مستويات مناسبة للأمان والخصوصية والتحكم في الوصول لفئات البيانات المختلفة.
تساعد السياسة الناجحة على ضمان أن هيكل إدارة البيانات يدعم الرؤية الإستراتيجية للمؤسسة فيما يتعلق ببرامج إدارة البيانات والتحليلات، سواء كان الهدف الرئيسي هو تحقيق إيرادات جديدة، أو تطوير منتجات وخدمات جديدة، أو تغذية التحول الرقمي الأوسع أو بعض الأهداف الأخرى.
لدعم هذه الأهداف، تتضمن سياسات إدارة البيانات أ إدارة البيانات وظيفة الإشراف على مجموعات البيانات والتأكد من تنفيذ قواعد وإجراءات الحوكمة. يمكن مواءمة سياسات الحوكمة مع سياسات عمليات إدارة الشركات الأخرى، مثل إدارة العمليات التجارية و إدارة مخاطر المؤسسة.
أنواع قواعد إدارة البيانات التي يجب أن تتضمنها السياسة
تحدد سياسة إدارة البيانات أنواعًا مختلفة من القواعد المتعلقة بالبيانات والتي تغطي أجزاء مختلفة من عملية الإدارة. تشمل الجوانب المشتركة ما يلي:
- جودة البيانات وسلامتها. يعد تحسين جودة البيانات هدفًا رئيسيًا لمعظم برامج إدارة البيانات، وربما تكون مجموعات البيانات النظيفة والدقيقة هي العلامة الأكثر وضوحًا للحوكمة الفعالة. يجب أن تتضمن سياسة إدارة البيانات إجراءات لإدارة جودة البيانات وسلامتها لمنع أخطاء البيانات والتناقضات وإيجاد المشكلات وإصلاحها. يجب أن تتضمن تفاصيل مقاييس جودة البيانات قياس مدى نجاح البرنامج.
- الوصول إلى البيانات. يجب أن تضمن السياسات هنا إمكانية وصول مستخدمي الأعمال والتحليلات إلى البيانات اللازمة للقيام بعملهم ولكن ليس البيانات الأخرى، وخاصة المعلومات الحساسة أو الخاصة. قد تشمل السياسة ضوابط الوصول على أساس الدور مع امتيازات مختلفة لمجموعات مستخدمين منفصلة. قد يحدد العواقب التي قد يواجهها المستخدمون للوصول إلى البيانات دون إذن.
- استخدام البيانات. يجب أن تضمن القواعد المتعلقة بالاستخدامات المناسبة والأخلاقية للبيانات استخدام البيانات بشكل صحيح، بما يتوافق مع المعمول به قوانين خصوصية البيانات. يجب أن يكون لدى العملاء ثقة بأن بياناتهم الشخصية لن يتم استخدامها بطرق غير قانونية أو مشكوك فيها. غالبًا ما تدرج السياسة أيضًا عقوبات على المستخدمين الذين ينتهكون القواعد، بدءًا من فقدان الوصول إلى البيانات إلى الإجراءات التأديبية وإنهاء الخدمة والإجراءات القانونية المحتملة.
- تكامل البيانات. تسعى هذه القواعد إلى إنشاء تعريفات مشتركة للبيانات وتجنبها أو إزالتها صوامع البيانات. الهدفان المزدوجان: إتاحة البيانات ذات الصلة للمستخدمين عبر المؤسسة والتأكد من أن العاملين في الأقسام المختلفة لا يستخدمون مجموعات بيانات غير متناسقة.
- أمن البيانات. تتضمن السياسة عادةً مسؤوليات المستخدم النهائي للمساعدة في الحفاظ على أمان البيانات؛ قد يصف ذلك بالتفصيل أو يشير إلى السياسة العامة لأمن تكنولوجيا المعلومات. تتضمن السياسة عادةً أيضًا إجراءات داخلية تصنيف البيانات معايير لتصنيف البيانات للتحكم في الأمان، وكذلك الوصول إليها واستخدامها. يمكن تصنيف مجموعات البيانات على أنها معلومات عامة أو سرية أو حساسة.
كيفية تطوير سياسة حوكمة البيانات
بالإضافة إلى ممثلي الأعمال في لجنة إدارة البيانات، يجب أن تتضمن عملية صنع السياسات ما يلي:
- المديرين التنفيذيين للشؤون القانونية والامتثال وإدارة المخاطر.
- قادة تكنولوجيا المعلومات والأمن.
- ال كبير مسؤولي البيانات – أو، إذا لم يكن هناك رئيس تنفيذي رئيسي، المسؤول التنفيذي المكلف بالإشراف على بيانات المؤسسة.
يجب أن تساعد المجموعة في تحديد المسؤول عن أصول البيانات المختلفة، ومخاطر الأعمال المرتبطة بها، ومتطلبات الامتثال التنظيمي المعمول بها. بمجرد الانتهاء من هذه التقييمات، يجب على لجنة إدارة البيانات استخدام المعلومات في تطوير قواعد وإجراءات سياسة إدارة البيانات.
