جدول البيانات هو برنامج كمبيوتر يمكنه التقاط وعرض ومعالجة البيانات المرتبة في صفوف وأعمدة. تعد جداول البيانات من بين الأدوات الأكثر شيوعًا المتاحة لمستخدمي الكمبيوتر.
تم تصميم جدول البيانات بشكل عام ليحتوي على بيانات رقمية وسلاسل نصية قصيرة. في برنامج جداول البيانات، تسمى المسافات التي تحتوي على عناصر البيانات خلايا جدول البيانات. يمكن إعادة تسمية الخلايا لتعكس البيانات التي تحتوي عليها ويمكن الرجوع إليها من خلال أرقام الصفوف وأحرف الأعمدة.
يمكن أن يكون جدول بيانات واحد بمثابة ورقة عمل لتجميع البيانات لغرض ما. يمكن دمج أوراق متعددة لإنشاء مصنف.
كل العمود أو الصف تشير الخلية إلى قيمة ويتم تصنيفها وفقًا لموضعها – على سبيل المثال: A1، A2، A3. يمكن تصدير البيانات كملف قيم مفصولة بفواصل، أو CSV، واستيرادها إلى برامج أخرى أو العكس.
ميزات جداول البيانات شائعة الاستخدام
فيما يلي بعض الميزات المتوفرة في معظم برامج جداول البيانات:
- تنسيق الخلية. ضمن جدول البيانات، يمكن تنسيق الخلايا المحددة لتمثيل قيم رقمية مختلفة. على سبيل المثال، يمكن إعطاء البيانات المالية تنسيقًا محاسبيًا، والذي سيتم تطبيقه عشري الأماكن والفواصل لتمثيل الدولارات والسنتات.
- الصيغ. ضمن شريط الصيغة، يمكن للمستخدمين إجراء عمليات حسابية على محتويات خلية مقابل محتويات خلية أخرى. على سبيل المثال، إذا كان الشخص يستخدم جدول بيانات لتسوية المعاملات، فيمكنه تمييز جميع الخلايا التي تحتاج إلى إضافتها وإدراج دالة مجموع.
- الجداول المحورية. باستخدام أ الجدول المحورييمكن للمستخدمين تنظيم البيانات أو تجميعها أو إجماليها أو متوسطها أو فرزها عبر شريط الأدوات. تختلف الأدوات والوظائف الدقيقة حسب التطبيق الذي يختاره المستخدم.
تطبيقات جداول البيانات الشائعة
قام دانييل بريكلين وبوب فرانكستون بإنشاء أول تطبيق لجداول البيانات في عام 1978، والذي أطلق عليه اسم VisiCalc والذي يعني “الآلة الحاسبة المرئية”. لقد كان شائعًا على جهاز Apple II، وهو أحد أجهزة الكمبيوتر الأولى التي تستخدمها الشركات.
لقد تجاوز برنامج Lotus 1-2-3 برنامج VisiCalc ليصبح البرنامج الذي عزز جهاز كمبيوتر IBM الشخصي باعتباره الكمبيوتر الشخصي البارز في مجال الأعمال خلال الثمانينيات والتسعينيات. استحوذت شركة IBM على شركة Lotus في عام 1995 وواصلت بيع Lotus 1-2-3 حتى عام 2013، عندما توقفت عن تطبيق جداول البيانات، الذي كان متخلفًا عن Microsoft Excel في التسعينيات ولم يتعاف أبدًا.
تتضمن أمثلة برامج جداول البيانات شائعة الاستخدام ما يلي:
- أباتشي أوبن أوفيس كالك متاح لأنظمة التشغيل Linux وmacOS وWindows، بالإضافة إلى أنظمة التشغيل الأخرى. تم تطوير مؤسسة برمجيات أباتشي أباتشي أوبن أوفيس وأصدرت لأول مرة مجموعة الإنتاجية المكتبية المجانية مفتوحة المصدر في عام 2012، ولكن جذورها تعود إلى عام 2002.
- جداول بيانات جوجل يعد جزءًا من مجموعة تطبيقات Google المستندة إلى الويب، Google Workspace. جداول بيانات جوجل مجاني ومتوفر كتطبيق سطح مكتب لنظام التشغيل Google Chrome وأنظمة تشغيل الأجهزة المحمولة، مثل Android وiOS.
- ليبر أوفيس كالك هو تطبيق جداول بيانات كامل المواصفات تم إصداره في عام 2011 كجزء من تطبيق The Document Foundation المجاني ليبر أوفيس جناح. يتتبع مكتب LibreOffice وApacheOpen جذورهما إلى نفس قاعدة التعليمات البرمجية، ومن ثم نفس الاسم لتطبيقات جداول البيانات الخاصة بهما.
