ينتظر الإفراط في الإنفاق غير الحذر عند إدارة بيئات تكنولوجيا المعلومات غير المتجانسة التي تتضمن برامج محلية وتطبيقات سحابية وبرامج كخدمة (SaaS)، حتى مع إدارة أصول البرمجيات (SAM)) تستمر في التكيف والتطور إلى ما هو أبعد من مجرد عمليات تدقيق المخزون.
وفقًا لكومارافيل راماكريشنان، إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM) يقول مدير التسويق في ManageEngine، التي تطور العديد من عروض إدارة تكنولوجيا المعلومات، إن إدارة خدمات المؤسسات لا تزال “منطقة رمادية” تتطلب الخبرة لحلها، حتى مع تكامل إدارة خدمات المؤسسات المنعزلة قبل بضع سنوات بشكل متزايد مع إدارة الخدمات السياقية وأدوات إدارة خدمات المؤسسات.
غالبًا ما يتم استخدام SAM في الموقع لتحسين المراقبة في الوقت الفعلي لعمليات نشر البرامج واستخدام التراخيص وحالة الامتثال. فهو يوفر طريقة لجلب المعلومات من الخدمات التي لم تكن متاحة سابقًا إلى الأدوات التي توفر إدارة التغيير أو التكوين. يساعد مراقبة استخدام البرامج باستخدام أداة SAM في تقليل التكاليف من خلال تتبع تراخيص البرامج واستخدامها.
“لقد تجاوز الأمر التقليدي” إدارة التراخيص في الموقع ويقول راماكريشنان: “إن التحول نحو إدارة تطبيقات SaaS حيث توجد نماذج ترخيص وتحديات فريدة للغاية”.
من الناحية المثالية، يجب إدارة اشتراكات SaaS من خلال تقييم الوظائف التي يحتاجها الأشخاص لأداء عملهم. يجب أن تكون الأدوات التي تدير اشتراكات SaaS قادرة على إدارة جميع منتجات SaaS والوظائف الإضافية التي تستخدمها المؤسسة في مكان واحد، مع تدفقات عمل آلية لدعم الموافقة على الترخيص أو الشراء أو النشر أو التوفيق أو التحقق من الامتثال.
ويقول راماكريشنان: “هذا يقلل من التدخل اليدوي والأخطاء البشرية، ويمنحك مستوى أفضل من الإدارة والتتبع والإدارة”.أدوات سام يمكن نشر عمليات آلية للتقاعد والتسريح، لذلك عندما يترك موظف مؤسسة ما، توجد مجموعة من العمليات التي تتسلسل تلقائيًا.
حتى الآن بيئات مختلطة وغير متجانسة ويقول إن هذا يجعل المشهد “صعبًا بعض الشيء”، وأن العملية أو الممارسة لا يمكن أن تساعد “إلا قليلاً” في هذا الصدد، مضيفًا: “ما هي المنتجات المرخصة من السحابة؟ وأيها تعمل كتثبيتات في بيئة الشركة الخاصة بها مع تراخيصها الخاصة؟ غالبًا ما يكون من غير الواضح أي منها موجود في الموقع، وأيها موجود في السحابة، وما هو موجود في شكل واحد أو أكثر”.
كما يسلط راماكريشنان الضوء على أهمية متابعة خدمات الاشتراك التي يتم تشغيلها على البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة والتي لا تعتمد على المستخدم. “إلى حد كبير، هذه [areas] “لقد أصبحت الأمور معقدة ومتنوعة”، كما يقول. “إذا كانت لديك الأدوات المناسبة، فيجب أن تكون قادرًا على تنفيذ الذكاء الاصطناعي [artificial intelligence]”.”
كيفية التعامل مع SAM
يقول إريك هيلمر، كبير مسؤولي التكنولوجيا لدى شركة ريميني ستريت، إن تجنب الإفراط في الإنفاق على إدارة الأصول الرقمية يتوقف على ضمان توافق التغييرات مع النتائج التجارية المرجوة. وفي المقابل، ينبغي لأي إرشادات مطلوبة أن تتعلق بحالات استخدام محددة.
