أصبحت بيئة المؤسسات الحديثة أكثر تنافسية من أي وقت مضى، الأمر الذي يتطلب تنفيذًا هائلاً للأتمتة واستراتيجيات متطورة تسمح بالاستجابات السريعة للظروف المعاكسة.
في هذه الجلسة الرئيسية المؤرشفة، تناقش راشيل لوكيت، المؤلفة ومديرة تكنولوجيا المعلومات السابقة في شركات Pohlad، وأندرو غراف، كبير مسؤولي المنتجات في TeamDynamix، ما يلي: كيف تتطور تقنيات الأتمتة؛ وكيف تستخدم المؤسسات الحقيقية الأتمتة للعثور على القيمة وإعادة التجمع لمواجهة التحديات؛ وحيث يمكنها تحويل NetOps وSecOps والعمليات التجارية للفوز بألعاب الجوع الخاصة بالمؤسسات.
كان هذا الجزء جزءًا من ندوتنا المباشرة عبر الإنترنت بعنوان “دليل مدير تكنولوجيا المعلومات لأتمتة تكنولوجيا المعلومات في عام 2024: تمكين الابتكار والكفاءة.” تم تقديم هذا الحدث بواسطة InformationWeek في 17 أبريل 2024.
نسخة من الفيديو يلي أدناه. تم إجراء تعديلات طفيفة من أجل الوضوح.
راشيل لوكيت: لقد أخذنا حالة استخدام شائعة جدًا، وهي معالجة AR وAP، وكان هذا في إحدى شركات العقارات التجارية داخل مؤسسة Pohlad. لقد استخدموا UiPath لإعداد روبوت للتعامل مع معالجة AR وAP.
ما أعجبني فيه هو أنهم وضعوه على الشاشة، وتركوه قيد التشغيل، وأعطوه مكعبًا خاصًا به حتى يتمكن الناس من المرور ومشاهدته وهو يعمل. وكان لديهم أيضًا ملاحظة هناك تشرح ما كان يفعله. أحب هذا المثال لمشاركة وتسويق ما كنا نفعله بالأتمتة، لأن ذلك يجعل الناس متحمسين لفكرة ما يمكن أن يفعله هذا الروبوت.
يعد هذا مثالًا رائعًا آخر على العقارات التجارية داخل مؤسسة Pohlad والذي يوضح حقيقة أن الأتمتة كانت موجودة منذ فترة طويلة. انضممت إلى الشركة لأول مرة منذ حوالي 14 عامًا في منصب قيادي في مجال تكنولوجيا المعلومات، وقمنا بتطبيق التعرف البصري على الأحرف (OCR) لإدخال البيانات.
لقد كانوا بحاجة إلى تقديم هذه التقارير المالية الطويلة والمضجرة عن العقارات، وكذلك عن المالكين. بشكل عام، كانت التقارير واضحة. لقد وضعنا عملية إدخال التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستيعاب كل هذه المعلومات وتحميلها إلى النظام، ومرة أخرى، كان هذا منذ حوالي 15 عامًا.
والجزء الرائع في الأمر هو أننا واصلنا تحسين العملية كل بضع سنوات، مع ظهور التحسينات في التكنولوجيا. لذلك، بدأ الأمر بمعدل دقة 90% عندما قمنا بتنفيذه لأول مرة، وهو ما كان لا يزال رائعًا، لأنه كان يزيل الكثير من الجهد اليدوي.
سيتم التخلص من هذا الفارق البالغ 10% والتعامل معه يدويًا، ولكن بعد 10 سنوات أو أكثر، كانت الدقة تصل إلى 99%، لأن التكنولوجيا استمرت في التحسن. أعتقد أن هذه نقطة مهمة يجب الإشارة إليها.
يجب علينا دائمًا التأكد من أنه عندما نقوم بأتمتة شيء ما، فإننا لا نتركه في الزاوية ونتجاهله. يجب عليك مراقبة العملية وترقيتها باستمرار لمواكبة التكنولوجيا الحالية.
الحالة الأخيرة هي حالة استخدام رائعة أخرى توفر الكثير من الوقت والموارد، مع تحسين نوعية حياة الأشخاص وزيادة رضا العملاء. حالة الاستخدام هذه هي مكتب مساعدة الخدمة الذاتية لتكنولوجيا المعلومات، وهو إعادة تعيين كلمة المرور والمزيد.
ولكن كلما زادت قدرتنا على الأتمتة، كلما تمكنا من تحسين تجربة العملاء وتجربة الموظف لموظفي مكتب المساعدة. لذا، هذه مجرد أمثلة قليلة من حالات الاستخدام المفيدة التي تبادرت إلى ذهني.
