تهانينا! لقد تمت ترقيتك للتو إلى منصب كبير مسؤولي المعلومات أو أنك تنضم إلى شركة أخرى بصفتك كبير مسؤولي المعلومات، سواء كنت جديدًا في هذا الدور أو محترفًا متمرسًا. لقد سألنا بعض كبار مسؤولي المعلومات عن الأولويات التي يعطونها الأولوية ولماذا. وهذا ما كان لديهم من إجابات.
على سبيل المثال، أجاي سابلوك، كبير مسؤولي المعلومات ورئيس قسم البيانات في شركة الأمن السيبراني روبريكيقول إنه من الحكمة تطوير فهم جيد لأساسيات تكنولوجيا المعلومات وتعزيزها. ويشمل ذلك الهيكل التنظيمي مع الأدوار والمسؤوليات والهندسة المعمارية والتطبيقات والبيانات والأمان وتحليل أصحاب المصلحة والميزانية، فضلاً عن فهم الحالة الحالية للعمليات التشغيلية.
يقول سابلوك في مقابلة عبر البريد الإلكتروني: “إن فهم وتعزيز خط الأساس لتكنولوجيا المعلومات أمر أساسي ويجب أن يكون قويًا بما يكفي للبناء عليه. يلعب كل مكون من خط الأساس دورًا مهمًا في تحويل تكنولوجيا المعلومات إلى محفز تجاري للنمو والتوسع”.
قد تكون التحديات النموذجية التي تواجه إنشاء وتحسين خط الأساس لتكنولوجيا المعلومات هي ثقافة تكنولوجيا المعلومات الحالية التي تقاوم التغيير، وانتشار تكنولوجيا المعلومات الظلية التي تعوق تقدم التحسين، ولامبالاة أصحاب المصلحة تجاه تكنولوجيا المعلومات الناجمة عن فترات طويلة من عدم استجابة تكنولوجيا المعلومات أو عدم توافقها. قد يكون أيضًا غياب عنصر معين مثل الهندسة المعمارية أو نظافة البيانات أو عمليات تدقيق التغيير التي تتطلب جهدًا هائلاً لإنشائها وقد لا يكون لديها دعم الميزانية، وأحيانًا الميزانيات المخصصة بشكل غير صحيح أو المفقودة.
أجاي سابلوك، روبريك
“إن الخطوات القليلة الأولى هي أفضل طريقة لبناء مصداقية تكنولوجيا المعلومات مع جميع أصحاب المصلحة وإعدادها للنجاح في شكل استثمارات إضافية في تكنولوجيا المعلومات، وميزانية متوازنة، وعمليات محسنة، وإلغاء تدريبات الحرائق اليومية. كما أنها تخلق إطارًا لمتابعة الالتزامات والوفاء بها، والابتكار والتوسع، والتعاون داخل الإدارات وعبرها، والتواصل بشكل فعال”، كما يقول سابلوك.
فهم المبادرات الاستراتيجية للشركة
عندما انضم شون بايك، رئيس أمن المعلومات/مدير تكنولوجيا المعلومات، إلى شركة حلول الأمن والبنية التحتية شبكات A10كانت أولويته الأولى هي فهم المبادرات الاستراتيجية للمنظمة. ولتحقيق هذه الغاية، أمضى وقتًا طويلاً مع قادة المنظمة في محاولة تحديد المنتجات والخدمات الأساسية، وعناصر خارطة الطريق الحالية، والتقنيات التي تدعمها. وقد تم تنفيذ هذا التمرين كتحليل غير رسمي لتأثير الأعمال (BIA) مع التركيز على ما سيكون الأكثر أهمية في غضون 24 إلى 36 شهرًا.
كانت أولويته الثانية هي فهم الوضع الأمني للمنظمة من خلال عدسة القدرات الموجودة. ولم يكن هذا يعني أنه كان يقوم في البداية بإعداد التقارير أو النظر في مؤشرات الأداء الرئيسية وحلول التسجيل. بل كان يقوم بدلاً من ذلك بإجراء تقييم نضج القدرات على مستوى عالٍ.
“قد لا يكون الأمر كما يفعل الآخرون، لكنني أسجل كل الحلول في 9 مربعات” [grid] “مع التكنولوجيا على المحور Y والنضج على المحور X. تعني كلمة “التكنولوجيا”، هل هذا هو الحل المناسب لمنظمتنا الحالية وإلى أين نتجه؟ تعني كلمة “النضج” هل يتم تغذية هذا الحل والعناية به؟” يقول بايك في مقابلة عبر البريد الإلكتروني. “قد يستغرق هذا بضعة أسابيع أو نحو ذلك، ولكن في نهاية العملية، انتهي بفكرة جيدة حقًا حول نضج كل أداة، وما إذا كانت تتناسب مع استراتيجية المنظمة طويلة الأجل، وأي مجالات الأمن السيبراني تتطلب اهتمامًا فوريًا”.