عادةً ما يتخذ الفريق المسؤول عن إنشاء سياسة الحوكمة الخطوات التالية:
- جرد أصول البيانات. إنشاء جرد أصول البيانات، ثم قم بتقييم استخدام البيانات وجودة البيانات وممارسات إدارة البيانات الحالية لتحديد المشكلات التي يمكن لبرنامج الحوكمة معالجتها.
- حالة أعمال حوكمة البيانات. استخدم معلومات المخزون لتطوير حالة عمل لإدارة البيانات لتأمين الدعم التنفيذي وتمويل البرنامج.
- فريق إدارة البيانات. قم بتسمية مدير إدارة البيانات (من الناحية المثالية CDO) وقم بإنشاء فريق إدارة. يجب أن يشمل الفريق مستوى وحدة الأعمال مشرفو البيانات الذين يراقبون الامتثال للسياسة على مستوى القسم. قد يشمل أعضاء الفريق الآخرين مهندسي البيانات ومتخصصي جودة البيانات.
- لجنة إدارة البيانات. يمكن لهذه اللجنة أن تكمل فريق إدارة البيانات وأن تضم كبار المديرين التنفيذيين بالإضافة إلى ممثلين من جميع الإدارات ووحدات الأعمال.
- نطاق وأهداف برنامج حوكمة البيانات. داخل اللجنة، حدد نطاق البرنامج وأهدافه العامة للمساعدة في توجيه عملية وضع السياسات. معالجة تأثير حوكمة البيانات على نظم المعلومات وأمن المعلومات. الهدف الرئيسي هو دمج إدارة البيانات في ثقافة الشركة.
- هيكل برنامج حوكمة البيانات. تطوير هيكل البرنامج الرسمي الذي يحدد بشكل كامل أدوار ومسؤوليات الحوكمة المختلفة.
- تحديد المعايير والمصطلحات. العمل على إنشاء معايير وتعريفات مشتركة للبيانات ضمن السياسة. تأكد من الرجوع إلى المعايير واللوائح المهمة، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (اللائحة العامة لحماية البيانات) وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا).
- تحديد مقاييس الأداء. لضمان تحقيق البرنامج لأهدافه، يجب تحديد المقاييس التي ستتتبع الأداء، وتعالج مشكلات مثل جودة البيانات ومعرفة القراءة والكتابة للبيانات.
- كتابة ومراجعة مسودة السياسة. مشاركة المسودة الأولية للسياسة مع كبار المسؤولين التنفيذيين والإدارة القانونية والأطراف الأخرى لمراجعتها.
- استكمال وتوزيع السياسة النهائية. قم بمراجعة السياسة حسب الحاجة وقم بإنشاء خطط اتصال وتدريب لإصدار الوثيقة النهائية لجميع الموظفين وإطلاق البرنامج.
- المراجعة والتحسين المستمر. بمجرد وضع سياسة إدارة البيانات، قم بإعداد جدول زمني للمراجعة والتحديثات للتأكد من ذلك تحسنت بشكل مستمر.
هيكل ومكونات سياسة حوكمة البيانات
غالبًا ما تقوم المؤسسات ببناء سياسات إدارة البيانات بشكل مختلف. على الرغم من أن الطول ومستوى التفاصيل قد يختلفان، إلا أن السياسات تحتوي عادةً على المكونات التالية:
- بيان الغرض الذي يغطي الأهداف العامة للبرنامج.
- أ بيان النطاق التي تحدد الأشخاص الذين تنطبق عليهم السياسة وأنواع البيانات التي تغطيها.
- مجموعة من الأهداف المحددة لتحسين الوصول إلى البيانات واستخدامها وإدارتها.
- قائمة بالمناصب والجهات التي ستشرف على أجزاء مختلفة من البرنامج ومسؤولياتها.
- المبادئ والقواعد في قلب السياسة.
- تعريفات المعايير والمصطلحات المستخدمة للأغراض المرجعية.
- المراجع والروابط للسياسات الداخلية ذات الصلة واللوائح ذات الصلة.
قوالب سياسة حوكمة البيانات
قامت العديد من المنظمات بنشر سياسات إدارة البيانات الخاصة بها عبر الإنترنت. معظمها وكالات حكومية أو مؤسسات أكاديمية، ولكن سياساتها يمكن أن تكون نماذج لسياسة الحوكمة في الأعمال التجارية. تتوفر قوالب لإنشاء إطار عمل لإدارة البيانات من المؤسسات التعليمية والمهنية، مثل معهد إدارة البيانات و داما الدولية، يمكن أن يساعد أيضًا في توجيه تطوير السياسات. بعض برامج إدارة البيانات يقدم البائعون أيضًا قوالب ومنهجيات لإنشاء إطار عمل للحوكمة.
تقدم Informa TechTarget قالبًا مجانيًا جاهزًا للاستخدام لإعداد سياسة حوكمة البيانات. انقر هنا للحصول على القالب.