“يقول إن العديد من البائعين يشجعون التغيير قدر الإمكان، ربما بالانتقال من أصول البرامج المحلية وإعادة تنفيذها بالكامل كخدمة SaaS. ثم تدرك أنك أخذت معك عامًا واحدًا فقط من البيانات ولا يزال لديك 20 عامًا من البيانات على النظام القديم. يمكن أن يخرج الأمر عن السيطرة تمامًا.”
هل تعتمد على نموذج شراء الأصول التقليدي، حيث يتم استهلاك هذا الأصل على مدار عمره الافتراضي ثم التخلص منه من خلال نوع ما من السياسات؟ ماذا يحدث لهذا الأصل عندما تنتقل إلى نموذج التأجير؟ ماذا يحدث مع نفقات التشغيل مقابل نفقات رأس المال؟ ماذا عن الآثار الضريبية وتوطين البيانات واعتبارات الامتثال في نشر البرامج؟
يقول هيلمر: “هناك العديد من الاعتبارات. فالناس يطلبون المشورة من أشخاص لا يؤمنون بنظرية معينة، ولكن شركات تكامل الأنظمة الكبرى والتكتلات غالباً ما تكون حريصة على تلك المشاريع الأكبر حجماً، والتي قد لا تحتاج إليها أو لا تريدها”.
ابدأ بالأصول الموجودة. هل يمكن تحقيق نتائج أعمالك باستخدام البرنامج الذي لديك اليوم؟ ربما لا تحتاج إلى إحداث تغيير بقيمة 50 مليون دولار لمدة عام. ربما لا تحتاج إلى تنفيذ حزمة كبيرة ستستمر في استنزاف تكاليف الدعم والصيانة. قد لا يستلزم تمكين الأعمال تنفيذًا أو شراءً جديدًا لأن المؤسسات قد لا تدرك القدرات أو الإمكانات الكاملة للأصول التي تمتلكها بالفعل.
يقول هيلمر: “يستخدم العديد من الأشخاص جزءًا ضئيلًا فقط من الميزات أو الوظائف التي يحق لهم الحصول عليها، والتي اشتروها”. “تستخدم Oracle وSAP [offer] “بعض من أكثر حزم البرامج القابلة للتوسعة والتخصيص على هذا الكوكب.”
يشير هيلمر إلى استحواذ VMware على Broadcom كمثال على كيف يمكن أن يؤدي احتكار الموردين إلى إجبار المؤسسات على الاشتراكات الأكثر تكلفة. قد يقدم مزود واحد الحل التقليدي “التعامل بحزم مع كل شيء” عندما تسوء الأمور، لكن عدم المرونة أو السرعة قد يكون أكثر تكلفة.
يقول هيلمر: “تسمي شركة جارتنر هذه الاستراتيجية بالاستراتيجية القابلة للتكوين. فالخيارات المتاحة تعني أنه يمكنك العثور على أفضل الحلول المناسبة. ينقل العديد من الأشخاص إدارة الموارد البشرية إلى Workday أو إدارة علاقات العملاء إلى Salesforce”.
فهم أهدافك
يتفق المحللان في شركة جارتنر جاسوانت كالاي ويولاندا هاريس على أن التفكير والتخطيط الكافيين ضروريان للحد من الإنفاق الزائد المحتمل. وعلى الرغم من تطور أدوات إدارة الأصول الرقمية، فقد يكون من الخطأ افتراض أنها يمكن أن تعمل “خارج الصندوق”، أو تتكامل بسلاسة أو تتطلب تدخلاً يدوياً قليلاً.
فهم أهدافك القصيرة والمتوسطة والطويلة المدى – ما تريده من أدوات إدارة الأصول البرمجية فيما يتعلق بحالة العمل، ومتى لم يعد الجهد اليدوي مستدامًا مع زيادة تعقيد مجموعة البرامج – فهم يحثونك على ذلك.
ويحذر المحللون من أن “المنظمات قد تبالغ في تقدير قدرات أدوات إدارة الأصول الرقمية. لذا، ينبغي تطوير حالات استخدام واضحة ومستهدفة. والنظر في مدخلات البيانات المطلوبة لأدوات إدارة الأصول الرقمية للعمل بشكل فعال والاحتياجات التجارية التي من المفترض أن تلبيها بيانات إدارة الأصول الرقمية”.
