أصبحت بارنسلي واحدة من أولى المجالس التي طرحت أدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي (GenAI). عبر مؤسستها بأكملها كجزء من تجربة Copilot لـ Microsoft 365 لمدة ستة أشهر، والتي تأمل أن تخفف بعض العبء الإداري الثقيل عن كاهل الموظفين.
ربما أصبحت المجالس المحلية بمثابة أرض اختبار غير متوقعة لشركة GenAI أثناء بحثها توفير في التكاليف ومكاسب الإنتاجية.
وقالت ويندي بوبلويل، المديرة التنفيذية للخدمات الأساسية في مجلس بارنسلي، إن القطاع العام يُنظر إليه في كثير من الأحيان على أنه يكره المخاطرة لأنه ينفق المال العام ويرعى بعض الأشخاص الأكثر ضعفاً في المجتمع، مما يخلق شعوراً هائلاً بالمسؤولية.
وقالت لـ Computer Weekly: “لكن هذا لا ينبغي أن يخنق إبداعنا”. “سوف يتفاجأ الناس دائمًا عندما يعلمون أن الابتكار يحدث في القطاع العام – حسنًا، في الواقع، هذا أمر لا بد منه. ليس لدينا خيار آخر. لدينا بعض التحديات الصعبة حقًا، وعلينا تقديم خدماتنا. لذا فإن الشيء الوحيد الذي يمكننا القيام به هو الابتكار”.
وقال بوبلويل إن المجلس لا يزال يقدم جميع الخدمات نفسها التي كان يقدمها قبل 10 أو 12 عامًا، ولكن ربما بنصف الميزانية ونصف الأشخاص.
وقالت: “نحن نحاول دائمًا إيجاد طرق لاستخدام الموارد بأفضل طريقة ممكنة، ولكن أيضًا نعتني بالقوى العاملة قليلاً”. “إنهم يحاولون بذل قصارى جهدهم بما لدينا، والمطالب تتزايد.
بدأ المجلس بمحاكمة حوالي 300 شخص تراخيص مساعد الطيار في أواخر العام الماضي. قال بوبلويل: “لقد عرضناها على أي شخص يرغب في الحصول عليها، وأعتقد أن ذلك جذب المستخدمين الأوائل الذين أرادوا استخدامها على الفور”.
العائد على الاستثمار
في يناير/كانون الثاني، تم توسيع نطاق الوصول إلى برنامج Copilot ليشمل جميع موظفي المجلس الذين لديهم جهاز كمبيوتر محمول – حوالي 2300 شخص – كجزء من تجربة مدتها ستة أشهر لتقنية GenAI. تكمن الفكرة في معرفة حالات الاستخدام التي توصل إليها الموظفون، وما إذا كان بإمكان المجلس الحصول على عائد على الاستثمار الذي يقوم به في الذكاء الاصطناعي.
وقالت: “نحن بحاجة إلى التأكد من أننا نستفيد بشدة من هذه التكنولوجيا، ونحن نستخدم هذه الأشهر الستة للقيام بذلك”.
لقد وصل المجلس بالفعل إلى منتصف الطريق خلال التجربة، وقال بوبلويل إن برنامج Copilot يستخدمه حوالي 60% من الموظفين الذين يمكنهم الوصول إليه. وهذا الرقم أعلى مما توقعته، حيث تقود الإدارات، بما في ذلك خدمات الشركات، والصحة العامة، والرعاية الاجتماعية للأطفال والكبار، الطريق.
يضم المجلس 180 موظفًا يتطوعون كأبطال مساعدي الطيارين، والذين يطلق عليهم “طاقم الرحلة”، الذين يمكنهم مساعدة الموظفين الأقل ثقة في استخدام الأدوات. وينظم المجلس أيضًا عروضًا توضيحية وورش عمل ومواقف أسبوعية يستضيفها Popplewell، بالإضافة إلى الدورات التدريبية والإرشادات التفصيلية.
وقالت إنه حتى الآن، تعد قدرة مساعد الطيار على تلخيص المعلومات مفيدة بشكل خاص للموظفين. وعلى وجه الخصوص، ساعدت الموظفين على التعامل مع ما أسمته “فزع ما بعد العطلة” المتمثل في العودة إلى صندوق الوارد المزدحم برسائل البريد الإلكتروني. سيقوم Copilot بإنشاء ملخص وقائمة بما يجب على الموظفين القيام به اليوم وما يمكنهم حذفه.
