شرح تنفيذ أوراكل لمجلس مدينة برمنغهام: ما الخطأ الذي حدث؟

اعتبارًا من عام 2024، يعد مجلس مدينة برمنغهام واحدًا من عدد من السلطات المحلية التي تواجه أزمة مالية. يتم قطع الخدمات المحلية وزيادة ضرائب المجلس. لا يعد أي من هذا خبرًا جيدًا للمجتمعات والمقيمين الذين يعتمدون على هذه الخدمات، أو تلك الأسر التي تعاني من دفع الفواتير المتزايدة باستمرار.

في برمنغهام، تتفاقم المشكلات المالية التي تواجهها بسبب أ الفشل في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى السحابة Oracle (ERP) ونظام HCM (إدارة رأس المال البشري). تحل هذه محل تطبيق SAP المخصص للغاية والذي تم نشره في الأصل في عام 1999.

مثل العديد من عملاء SAP على المدى الطويل، كان أمام مجلس المدينة خيار: إما التعامل مع SAP لوضع خطة للانتقال إلى الأحدث نظام S/4Hana السحابي لتخطيط موارد المؤسساتأو الانتقال إلى منصة مختلفة تمامًا. وقد اختارت الخيار الأخير، واختارت Evosys لتنفيذ نظام Oracle Cloud ERP وHCM الجديد.

منذ إطلاقه في عام 2022، يتطلب نظام Oracle معالجة يدوية لإصلاح المشكلات المحاسبية. يُظهر التقرير المالي للمجلس لعام 2024 ميزانية قدرها 5.3 مليون جنيه إسترليني للدعم المستمر والتدخل اليدوي في نظام أوراكل المتعثر.

ما الذي جاء قبل Oracle Cloud؟

في أواخر التسعينيات، بدأ مجلس مدينة برمنغهام في تنفيذ نظام SAP لتحويل خدمات الحكومة المحلية. كان يُزعم ذات مرة أنه أكبر تطبيق لـ SAP للسلطة المحلية في العالم، وبحلول عام 2010، شرع المجلس في إصلاح شامل لتكنولوجيا المعلومات، الأمر الذي تطلب من تطبيقات SAP أن تحل محل عدد كبير من الأنظمة الداخلية. وتضمن هذا التنفيذ تغييرًا في نموذج تقديم الخدمات المشتركة ونموذجًا جديدًا لمجموعة التطبيقات المتكاملة استنادًا إلى مجموعة برامج SAP لدعم عملية إدارة الأداء المالي والمشتريات والتشغيلية للمجلس.

تم الانتهاء من التنفيذ في الوقت المحدد، وفقًا للميزانية ووفقًا لإحاطة تنفيذية. في ذلك الوقت، كانت هناك توقعات بأنها ستحقق فوائد تجارية لبرمنغهام بقيمة 100 مليون جنيه إسترليني من المدخرات وزيادة بنسبة 15٪ في الإنتاجية على مدى فترة خمس سنوات.

كما شاركت جامعة برمنغهام سيتي أيضًا، حيث تعاونت مع SAP في دورة ماجستير إدارة أنظمة المؤسسات، والتي تم تصميمها حول شهادة SAP. وفي ذلك الوقت، قال نائب رئيس مجلس مدينة برمنغهام، بول تيلسلي: “سيكون هذا مورداً محلياً لا يقدر بثمن لدعم تطوير اقتصادنا الرقمي وتعزيز عمق مهارات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات اللازمة لدعم الخدمات العامة المحلية الحديثة. وأعتقد أيضًا أن هذا يمثل مخططًا للتعاون المستقبلي بين قطاع الأعمال والأوساط الأكاديمية والقطاع العام.

تُظهر حسابات المجلس لعام 2016/2017 أنه تم تخصيص 5.5 مليون جنيه إسترليني للتحديثات الفنية والبرمجيات لنظام SAP بين عامي 2016/2017 و2018/19. وكان هناك ما يبرر هذه الترقيات لضمان بقاء النظام محدثًا ومتوافقًا مع التوجه الاستراتيجي للمجلس، وتقليص حجم خدمات الدعم.

كيف استعدت برمنغهام لترحيل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

وبحلول عام 2018، قررت برمنغهام مراجعة متطلباتها المستقبلية من أنظمة التمويل والمشتريات والموارد البشرية والرواتب. انها استأجرت الاستشارية المجتمعية كجزء من العملية لمساعدتها في شراء نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الجديد القائم على السحابة.

تم منح العقد لشركة Insight Direct (UK) Ltd، في الشراكة مع Evosys، على أساس أن الثنائي سيقدمان ما وصفه تقرير مجلس مدينة برمنغهام إلى مجلس الوزراء في عام 2021 بأنه “حل جديد” يعتمد على Oracle Cloud ERP.

يبدو أن المشروع هو تنفيذ جديد. لقد أدركت برمنغهام مخاطر تكييف برامج المؤسسة الجديدة بدلاً من اعتماد أفضل الممارسات المضمنة في أنظمة أوراكل الجديدة التي كانت تنفذها. واعترفت أيضًا بأن المشكلات التنظيمية في الحكومة المنطقية ستعني أن البيانات من نظام SAP القديم يجب أن تكون متاحة للمراجعين الخارجيين، وهو ما قد يعني أنه سيتعين عليها الحفاظ على تشغيل النظام القديم لفترة أطول بكثير بمجرد بدء تشغيل Oracle.

