حديثة مسح نبض شركة برايس ووترهاوس كوبرز وكشفت أن مديري الأعمال يستثمرون في التقنيات الجديدة (51%) لتعزيز أداء الأعمال، حيث قامت أكثر من نصف الشركات التي شملتها الدراسة (54%) بتنفيذ الذكاء الاصطناعي التوليدي في بعض مجالات أعمالها في العام الماضي. ومع ذلك، بما أن المؤسسات تتطلع إلى مبادرات رقمية جديدة، فمن المهم بالنسبة لها أن تقوم أيضًا بتقييم عملياتها القديمة عبر جميع الوظائف في المنظمة.
غالبًا ما تجد العديد من الشركات نفسها تتصارع مع الديون العملية ولكنها تفشل في معالجتها – مما قد يؤدي إلى فشل المبادرات التكنولوجية اللاحقة. في حين أن الديون الفنية هي مفهوم أكثر شيوعًا ينبع من تطوير البرمجيات الذي يصف تكلفة اتباع الاختصارات أو استخدام الحلول السريعة في التعليمات البرمجية، فإن الديون العملية تتعلق بعدم الكفاءة والتكرار في سير العمل والإجراءات التنظيمية. ويمكن أن يكون للديون المعالجة أيضًا آثار بعيدة المدى غالبًا ما تكون أقل وضوحًا بالنسبة لقادة الأعمال، مما يجعلها قوة خبيثة يمكنها تقويض العمليات التجارية بصمت.
الأرض أسفل عجلات البيروقراطية
الديون العملية هي نتيجة لعمليات تجارية قديمة أو دون المستوى الأمثل تطورت مع مرور الوقت، على غرار وجود مساحة عمل مزدحمة وغير فعالة تؤدي إلى إبطاء الإنتاجية. غالبًا ما يحدث تراكم الديون العملية تدريجيًا، حيث تتخلف العمليات والأنظمة القديمة عن التقدم التكنولوجي.
بعبارات أكثر عمقًا، يمكن أن تكون عملية الديون مؤلمة ومحبطة لأي موظف، بغض النظر عن دوره في المنظمة. إن العمليات القديمة التي تتضمن خطوات يدوية متعددة – وغير ضرورية في كثير من الأحيان – تسبب الإحباط وتقلل من الحافز حتى لدى العمال الأكثر التزامًا. يمكن أن يشعر الموظفون بالإرهاق بسبب عجلات البيروقراطية ويشككون في قيمة وقتهم وجهدهم عندما يضطرون إلى المشاركة في عمليات غير فعالة.
كيفية معالجة وتقليل الديون العملية
لا يمكن للمؤسسات التخلص من ديون العمليات بمجرد تطبيق تقنيات جديدة أو الذكاء الاصطناعي. في الواقع، قد يؤدي استبدال الأنظمة الجديدة أو وضعها على طبقات إلى تفاقم المشكلة حيث يجد الموظفون المزيد من الحلول أو الإصلاحات السريعة لمشكلات العملية طويلة الأمد.
يمكن لهذه الخطوات الست أن تساعد المؤسسات على معالجة الديون ووضع نفسها بشكل أفضل لتحقيق النجاح:
1. إجراء عمليات التدقيق والخريطة الشاملة
بدلاً من مجرد إضافة تقنية جديدة إلى عملية قديمة أو تكرار الخطوات القديمة في تطبيق جديد، تحتاج المؤسسات إلى إجراء تدقيق تفصيلي للعمليات الحالية للكشف عن أوجه القصور والتكرار وعدم الدقة التي تساهم في معالجة الديون. يجب أن تتضمن هذه المراجعة مراجعة منهجية لجميع سير العمل والإجراءات والأنشطة التشغيلية لتحديد المجالات التي ينقص فيها الأداء أو حيث يتم إهدار الموارد. للحصول على فهم أعمق، يمكنك الاستفادة من أدوات تعيين العمليات لإنشاء تمثيلات مرئية لسير العمل. تتيح لك هذه الأدوات توثيق كل خطوة من خطوات العملية، وتسليط الضوء على كيفية تدفق المهام بين الأقسام أو الأنظمة المختلفة، والكشف عن الاختناقات المخفية أو نقاط الاحتكاك. ومن خلال تصور مسارات العمل هذه، يمكنك تحديد مجالات محددة تحتاج إلى تحسينات وتقييم كيفية تأثير هذه المشكلات على الأداء التنظيمي العام.