وقالت: “بالنسبة للقوى العاملة التي تتعرض للضغط، فهذا مجرد شيء خارج عن كاهلك”. كما يستخدم موظفو المجلس الأدوات لتدوين محاضر الاجتماعات وللمساعدة في مهام مثل كتابة العطاءات للتمويل وتحليل البيانات.
التدخلات العاجلة
في مجال الرعاية الاجتماعية، تستخدم الفرق أداة الذكاء الاصطناعي لإعادة تنظيم ملاحظات الزيارة إلى سجلات دقيقة، مقسمة إلى فئات، مما يوفر ساعات من التحليل، حتى يتمكن الأخصائيون الاجتماعيون من تحديد أولويات أي تدخلات عاجلة.
ويمكن أيضًا استخدام الأدوات لتلخيص الملفات الكبيرة عندما يتولى الأخصائيون الاجتماعيون حالة جديدة، مع تسليط الضوء على المعلومات الأساسية وعوامل الخطر. ويخطط بارنسلي أيضًا لاستخدام برنامج Copilot لإعداد مواد التدريب على الرعاية الاجتماعية، ولتصفية مجموعات البيانات الكبيرة للتحقق من دقة السجلات وتحديثها.
قال بوببلويل: “إن الأمر يشبه في الأساس منح الجميع سلطة شخصية، حيث يمكنهم الاستعانة بمصادر خارجية لبعض هذه المهام المتكررة لشخص آخر”.
ومن خلال تقليل العبء الإداري على الموظفين، نأمل أن يكون لدى العمال المزيد من الوقت لقضائه في الأعمال ذات التأثير الأكبر. وقالت: “فكرة Copilot هي أن لدينا الكثير من الأشخاص في المنظمة مثل الأخصائيين الاجتماعيين، ومتخصصي الموارد البشرية، والمتخصصين في الشؤون المالية”. “ما أريدهم أن يركزوا عليه هو الأشياء المعقدة التي يقومون بها، حيث يتعين علينا اتخاذ القرار، وهذا لا يزال قائما”.
أحد الجوانب السلبية المحتملة لأدوات GenAI هو خطر هلوسة الذكاء الاصطناعي، والتي تحدث عندما تقوم الأدوات ببساطة باختلاق الأشياء بنفسها. وقال بوبلويل إن خطر ذلك يعني أنه يتعين على الموظفين التحقق من العمل بأنفسهم وأن يكونوا على دراية بالمخاطر.
وقالت: “كل ما يتم إنتاجه بواسطة Copilot، لا تزال مسؤولاً عنه باعتبارك صانع القرار، بنفس الطريقة التي لن تكتب بها بريدًا إلكترونيًا وأعينك مغلقة وتضغط على إرسال”. “عليك التحقق من ذلك. أنت لا تزال مسؤولا. إنه لا يحل محلك، إنه مجرد تخفيف الوزن قليلاً.
رفاهية الموظفين
سيأتي جزء من فائدة استخدام GenAI من دعم رفاهية موظفي المجلس من خلال منحهم مساحة للتنفس للتركيز على ما هو مهم حقًا. على سبيل المثال، تنفق المجالس الكثير على موظفي الوكالة لسد الفجوات عندما يكون الموظفون في حالة مرضية.
الأمل هو أنه إذا كان الموظفون يعملون لساعات أقصر بسبب رفع العبء الإداري إلى حد ما، فإن ذلك سيحسن من رفاهيتهم ويقلل من احتمالية تسجيلهم بسبب المرض، مما يوفر أموال المجلس.
قال بوبلويل: “أريد أن أطلق العنان للناس لاستخدام مهاراتهم في الأعمال الأكثر تعقيدًا وأن يكونوا قادرين على حل المزيد من المشكلات”. “أعتقد أن هذا هو المكان الذي توجد فيه الجائزة.”
بالإضافة إلى الطرق التي يتم بها استخدام GenAI، يمكن أن يكون هناك المزيد من التطبيقات في المستقبل، مثل استخدام هذه الأدوات لأتمتة إدخال المزيد من البيانات لتحسين الدقة وتسريع عملية إنشاء التقارير.
وقالت: “هناك إمكانات هائلة: وهذا هو رأس جبل الجليد بالنسبة لنا”. “إنها تتيح لنا أن نكون أكثر طموحًا، مع توفير مساحة للتنفس، ومساحة للابتكار. في مجلس بارنسلي، نتحدث دائمًا عن الشجاعة، وهذا ما نريده. إنه يمنحنا مساحة لهذا الطموح”.
