هذه أوقات ازدهار لمؤسسات تكنولوجيا المعلومات وقادتها. نظرًا لأن جميع أنواع المؤسسات تتطلع إلى جمع رؤى العملاء وتبسيط الخدمات واكتساب ميزة تنافسية، فإن فرق تكنولوجيا المعلومات تتوسع بسرعة. ومع ذلك، مع النمو السريع، يأتي الخطر المتمثل في أن سوء إدارة التوسع يمكن أن يؤدي إلى الرقابة، والتراخي في التخطيط، وتفويت المواعيد النهائية، والارتباك العام.
عندما تشهد إحدى مؤسسات تكنولوجيا المعلومات توسعًا مفاجئًا، فإن الهيكل الذي خدمها جيدًا في السابق قد لا يكون كافيًا للتعامل مع الطلبات المتزايدة، كما لاحظ جيمس فيلكو، المؤسس والمدير في خدمات تكنولوجيا المعلومات والشركة الاستشارية TechNoir CIO Solutions، في مقابلة عبر البريد الإلكتروني. “الأدوار الثابتة والتسلسلات الهرمية الصارمة لا تترك مجالًا لتغيير الأولويات أو استيعاب المسؤوليات الجديدة بسلاسة.”
مجال للنمو
إن مفتاح مواكبة النمو السريع يكمن في هيكلة فريق تكنولوجيا المعلومات الذي يتبنى التكنولوجيا الجديدة والتدريب ليظل على اطلاع دائم، كما تقول ديان رافيرتي، المدير الإداري لمجموعة التكنولوجيا الوطنية، في شركة التوظيف أتريوم، عبر البريد الإلكتروني. “إذا لم تقدم التدريب على أحدث التقنيات، فسيتعين على فريقك أن يفعل المزيد بموارد أقل.”
يقول فيلكو إن القيادة يجب أن تحدد التوقعات بوضوح، مع ترك مجال للحركة. ويوضح قائلاً: “إن الاستقلالية تلهم ملكية الأدوار وحل المشكلات بشكل تعاوني خارج الحدود المحددة”. ويشير فيلكو إلى أن الهياكل وحدها لا تتوسع، لكن العمليات تفعل ذلك. “إن تنفيذ أطر عمل رشيقة مثل Scrum أو Kanban يشجع على إعادة التقييم والتكيف بشكل متكرر.”
عندما يتعلق الأمر بالتحضير لنمو الفريق، فإن دانييلي جيميجناني، المدير التنفيذي للتكنولوجيا في شركة Pipefy، التي توفر حلول أتمتة العمليات التجارية بدون تعليمات برمجية، مؤمن بشدة ببرامج الإرشاد وتطوير القيادة. وتقول في مقابلة عبر البريد الإلكتروني: “بالنسبة للفرق التي تضم مزيجًا من مستويات الأقدمية، فإن دمج الأعضاء المبتدئين مع مرشدين أكثر خبرة يمكن أن يسرع من تطورهم واستعدادهم لتولي مهام أكثر تعقيدًا أو أدوار قيادية”. “إن الاستثمار في تطوير المهارات القيادية يضمن أن مديريك مستعدون للتعامل مع تحديات الفريق المتنامي، بدءًا من حل النزاعات وحتى التخطيط الاستراتيجي.”
إشارات تحذير
يقول رافيرتي إن المواعيد النهائية المفقودة، خاصة إذا أصبحت أكثر تكرارًا، تعد مؤشرًا رئيسيًا على أن الفريق قد لا يستوعب النمو السريع. “قد تلاحظ أيضًا ارتفاعًا في شكاوى عبء العمل أو غيرها من علامات عدم الرضا من جانب أعضاء الفريق”، كما تشير. إذا تركت هذه العلامات دون رادع دون الاعتراف بها وحلها، فقد يصبح معدل الدوران مشكلة رئيسية تؤثر سلبًا على الحجم والنمو.