2. وضع أهداف واضحة وإشراك أصحاب المصلحة
بناءً على نتائج التدقيق، حدد أهدافًا محددة لتحسين العملية، مثل تقليل أوقات الدورات أو زيادة الدقة. إشراك أصحاب المصلحة من مختلف الإدارات للتأكد من أن الأهداف تلبي احتياجات جميع الوظائف ذات الصلة والحصول على الدعم للمبادرات. يجب أن تتوافق التقنيات الجديدة مع الأهداف التنظيمية، وتلبي احتياجات العمل المحددة، وأن يكون لديها طريقة واضحة للتكامل في الأنظمة الحالية لمنع الاضطرابات وتعزيز العمليات الحالية.
3. التجربة والاختبار والتحسين
ابدأ برامج تجريبية أو مراحل اختبار لإجراء تقييم صارم لفعالية وتوافق التقنيات الجديدة أو تحسينات العملية قبل طرحها على نطاق واسع. ابدأ باختيار عينة تمثيلية أو بيئة خاضعة للرقابة حيث يمكنك تنفيذ الحلول الجديدة على نطاق أصغر. يتيح لك ذلك مراقبة الأداء في العالم الحقيقي، وتحديد المشكلات المحتملة، وجمع التعليقات من المستخدمين في بيئة منخفضة المخاطر. استخدم هذه البرامج التجريبية لتقييم مدى تكامل التقنيات الجديدة مع الأنظمة الحالية وسير العمل ولضمان استيفائها لمعايير الأداء المتوقعة.
4. ضمان قابلية التوسع باستخدام الأتمتة
تقديم الأتمتة للتعامل مع المهام المتكررة وتقليل الأخطاء اليدوية. وفي الوقت نفسه، تطوير وإنفاذ إجراءات موحدة لضمان الاتساق، وتسهيل تكامل التقنيات الجديدة، والحفاظ على الجودة والكفاءة. اختر تقنيات قابلة للتطوير يمكنها النمو مع احتياجات المؤسسة وتقديم دعم شامل أثناء مرحلة التنفيذ، بما في ذلك استكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل المشكلات، لضمان الانتقال السلس.
5. المراقبة والقياس والتحسين
تنفيذ المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتتبع فعالية تغييرات العملية. يمكن أن تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية هذه مقاييس مثل أوقات الدورة، ومعدلات الخطأ، ودرجات رضا العملاء، وتخفيضات التكلفة، اعتمادًا على جوانب العملية التي يتم استهدافها للتحسين.
يجب أن يكون التحسين عملية مستمرة. بمجرد وضع هذه المقاييس، قم بتتبع وجمع بيانات الأداء بشكل مستمر لتقييم تأثير التغييرات. ولا يتضمن ذلك مجرد التقاط البيانات الكمية ولكن أيضًا جمع التعليقات النوعية من أصحاب المصلحة والمستخدمين النهائيين الذين يتفاعلون مع العمليات المنقحة. تتيح لك مراجعة هذه البيانات بانتظام تقييم ما إذا كانت التغييرات تحقق الفوائد المتوقعة وتفي بمعايير الأداء المطلوبة.
6. متابعة ثقافة التميز
لا يكفي أن يكون لديك عمليات فعالة وممتازة – يجب على موظفي المنظمة أيضًا أن يسعوا إلى التميز ويجب أن يكون ذلك متأصلًا في الثقافة. تشجيع التحسين المستمر من خلال تعزيز التقييم المستمر والتكيف مع التقنيات والمنهجيات الجديدة. يجب أن يشعر الأفراد والإدارات بالارتياح تجاه التغيير، وتحديد مجالات التحسين وإدارة الملاحظات دبلوماسياً.
لمساعدة الموظفين على مواكبة الأنظمة وسير العمل الجديدة، ابدأ بإجراء تقييمات للمهارات لتحديد الفجوات الحالية والاحتياجات التدريبية المحددة. تطوير برامج تدريبية مستهدفة تلبي هذه الاحتياجات من خلال أساليب متنوعة مثل ورش العمل والتعلم الإلكتروني والممارسة العملية. تشجيع تبادل المعرفة والتعلم بين الأقران داخل الفرق لتسهيل نشر المهارات الجديدة وأفضل الممارسات. يمكن أن تساعد برامج التوجيه والتدريب في تقديم التوجيه والدعم أثناء الانتقال إلى الأنظمة الجديدة.
وأخيرًا، قم بدعم الموظفين على جميع المستويات ليكونوا عوامل تغيير ويكافئون العمل. إن البناء على أساس من “نعم،” في مقابل “لا، لكن” سوف يشكل قوة مضاعفة للإبداع، ويساعد في الخروج من حالة الركود البيروقراطية التي تعيق التقدم.
إن معالجة الديون العملية تتعلق بإنشاء منظمة مرنة ورشيقة قادرة على اغتنام الفرص والازدهار في مشهد دائم التطور. إنه استثمار في تحصين الأعمال التجارية في المستقبل، مما يضمن أنه مع تسارع وتيرة التغيير، تظل المنظمة قوة ديناميكية وتنافسية.