أود أن أسمع بعض الأمثلة على قصص نجاح الأتمتة التي رأيتها في تجربتك، يا أندرو، لأنني أعتقد أنك قد خدمت عددًا أكبر من العملاء والصناعات أكثر مني. إذًا، ما هي بعض أفضل قصصك؟
أندرو جراف: بالتأكيد، أعتقد أن أول شيء أريد التعليق عليه هو هذا الرسم البياني. أحب ذلك، لأن أي مؤسسة يمكنها أن تنظر وترى أن هناك فرصًا للأتمتة أكثر مما يمكنك التخلص منه. أعتقد أن المفتاح، كما ذكرت، هو التركيز. أين هو أفضل مكان للبدء؟
هذا دليل مبسط للغاية، ولكن ما رأيته من قبل المؤسسات الأكثر فعالية هو البدء بالأتمتة عندما تكون هناك مشكلة معترف بها على نطاق واسع. يجد الأشخاص على جانبي الصفقة أنها مملة، وعرضة للخطأ، وبشكل عام، لا أحد يحبها.
إن البدء هناك أمر رائع لأنه يبني الزخم، وأعتقد أن الزخم أمر بالغ الأهمية عندما تبدأ مبادرة للأتمتة. أنا متأكد من أنك رأيت أين تقوم الشركات بأتمتة الأشياء الخاطئة. أولاً، إنه لا يحل مشكلة كبيرة، والناس متشككون في وجود طريق للمضي قدماً لإنجاح هذا الأمر.
الآن، هناك بعض الأشياء التي نراها بشكل خاص من منظور الخدمة الذاتية أو إدارة الخدمة، وهي أن إعادة تعيين كلمة المرور تتطلب الكثير من الوقت حتى تكتمل. عادة، لا أحد يحب ذلك. إنه ليس محفزًا فكريًا للفني، ولا يريد المستخدم النهائي الانتظار، أليس كذلك؟
يعد تأهيل الموظفين الجدد عملية أخرى تتضمن عدة خطوات وأقسام وأنظمة مختلفة للوصول إليها. لدينا عملاء قد يستغرق إعدادهم 30 ساعة أو أكثر، لكن الأتمتة تستغرق عدة دقائق، حيث تكون المهمة الوحيدة هي بدء الموافقات.
والنتيجة الرائعة هي أن المرة الوحيدة التي تتعامل فيها مع عملية ما هي عندما لا يعمل شيء ما. وفي بقية الوقت، كما هو الحال في مثالك، يكون معدل الدقة بنسبة 99% أمرًا ينساه الناس لأنهم لا يعرفون حتى ما يحدث، وهذا رائع.
هناك الكثير من الأمثلة الأخرى. أحد الأشياء التي لاحظناها في رحلتنا في TeamDynamix هو أن بعض المؤسسات أكثر استعدادًا لتبني الأتمتة من أجل الابتكار. الكثير من هذا يتعلق بسرعة العمل. مع منصة بدون تعليمات برمجية، يمكنك الابتكار بشكل أسرع.
تنشأ فكرة عمل، حيث تتأكد من وجود البيانات في المكان المناسب، مما يسمح للأنظمة المختلفة بالتوصيل معًا بشكل أسرع بكثير. إنها حقًا أداة ابتكار في ذهني. راشيل، ما هي في رأيك المفاتيح الأساسية لإنشاء هذا النوع من التنظيم المبتكر؟
راشيل لوكيت: هذا سؤال رائع، ولقد كنت جزءًا من العديد من لجان الابتكار أو مجالس الابتكار على مدار مسيرتي المهنية. يحدث هذا دائمًا، وتقول القيادة التنفيذية إننا بحاجة إلى أن نكون أكثر ابتكارًا. إذن، ماذا يفعلون؟
يضعون المديرين التنفيذيين في غرفة الاجتماعات ويطلبون منهم أن يتوصلوا إلى هاتف iPhone التالي، أليس كذلك؟ ليس هناك ما هو أقل ابتكارًا من وجود خمسة أو ستة مديرين تنفيذيين في إحدى الشركات في قاعة المؤتمرات، لأن ذلك لا يؤدي إلى النتيجة المرجوة.
لكن يمكنني أن أخبركم، من خلال تجربتي، ما الذي أدى إلى الابتكار. عبارة الضرورة أم الاختراع دقيقة. إن وجود احتياجات مركزة، وطلبات محددة للغاية، وطلبات العملاء هي على رأس هذه القائمة الصغيرة هنا لأن طلبات العملاء غالبًا ما تكون أفضل حافز للابتكار والأفكار الجديدة والعمليات الأفضل.
ويمكن أن تأتي أيضًا من المتطلبات التنظيمية، أو الضغوط التنافسية، أو اقتراحات الموظفين، أو الأفكار والطلبات، أو توقعات الإدارة. هناك سيناريوهات حيث تقول الإدارة، يجب علينا تقليل التكلفة وزيادة الكفاءة، مهما كان الأمر.
