ما هي إجراءات التشغيل القياسية (SOP)؟

يشرح إجراء التشغيل القياسي الفعال الخطوات المتخذة لإكمال المهمة ويبلغ الموظف بأي مخاطر مرتبطة بالعملية. يجب أن تكون التعليمات مختصرة وسهلة الفهم، مع التركيز على كيفية القيام بالأشياء بدلاً من التركيز على ما يجب القيام به.

قبل كتابة الإجراء التشغيلي الموحد (SOP)، يجب على المؤلف إجراء تقييم المخاطر لجميع الخطوات في الإجراء. وينبغي أن يحدد التقييم أي عقبات قد تنشأ أثناء العملية وأي مخاطر مرتبطة بتلك العقبات.

تتضمن الأسئلة الرئيسية التي يجب الإجابة عليها كجزء من إجراء التشغيل المعياري (SOP) ما يلي:

• من يؤدي أي دور؟
• ماذا يفعل كل دور؟
• ما هو الهدف أو النتيجة من دور كل شخص؟
• هل ما يجب أن يحدث تم شرحه بوضوح؟

لتحديد الإجراءات التي ستستفيد من إجراء التشغيل المعياري (SOP)، يجب على المنظمات إعداد قائمة بجميع إجراءاتها العمليات التجارية. يجب على المديرين مناقشة المسؤوليات والمهام اليومية للموظفين لضمان مراعاة جميع الإجراءات. يجب أخذ أي مهام روتينية يتعامل معها العديد من الموظفين في الاعتبار عند إنشاء إجراءات التشغيل المعيارية (SOP).

فيما يلي الخطوات الست الرئيسية المتبعة في إنشاء إجراء التشغيل المعياري (SOP):

الخطوة 1: حدد هدف المهمة وسبب حاجتها إلى إجراء تشغيلي موحد (SOP). العاملون في أدوار صنع القرار وغيرها المالكون حدد هدف المهمة واشرح سبب احتياج هذا الهدف إلى إجراء تشغيلي موحد (SOP).

الخطوة 2: تحديد تنسيق الإجراء التشغيلي الموحد (SOP). يقرر المؤلف تنسيق SOP. قد يكون لدى بعض المؤسسات قوالب معدة مسبقًا. والبعض الآخر يسمح للمؤلف بتصميم التنسيق الخاص به. فيما يلي أمثلة على التنسيقات المحتملة:

• أ مخطط انسيابي أو سير العمل الرسوم البيانية التي تعرض الإجراءات ذات النتائج المختلفة أو غير المتوقعة.
• قائمة نقطية أو مرقمة من الخطوات البسيطة التي تكون قصيرة وسهلة المتابعة.
• الخطوات الهرمية مكتوبة على شكل قائمة نقطية أو مرقمة ولكنها مخصصة للإجراءات التي تحتوي على العديد من الخطوات والقرارات؛ قد تحتوي هذه على خطوة أساسية تليها مجموعة من الخطوات الفرعية.

الخطوة 3: تحديد وسيلة التسليم. بمجرد اختيار التنسيق، يقرر المؤلف ما إذا كان سيجعل الإجراء التشغيلي الموحد (SOP) متاحًا كنسخة مطبوعة مكتوبة أو عبر الإنترنت ومخزنًا في ملف قاعدة البيانات.

الخطوة 4: تحديد تبعيات المهمة. من الممكن أن تعتمد مهمة إجراء التشغيل المعياري (SOP) المعني على إجراءات أخرى داخل المنظمة. يجب على المؤلف تحديد هذه التبعيات وتحديد كيفية دمجها في إجراء التشغيل المعياري (SOP) الجديد. هناك خيار آخر يجب مراعاته وهو دمج الإجراءات الجديدة في الإجراء التشغيلي الموحد الحالي.

الخطوة 5: تحديد الجمهور. يحدد المؤلف هوية الجمهور بالنسبة لإجراء التشغيل المعياري (SOP) هذا للتأكد من كتابته بشكل مناسب. على سبيل المثال، يختلف إجراء التشغيل المعياري (SOP) المكتوب للموظفين ذوي المعرفة السابقة عن الإجراء المكتوب للموظفين الجدد.

الخطوة 6: اكتب الإجراء التشغيلي الموحد (SOP). بمجرد اتخاذ جميع هذه القرارات، يكتب المؤلف الإجراء التشغيلي الموحد. تستخدم هذه التعليمات زمن الفعل المضارع والصوت النشط. إذا كان لدى المنظمة دليل أسلوب، فيجب على المؤلف الالتزام به. من المهم السماح لأي شخص سيستخدم إجراء التشغيل المعياري (SOP) بمراجعته طوال عملية الكتابة لضمان تضمين جميع الخطوات اللازمة.

الخطوة 7: اختبار وجمع الملاحظات. بمجرد كتابة المسودة، يجب مراجعتها وتحريرها واختبارها عدة مرات، مع جمع التعليقات. تتكرر هذه العملية حتى يحصل إجراء التشغيل المعياري (SOP) على موافقة جميع أصحاب المصلحة. وفي هذه المرحلة، يتم توزيعها على كل شخص سيستخدمها كجزء من وظيفته. يجب على الجمهور المستهدف تجربة مسودة إجراءات التشغيل القياسية (SOP) للتأكد من أنها تعمل على النحو المنشود. إذا واجه هؤلاء الموظفون صعوبة في فهم إجراء التشغيل المعياري (SOP) أو اتباعه، فقد يلزم تحديثه.

الخطوة 8: تنفيذ العملية. يصبح إجراء التشغيل المعياري (SOP) رسميًا بمجرد معالجة جميع المشكلات، ويمكن للجمهور المستهدف استخدامه دون مشكلات.

الخطوة 9: التحديث بانتظام. يعد إنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOP) وتنفيذها بمثابة عمليات متكررة. بمجرد كتابة التعليمات التفصيلية، يجب تحليل عملية SOP وتحديثها كل ستة إلى 12 شهرًا لضمان بقائها ذات صلة بالمعايير التنظيمية ومتطلبات الامتثال الخاصة بالمنظمة. يجب تسجيل جميع التغييرات وتتبع الإصدارات.

الخطوة 10. توفير التدريب المستمر. مجدولة بانتظام التعلم المستمر ستضمن الجلسات أن يصبح الموظفون على دراية بالإصدارات الجديدة من الإجراءات.