شون بايك، A10 Networks
نصيحته للمتدربين هي أن يعرفوا المنظمة بشكل أفضل مما تعرف نفسها، حتى لا يتركوا حجرًا على حجر.
“[Y]”ستكون أكثر نجاحًا إذا كنت تعرف كل ما يجب معرفته عن الشركة. ستتعرف على المشكلات بسرعة أكبر وستحصل على الأدوات التي تحتاجها لحلها”، كما يقول بايك. “من هذه النقطة، يتعلق الأمر فقط بإدارة المخاطر وتحديد الأولويات. ما هي العناصر الأكثر أهمية التي يجب معالجتها؟ ما هي العناصر التي يمكنني إنجازها بسرعة لإحداث تأثير فوري؟ ما هي العناصر التي ستتطلب تخطيطًا كبيرًا؟ تنتقل الإجابات على هذه الأسئلة مباشرة إلى خطة مدتها 3 سنوات”.
وتتمثل فوائد نهجه في بناء علاقات طيبة مع الزملاء، وفهم نقاط الضعف التي تواجهها المنظمة، وفهم ما تطمح الشركة إلى أن تكون.
الانتصارات السريعة مهمة
عندما انضم شانون توماس كلية هينيبين التقنية وبصفتها مديرة تقنية المعلومات، كانت خطوتها الأولى هي إجراء مقابلات مع فريق التكنولوجيا لأن ذلك سمح لها ببناء علاقات معهم، وفهم ما يعرفونه، وما يثير شغفهم، وما يرغبون في رؤيته يتغير. كما سمح لها ذلك بفهم المشهد التكنولوجي في المؤسسة.
“أخبرتهم أن كل شيء على الطاولة يجب تحسينه. طرح الفريق كل ما كان يدور في أذهانهم بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر كيفية معاملتهم من قبل المستخدمين النهائيين، وحجم العمل، وقضايا الأمن، وحتى رغبتهم في مقلاة هوائية”، كما يقول توماس. “ثم التقيت بجميع أصحاب المصلحة لفهم أكبر نقاط الضعف لديهم سواء مع فريق التكنولوجيا وتكنولوجيا المعلومات، ومع حياتهم اليومية. تحدثنا عن أحلامهم لإداراتهم، ونقص الميزانيات لديهم، وكيف لم يشعروا دائمًا بالاستعداد للقيام بوظائفهم”.
وبينما كانت تعمل على هذه المحادثات، رسمت خريطة للحالة الحالية وسجلت كل الأحلام التي طرحها الناس في الاجتماعات وكيف تم تتبعها إلى التكنولوجيا والميزانية الإجمالية للكلية، فضلاً عن أي شيء يجب ملاحظته فيما يتعلق بالعقود طويلة الأجل. في ذلك الوقت، كان “كل شيء” مشتعلًا: كانت المعدات قديمة، وكان من الضروري معالجة الأمن، وكانت هناك أدوات زائدة عن الحاجة. والأسوأ من ذلك، أن الفريق الذي ورثته كان يعاني من ضعف الروح المعنوية.
بعد ذلك، حددت مكاسب سريعة، مثل شيء من شأنه أن يحدث تأثيرًا كبيرًا أو شيء تم توقيته بشكل مثالي بسبب العقود. على سبيل المثال، كان نظام الهاتف يقترب من نهاية الدعم، لذا انتقلوا من الهواتف المحلية إلى الهواتف السحابية التي يمكن دمجها مع أنظمة أخرى.
“لقد استغرق الأمر بضع سنوات حتى نرى ثمار العمل حقًا، لكننا رأينا بعض التغييرات الكبيرة حقًا. أولاً، قمنا بإصلاح العلاقة المتوترة مع المستخدمين النهائيين والأقسام الأخرى. وشمل ذلك تنفيذ خطة استبدال مدتها 5 سنوات لأجهزتنا بدلاً من الانتظار حتى تموت جميعها من تلقاء نفسها. كما عززنا موقفنا الأمني من خلال التخلص التدريجي من المعدات القديمة”، كما يقول توماس في مقابلة عبر البريد الإلكتروني. “ثانيًا، تأكدنا من وجود الأشخاص المناسبين في الأماكن المناسبة في الفريق، و [they] حصلوا على الدعم الذي يحتاجون إليه للقيام بوظائفهم على أكمل وجه. وقد أدى هذا إلى زيادة مدة خدمة أعضاء الفريق بشكل كبير وتعزيز الروح المعنوية. ثالثًا، تنفيذ نظام إدارة علاقات العملاء لدينا والأتمتة الأخرى التي قمنا بها [reduced] الأعباء الإدارية [on] “لقد ساعدنا الموظفون في التواصل مع طلابنا والعملاء المحتملين في الوقت المناسب.”