مع توسع المشروع بسرعة، قد يصبح الحفاظ على تقسيمات العمل المحددة بدقة أمرًا صعبًا على نحو متزايد. يقول فيلكو: “يرتدي الأشخاص قبعات متعددة بدافع الضرورة، لكنهم لا يتلقون أي دعم لهذه الوظائف الإضافية”. وينشأ الافتقار إلى التنسيق بسهولة في مثل هذه الظروف المقيدة. ويقول: “إن الاستجابة بشكل متماسك للاحتياجات المتطورة والظروف المتغيرة خارج المجالات تصبح صعبة”. “تشكل الصوامع بدلاً من التعاون.”
الحفاظ على وتيرة
يعتقد رافيرتي أن التدريب وتحديث التكنولوجيا ضروريان لمنع أعضاء الفريق من الإرهاق بالعمل. وتلاحظ أن الأنظمة القديمة لا تتوسع بسهولة. كما أنها تعرض الشركات للخطر عندما يبدأ أعضاء الفريق في تخزين حقائق النظام الحيوية في رؤوسهم. وتقول: “نتيجة ذلك هي أنه عندما يغادر الشخص، قد تغادر المعلومات أيضًا”.
يستخدم تحليل الفجوات ينصح جيميجناني بتحديد مهارات أو أدوار معينة مفقودة داخل الفريق، ولكنها ضرورية لدعم النمو. “فكر في مجموعة من الفرق الداخلية الأساسية للوظائف الحيوية والتوظيف المرن من خلال المقاولين أو الاستعانة بمصادر خارجية للمشاريع أو المهارات المتخصصة.”
يقول فيلكو إنه عند التعامل مع التوسع السريع، يمكن للثقافة أن تلعب دورًا داعمًا مهمًا. يمكن أن تساعد خدمات الدعم الداخلي في تخفيف الضغط على الفرق المثقلة بالأعباء. ويقول: “النمو السريع يجهد القدرة على التحمل؛ ومبادرات الصحة تعزز الروح المعنوية”. يمكن أن يساعد التواصل المفتوح والتشجيع أيضًا الفرق المضغوطة على العمل بسلاسة وفعالية. يقول فيلكو: “عندما يشعر الموظفون بالتقدير لمهاراتهم المتنوعة والخدمة المرنة، فإن الالتزام بالنجاح المشترك يدفع الفرق إلى التغيير”. “إن الهيكل الصحيح، المكيف بشكل صحيح، يحول آلام النمو إلى مكاسب.”
مهام التخطيط
يرى جيميجناني أن إدارة نمو فريق تكنولوجيا المعلومات هي عملية من خمس خطوات:
1. تخطيط القدرات الذي يرسم مهارات الفريق الحالية ويصف المهارات الجديدة التي ستكون مطلوبة مع نمو احتياجات المؤسسة.
2. المقارنة مع المؤسسات الأخرى لاكتساب المعرفة والتعلم من أخطائهم.
3. تنمية المواهب من خلال التدريب الداخلي وبرامج التدريب.
4. تدقيق التكنولوجيا للتأكد من أن الأدوات والأنظمة الأساسية التي يستخدمها الفريق يمكن أن تتوسع بشكل فعال، بالإضافة إلى دعم سير العمل الجديد والفرق الأكبر ومتطلبات الحوكمة.
5. بناء فريق نموذجي، ثقافة تلتزم بثقافة القسم الحالية ويمكن استخدامها كنموذج للفرق الأخرى حسب الحاجة.
الخطوات التالية
عند التعامل مع النمو السريع، تقع على عاتق قائد تكنولوجيا المعلومات مسؤولية تحديد الخطوات التالية المناسبة، سواء كان ذلك يعني تعديلات إضافية، أو تعيين موظفين إضافيين، أو النظر في أطر عمل بديلة، أو مزيج من كل هذه الإجراءات. ويشير فيلكو إلى أن “إجراء التغييرات بشكل استباقي، قبل تفاقم المشاكل، يضمن أن الهيكل يمكّن الفرق من تقديم أقصى قيمة مع تقدم الأعمال”.
