تساعد منصات إدارة المحتوى المؤسسي، مثل SharePoint، المستخدمين على تخزين أصولهم الرقمية وإدارتها واسترجاعها.
في الماضي، كانت أغلب المؤسسات تستخدم SharePoint Server، وهو نظام محلي يخزن البيانات داخل مراكز البيانات الخاصة أو العامة للمستخدمين. ومع ذلك، منذ تقديم SharePoint Online، وهو إصدار قائم على السحابة من النظام، لقد تخلت العديد من المنظمات عن نموذج النشر المحلي إن الانتقال إلى SharePoint Online يأتي مع مجموعة من التحديات التي يجب على المؤسسات التغلب عليها للاستفادة من نظام السحابة.
قد تختلف التحديات المرتبطة بنقل البيانات من SharePoint Server إلى SharePoint Online من حالة إلى أخرى بناءً على عوامل مختلفة، مثل تعقيد التخصيص وحجم البيانات وإصدار SharePoint Server وميزاته. ومع ذلك، يمكن أن يساعد التحضير المستخدمين على التغلب على هذه المشكلات.
اكتشف التحديات الخمسة الكبرى التي تواجهها المؤسسات أثناء انتقالها من خيارات SharePoint المحلية إلى SharePoint Online، وتعلم كيفية التغلب عليها.
1. عدم التخطيط
قد تفشل عمليات ترحيل SharePoint، وخاصة تلك التي تنطوي على عمليات معقدة هندسة البيانات والتخصيصات. يحدث هذا غالبًا عندما تتخطى المؤسسات خطوات رئيسية في عملية التخطيط، مما يؤدي إلى فجوات أو فقدان وظائف في البيئة الجديدة. إذا حدث هذا، فقد لا يتمكن المستخدمون من أداء نفس الوظائف التي أدوها في أنظمتهم القديمة، مثل استخدام InfoPath – وهو تطبيق متقاعد يتيح للمستخدمين إنشاء نماذج القبول – أو الاتصال بمشاركات الشبكة من داخل SharePoint.
وللتغلب على هذا التحدي، ينبغي على المنظمات إنشاء خطة هجرة مفصلة تأخذ في الاعتبار ما يلي:
- حماية. الحفاظ على أمن البيانات وأذونات الخريطة.
- محتوى. قم بتنظيم كافة المحتويات بعناية، بما في ذلك المستندات والقوائم والمكتبات.
- سمات. قم بربط الميزات الحالية بنظيراتها في SharePoint Online.
- أدوات الهجرة. ابحث عن أدوات الهجرة للعثور على الأداة التي تناسب احتياجات مؤسستك المحددة.
2. الخدمات والميزات القديمة
قد تتسبب التخصيصات القديمة في حدوث مشكلات لأن SharePoint Online قد لا يدعمها. على سبيل المثال، يستخدم العديد من عملاء SharePoint Server أدوات مثل InfoPath وPerformancePoint ومحرك سير العمل، ولكن SharePoint Online لا يوفر هذه الإمكانيات. وقد يعيق هذا نجاح عملية الترحيل، حيث إن الوظائف غير متوفرة في النظام الأساسي الجديد.
يجب على فرق تكنولوجيا المعلومات التأكد من أن التخصيصات الخاصة بها متوافقة مع النظام الجديد، أو قد تحتاج إلى الاستعداد لإعادة التصميم. يمكن لمسؤولي SharePoint اختيار جرد أي ميزات يستخدمونها ولا تتوفر في البيئة الجديدة. بعد ذلك، يمكنهم تقييم إعادة تصميم هذه الوظيفة في خدمات SharePoint الجديدة، بما في ذلك تطبيقات الطاقة، باور بي آي و أتمتة الطاقة.
3. الروابط المكسورة
بالنسبة لبعض المؤسسات، يعد SharePoint هو المكان المناسب لتخزين محتوى Microsoft Office، مثل ملفات Excel وWord وPowerPoint. وهذا يعني أن أي محتوى داخل هذه الملفات يرتبط بمستندات SharePoint أخرى يؤدي إلى روابط معطلة بمجرد قيام المؤسسة بنقل المحتوى إلى SharePoint Online.
لمنع هذه الروابط المعطلة، يجب على مسؤول SharePoint تقييم وتحليل كل المحتوى المخزن ثم تعديل الملفات باستخدام الروابط المضمنة بعد الترحيل للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح في النظام الأساسي الجديد.
4. قيود أداة الترحيل
بعض أدوات ترحيل SharePoint لا تدعم الإصدارات الأقدم من SharePointعلى سبيل المثال، تقدم Microsoft أداة SharePoint Migration Tool المجانية لمساعدة العملاء على الانتقال من أحدث إصدار من SharePoint Server إلى السحابة. ومع ذلك، لا تدعم الأداة الانتقال من الإصدارات الأقدم.
نتيجة لذلك، قد تفكر بعض المؤسسات في استخدام أدوات الترحيل المدفوعة، مثل ShareGate وAvePoint. أو قد تبدأ بموقع SharePoint جديد وتترك كل المحتوى القديم خلفها.
5. إدارة التكاليف
تقدم Microsoft SharePoint Online في معظم مايكروسوفت 365 الخطط، مثل تراخيص Enterprise وBusiness Standard وPremium. ومع ذلك، تعتمد سعة التخزين على عدد المستخدمين. على سبيل المثال، تقدم 10 جيجابايت لكل ترخيص مستخدم مؤهل و1 تيرابايت من سعة التخزين الأساسية تخزينقد يكون لدى بعض العملاء أكثر من 1 تيرابايت من البيانات ومجموعة صغيرة من المستخدمين، مما يعني أنهم قد يحتاجون إلى شراء مساحة تخزين إضافية لتنفيذهم. يجب على المؤسسات التخطيط لتكاليف SharePoint، بما في ذلك أي خدمات أخرى محتملة خارج SharePoint، مثل Power Apps Premium، والتي قد يحتاجون إليها.
للتغلب على تحديات انتقال SharePoint، يتعين على المؤسسات اتخاذ الخطوات المناسبة لتقييم البيئة الحالية. ويتطلب التعامل مع هذه التحديات التخطيط الدقيق وتخصيص الموارد بمهارة، وفي كثير من الأحيان، المساعدة من المتخصصين في انتقال SharePoint.
يدير رضا شوفاني ممارسة الاستشارات التي شارك في تأسيسها، Biz Technology Solutions, Inc. وهو مستشار معلومات الرعاية الصحية وخبير سحابي ومهندس ذكاء الأعمال الذي يساعد عملاء المؤسسات على الاستفادة القصوى من التكنولوجيا لتبسيط العمليات وتحسين الإنتاجية.