من بين الفوائد التجارية للانتقال إلى السحابة هو أن العمليات اليومية والمشكلات الفنية تتم إدارتها بواسطة موفر السحابة، مما يعني أن برمنغهام ستحتاج إلى فريق من مسؤولي SAP.

أظهرت دراسة الأعمال المالية للترقية، اعتبارًا من عام 2021، أن نظام SAP، الذي كانت تديره شركة Capita، كان يكلف المجلس 5.1 مليون جنيه إسترليني سنويًا. على مدى السنوات التسع بين 2022/2023 و2031/2032، سيصل هذا إلى 46 مليون جنيه إسترليني. للفترة نفسها، كان من المفترض أن يوفر نظام أوراكل 563 ألف جنيه إسترليني في 2022/23 و788 ألف جنيه إسترليني في 2023/2024، مع تراكم المدخرات على مدى السنوات التسع إلى 10.9 مليون جنيه إسترليني.

هناك تقارير تشير إلى أن المجلس كان قد خطط في الأصل لتغيير عملياته التجارية الحالية لتتناسب مع نظام أوراكل الجديد. ولكن تم تغييره، وتم تخصيص Oracle لدعم العمليات التجارية الحالية في برمنغهام.

المشكلات التي تواجه نشر Oracle Cloud

كان هذا التحول في التركيز من اعتماد عمليات أوراكل التجارية خارج الصندوق يتطلب تحولًا في الأعمال، وتكييف نظام أوراكل مع العمليات التجارية الحالية للمجلس. ويعتقد أن هذا القرار أثر بشدة على قدرة المجلس على تنفيذ نظام أوراكل بشكل صحيح، وأدى إلى تأخيرات وتكاليف إضافية.

تم إطلاق Oracle في نهاية المطاف في عام 2022، لكن المجلس واجه مشكلات في التكوين منذ نشرها.

في أبريل 2023، أجرى رئيس مجلس المدينة جون كوتون مقابلة مع صحيفة The New York Times بريد برمنغهام، حيث وصف نظام أوراكل “الكارثي” الذي ترك دافعي الضرائب بفاتورة بقيمة 100 مليون جنيه إسترليني. لقد كلف استبدال ERP وHCM، الذي كان من المقرر أصلاً تكلفته في حدود 19 مليون جنيه إسترليني، المجلس الآن ما يزيد عن 100 مليون جنيه إسترليني.

منذ إطلاقه، أصبح نظام أوراكل تعاني من المشاكل. على سبيل المثال، كان مجلس مدينة برمنغهام بحاجة إلى تحقيق الاستقرار وتحسين عمليات البرنامج. على وجه الخصوص، قام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بنشر المعاملات بشكل غير صحيح، مما يعني أن هناك حاجة إلى عمل يدوي كبير للحفاظ على دقة النظام المالي للمجلس.

وكانت هناك أيضًا تأخيرات في تنفيذ وحدات النظام التي كان من شأنها تمكين مسؤولي الموازنة من عرض إنفاق ميزانيتهم ​​والتنبؤ به بسهولة أكبر.

وبحلول بداية عام 2024، أفاد المجلس أنه ستكون هناك حاجة إلى 45 مليون جنيه إسترليني إضافية لإصلاح المشكلات، وهو ما يزيد عن 85 مليون جنيه إسترليني أنفقها بالفعل.

أدى عدم القدرة على الحصول على بيانات مالية دقيقة إلى تأخير إضافي لمدة ستة أشهر في إغلاق حسابات العام السابق، حيث كان الفريق المالي بحاجة إلى تعديل الأخطاء يدويًا. أظهر تقريره المالي لعام 2024 أن المجلس شهد تدهورًا في الديون المعدومة بقيمة 12.5 مليون جنيه إسترليني. وفي حين أن هذا النقص يرجع جزئيًا إلى أزمة تكلفة المعيشة، يشير التقرير إلى أن “المشاكل المتعلقة بتنفيذ نظام Oracle ERP للتمويل والموارد البشرية أدت أيضًا إلى تأخير إجراءات التنفيذ.

ما الخطأ الذي حدث في Oracle Cloud في برمنغهام؟

ناقش تقرير مجلس مدينة برمنغهام المقدم إلى مجلس الوزراء في عام 2021 المشكلات التي واجهها المجلس في تنفيذ نظام Oracle Cloud ERP الجديد في ذلك الوقت.

ويوضح التقرير التحديات في الترحيل من إصدار قديم لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). إلى منتج منافس. وهو يسلط الضوء على مشكلات دوران الموظفين، والتي أثرت على مستوى المعرفة المتاحة لشركة Oracle، ويوضح أوجه القصور في عمليات تسليم البرامج، مما أدى إلى مراجعة ضمان بقيادة شركة Ernst & Young والتي دعت إلى إجراء تغييرات في الحوكمة.

ويشير أيضًا إلى التأخير في تاريخ بدء تشغيل Oracle. وهذا يعني أن المجلس بحاجة إلى ترحيل نظام SAP القديم إلى أجهزة وبرامج أحدث، ودفع مبلغ إضافي قدره 1.1 مليون جنيه إسترليني إلى SAP لمواصلة الصيانة والدعم.

وبشكل عام، يبدو أن المجلس قد قلل من تقدير العمل المطلوب لتنفيذ نظام أوراكل الجديد بالطريقة التي أرادها.