حدد عددًا قليلاً من الموردين وأنواع الأدوات المحتملة أو تكاملات البيانات، وقم بتحليل الفجوات بينهم، بالإضافة إلى أي نماذج تسليم متغيرة من النظام المحلي إلى SaaS مقابل رحلة السحابة الخاصة بالمنظمة لضمان الملاءمة ليس فقط اليوم، ولكن في المستقبل – ولا تعتمد فقط على ادعاءات التسويق للموردين في هذا.
يجب أن يكون أصحاب المصلحة المعنيون من مختلف أنحاء المؤسسة، وأن يتجاوزوا تكنولوجيا المعلومات والتوريد والمشتريات إلى الأمن والهندسة المعمارية للمؤسسة والتمويل والمخاطر وما إلى ذلك. انتبه جيدًا لمتطلبات أصحاب المصلحة، بما في ذلك التحديات الحالية التي يواجهونها، وتواصل مع فوائد إدارة الأصول الرقمية الموثوقة لكل قسم أو إدارة.
ويجب أن تكون المطالبات واقعية وقابلة للتحقيق، خاصة وأن دعم نجاح أداة إدارة الأصول الرقمية قد يتطلب بيانات محددة من أصحاب المصلحة الأفراد، مع إعطاء الأولوية لحالات الاستخدام من خلال العروض التوضيحية المتعمقة أو إثباتات المفهوم، كما أضافوا.
ويشير ستيف بونتينج، مدير شركة Software AG، إلى أن أغلب الشركات قد توسعت في مجموعة أدواتها التقنية، الأمر الذي ينتهي غالبًا إلى التكرار أو تداخل التقنيات. ويقول: “لقد وجدنا أنه بين جائحة كوفيد وعام 2023، نمت تطبيقات SaaS إلى حوالي 1061 تطبيقًا داخل المؤسسة. وهذا من شأنه أن يسبب مشاكل ضخمة فيما يتعلق بالتوافق بين الأنظمة والأمان والبيانات”.
إن تحقيق الرؤية والتحكم في كل هذا يعني الذهاب إلى ما هو أبعد من تطبيقات المراقبة والإدارة. من يمول ماذا؟ هل الشراء المركزي أو الشراء عن طريق التسويق يضيف تطبيقات لحل مشكلة معينة لديهم؟ ماذا عن تكنولوجيا المعلومات الظلية، والتي قد لا يتم توثيق استخدامها رسميًا في أي مكان أو من قبل أي شخص؟
يقول بونتنج: “قد ينتهي بك الأمر إلى وظائف منعزلة في كل منطقة جغرافية. ثم لن تستفيد من اقتصاديات الحجم أيضًا. إذا كان لديك ستة تطبيقات مختلفة، فكيف تبدأ في جمع كل هذه البيانات معًا، وتنظيم كل هذه البيانات، وإزالة التكرارات من كل ذلك؟ إنها فوضى.
“لن تكون الإجابة “نقل كل شيء إلى السحابة”. قد يكون هذا منطقيًا فقط مع الحاجة إلى المرونة بمرور الوقت، مع مراعاة رسوم نقل البيانات أيضًا. في الوقت نفسه، يجلب الاستعانة بمصادر خارجية للبنية الأساسية مخاطرها الخاصة، كما هو الحال مع خلل في تحديث CrowdStrike للمؤسسات التي تعمل بنظام Windows عالميًا في 19 يوليو.
فكر في الخدمات التجارية المهمة، وما الذي يولد الإيرادات، وكيف قد يتأثر ذلك بالاضطراب أو الانقطاع، وما هي الأنظمة الأساسية فيما يتعلق بذلك. يساعدك Optimal SAM على العمل من خلال ما لديك، ورسم صورة أكثر تفصيلاً لـ “إدارة المحفظة الاستراتيجية” وتوفير المزيد من الفرص لتحسين التكلفة.
ويقول بونتينغ: “إنك تريد أن تكون قادرًا على التحديث والاستفادة من القدرات الجديدة”.
قد يكون التعقيد أمرا مفروغا منه
يؤكد سيمون موريس، نائب رئيس استشارات الحلول في ServiceNow، أنه في البيئات غير المتجانسة فإن “السؤال الحقيقي” هو كيفية إدارة التعقيد. “سوف نضطر دائمًا إلى العمل باستخدام مجموعة أدوات محلية قديمة. ونماذج اللغات الكبيرة الشائعة [LLMs] قد يكون محظورا [to implement] “وفي السحابة أيضًا”، كما يقول.