بالإضافة إلى ذلك، حققت الكلية زيادة بنسبة 30% في الأعمال الجديدة وزيادة بنسبة 157% في الاحتفاظ بالطلاب المعرضين للخطر. وتمكنت من التخلص من العديد من الأنظمة المكررة، مما سمح لها بتقليص ميزانيتها وديونها الفنية.
رفع مستوى النهج المتبع في مجال تكنولوجيا المعلومات
لا تكتفي أقسام التكنولوجيا سوى بـ “إبقاء الأضواء مضاءة”، خاصة وأن الأعمال والتكنولوجيا يشكلان جزءًا واحدًا في الاقتصاد الرقمي اليوم. ومع ذلك، لا تقدر بعض المؤسسات تكنولوجيا المعلومات ونظم المعلومات بالقدر الذي ينبغي لها.
على سبيل المثال، قبل ثلاث سنوات، قال ديفيد ويسونج، مدير تكنولوجيا المعلومات في شركة حلول الطاقة النظيفة حلول الطاقة رفض أول عرض للعمل في الشركة لأن الدور كان محددًا كمدير أول يتبع نائب الرئيس للشؤون المالية. في ذلك الوقت، لم تكن هناك أدوار تنفيذية، لكنه كان قادرًا على إقناع الرئيس بأن من مصلحة الشركة أن يكون لديها نائب رئيس على قدم المساواة مع نواب الرئيس الآخرين.
بعد توليه منصب نائب الرئيس لأنظمة المعلومات، بدأ العمل على استراتيجية تقوم على فلسفة “عدم الإضرار”. وهذا يعني عدم المجيء وإجراء التغييرات على الفور. بل التعرف على الأشخاص الذين ستضطر إلى التفاعل معهم والبدء في بناء العلاقات.
“[The] “أفضل طريقة لبناء العلاقات هي طرح الأسئلة ثم الصمت لأنك يجب أن تكون قادرًا على الاستماع. لقد قمت بالعديد من الملاحظات والزيارات، فقط لأرى كيف تعمل الفرق. كنت أستمع فقط،” كما يقول وايسونج. “لكن [from] من وجهة نظر فردية، سأطرح الكثير من الأسئلة حتى أتمكن من الإجابة. [could] ابدأ في تطوير التفاهم والعلاقات لأنك بحاجة إلى الثقة. يمكنهم [also] “كن جزءًا من نجاح التغيير الذي يجب أن يحدث.”
مع وجود هذه العلاقات في مكانها الصحيح، من الممكن البدء في التعاون، مثل العمل على تحليل الفجوات بحيث يتضح ما يحتاج إلى التغيير، ولماذا، ومتى. في حالة شركة Energy Solution، كان التحدي الذي واجهته هو النمو المفرط.
كما حرص على أن يطلب من مديريه أن يصفوا له فشلاً ذريعاً ونجاحاً ذريعاً. وفي بعض الحالات، كانت المواقف متشابهة، ولكن وصفها كان مختلفاً من قِبَل أشخاص مختلفين. وقد ساعده هذا التمرين على فهم عقلية كل منهم على حدة.
في حين يركز قسم تكنولوجيا المعلومات على البنية الأساسية، فإن قسم نظم المعلومات، الذي يشرف عليه وايسونج أيضًا، يبني برامج مخصصة نظرًا لأن برامج COTS لا تعمل بشكل جيد في أشياء محددة في قطاع الطاقة. ومع ذلك، لكي يعمل كل شيء، كان عليه جمع المطورين الذين كانوا يعملون في خطوط الأعمال تحت سقف واحد مع ميثاق واحد لما كان كلا القسمين يفعلانه لدعم مهمة المنظمة.
كما يلعب فريق Weisong دورًا فعالاً في برامج الحوافز القائمة على السوق التي تقدمها Energy Solutions لشركات المرافق العامة والوكالات الحكومية في ولاية يوتا. لتسهيل ذلك، احتاج قسم أنظمة المعلومات إلى إنشاء تطبيق من نوع دفع الفواتير الصناعية قادر على تسهيل برنامج الحوافز. كما قاموا ببناء منصة يمكنها خدمة برامج متعددة لعملاء متعددين.
يقول وايسونج: “إذا بدأت في بناء العلاقات منذ البداية، فإن ذلك يجعل الأمور أسهل لأن الناس يريدون التعاون. يستغرق الأمر وقتًا أطول، لكنه أكثر قابلية للتنبؤ. بهذه الطريقة يمكننا توسيع نطاق البرامج وتبني المزيد منها مما يخلق المزيد من وفورات الطاقة لعملائنا والمزيد من الأرباح للشركة”.