يصف موريس “منصة المنصات”، التي تربط بين تنوع البيانات ومصادرها وتديرها، مما يسهل الرؤية بما يتجاوز جرد الأصول أو “بناء قاعدة بيانات كبيرة”.
“إن تحفيز العمل على البيانات، وخفض التكاليف، وتحسين التجربة، أمر سيئ بالنسبة للأشخاص الذين يحاولون إنجاز العمل”، كما يقول. “قم برفع البيانات من الصوامع حتى تتمكن من استخدامها بشكل صحيح”.
بعد الممتلكات والأشخاص، فإن الأصول هي التي تحدد التكلفة وشكل الميزانيات العمومية، لذا من الأهمية بمكان أن نبدأ بالتفكير في نتائج الأعمال المرغوبة، ثم الانتقال إلى إعداد الأشخاص للتغيير وإقامة “شراكات أكثر ذكاءً”.
ويحذر موريس قائلاً: “إذا بدأت بالتكنولوجيا وشراء الحلول، فلن تحصل أبدًا على تحول جوهري في الأعمال”.
مع ذلك، يمكن اكتشاف الإفراط في الإنفاق في أي مكان، وليس فقط في مجالات مثل الترخيص أو نقل البيانات، بما في ذلك الإفراط في شراء التكنولوجيا، أو الشراء عندما يمكنك إعادة الاستخدام، أو الشراء قبل الأوان. إن تجنب الإفراط في الإنفاق على إدارة الأصول يعني وضع الاعتبارات المتعلقة بدورة حياة تكنولوجيا المعلومات والموظفين بالكامل في الحسبان.
يقول موريس: “أول ما يسبب الهدر هو أن الناس يبحثون عن نتيجة تجارية وينتظرون تسليم البرامج، ولا يتمكنون من تحقيق هذه النتيجة. والفرصة تكمن في التدفق النقدي وحل المشكلات لجعل الناس أكثر إنتاجية في وقت أقرب”.
يتفق ستيف شميت، نائب رئيس إدارة المنتجات في شركة Flexera، التي استحوذت مؤخرًا على شركة Snow Software المتخصصة في إدارة الأصول، على أن هناك نقصًا حقيقيًا في رؤية تكنولوجيا المعلومات بشكل عام. ويقول: “حتى بين الفرق التي تعمل على هذا، يقول العديد منهم إنهم لا يتمتعون برؤية كاملة”.
وأضاف أن شركة Flexera أجرت استطلاع رأي حول العاملين المتقدمين في إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات والذين يعتقدون أن ما بين 20% إلى 30% من الإنفاق يُهدر، بما في ذلك أحمال العمل عالية القيمة للبرامج الموجودة الآن في السحابة – وهي نقطة ضعف تاريخية لفريق FinOps وSAM.
اختر المجالات التي تنفق فيها أعلى قدر من المال أو الفرص، وفكر في الطبقات – فيما يتعلق برؤيتك ثم رؤى التحسين ذات الصلة التي يمكن البناء عليها والاستفادة منها. لا تنسَ أيضًا إدارة الأمن والإدارة المالية عندما يتعلق الأمر بإمكانية تحسين تكاليف إدارة الأصول الرقمية، كما ينصح شميدت.
من الواضح من الخبراء الذين تحدثت إليهم Computer Weekly أن المقاييس المتعلقة باستخدام SaaS تشكل عنصرًا أساسيًا في إدارة التكاليف. ووفقًا لكالاي وهاريس من شركة Gartner، فقد يصل معدل إهدار SaaS إلى 25%، من حيث الاشتراكات غير المستخدمة.
تُظهر بيانات Gartner أن الإنفاق على SaaS يتوسع بنسبة 15% سنويًا. تتطلب إدارة النفايات المحتملة في SaaS فهمًا جيدًا لاستخدام البرمجيات وSaaS عبر مختلف أصحاب المصلحة في المؤسسة. كل هذا جزء من عملية SAM التي يتم تحديثها بانتظام لتأخذ في الاعتبار كيفية تغير استخدام البرمجيات وSaaS بمرور الوقت، مما يساعد المؤسسات على تعظيم القيمة في تراخيص البرامج ورسوم SaaS.