- مايكروسوفت اكسل يعد جزءًا من مجموعة Microsoft Office وخدمة الاشتراك السحابية Microsoft 365. اكسل تتوفر جداول البيانات لأنظمة تشغيل Apple macOS وiOS وGoogle Android وMicrosoft Windows.
- مكتب ثينك فري تم تطويره بواسطة شركة Thinkfree Inc مجموعة الإنتاجية المجانية مع برنامج جداول البيانات المصمم خصيصًا لتوفير تجربة متسقة عبر الأجهزة المختلفة. يتوافق كل تطبيق في Thinkfree مع تطبيق Microsoft Office المطابق. يتوفر إصدار جدول البيانات عبر الإنترنت مع التخزين السحابي.
بينما كان Lotus 1-2-3 أول من قدم أسماء الخلايا ووحدات الماكرو، قامت جداول بيانات Microsoft Excel بتطبيق واجهة مستخدم رسومية والقدرة على الإشارة والنقر باستخدام الماوس.
تقدم معظم تطبيقات جداول البيانات الاحترافية برامج تعليمية وقوالب لمساعدة المستخدمين على البدء في استخدام الأداة.
إيجابيات وسلبيات جداول البيانات
تعد جداول البيانات مفيدة ومريحة لإدارة كميات كبيرة من البيانات وتحليلها، وإنشاء تمثيلات مرئية لمجموعة بيانات، وأتمتة الوظائف المتكررة. ومع ذلك، فإنهم لديها بعض العيوب، مثل ما يلي:
- يمكن لجداول البيانات التعامل مع كميات كبيرة من البيانات ولكن ليس بسهولة قاعدة البيانات.
- يعتبر الخطأ البشري في إدخال البيانات ثغرة أمنية.
- تمثل سلامة البيانات تحديًا وقد تتطلب جهدًا إضافيًا.
- يمكن أن تؤدي القدرة على مشاركة جداول البيانات مع عدة مستخدمين إلى إضافة تعقيدات.
- هناك ثغرات أمنية.
- قابلية التوسع يمكن أن تضع المشكلات قيودًا على قدرة جدول البيانات على تلبية المتطلبات المتزايدة.
استخدام جداول البيانات لإدارة المشاريع
إذا تم تكوين جداول البيانات بشكل صحيح، فيمكن أن تكون فعالة إدارة المشروع أدوات. على الرغم من أنها ليست غنية بالميزات مثل العديد من أدوات إدارة المشاريع، مثل Microsoft Project، إلا أنها يمكنها دعم بعض الاحتياجات.
على سبيل المثال، يمكن إعداد الصفوف باستخدام أنشطة سير عمل مشروع محددة، مثل بدء المشروع وتواريخ اجتماع المشروع وتواريخ الانتهاء المستهدفة لأنشطة محددة. يمكن إعداد الأعمدة لتتبع الأحداث المختلفة، مثل تاريخ البدء المخطط له، وتاريخ التأخير، وتاريخ إعادة التشغيل، وتاريخ الانتهاء، وإرسال إشعارات عند حدوثها. يمكن تكوين الخلايا لإضافة عدد محدد من الأيام إلى تاريخ بدء محدد لتحديد تاريخ الانتهاء المخطط له. يمكن إنشاء تقارير الحالة المرئية باستخدام وظائف الرسومات الخاصة بجدول البيانات.
ما هي عناصر التحكم في جداول البيانات؟
ضوابط جداول البيانات هي مقاييس يستخدمها فريق المحاسبة في الشركة للحفاظ على سلامة ودقة ممارسات مسك الدفاتر والسجلات المالية. إنها توفر جهدًا مستمرًا لاكتشاف الأخطاء وحلها بسرعة والحفاظ على أمان جميع البيانات. شامل التدريب مهم لنجاح برامج التحكم في جداول البيانات.
يجب أن تتضمن ميزات برنامج التحكم في جداول البيانات ما يلي:
- التحكم في الوصول، بما في ذلك أسماء المستخدمين، كلمات المرور والضوابط البيومترية.
- قائمة محدثة بالمستخدمين المعتمدين ومراجعة حقوق الوصول.
- الفصل بين الواجبات.
- قيود الوصول على الخلايا التي تجري عمليات حسابية مهمة، مثل قفل خلايا الصيغة.
- قوي التشفير وتقنيات المصادقة.
- التحقق من دقة البيانات الصادرة والواردة.
- مراجعات صيغة جدول البيانات.
- الصيانة الروتينية لأجهزة الشبكة.
- منع فقدان البيانات أو الفساد من خلال الإسناد الترافقي المجموع الاختباري العمليات.
- اختبار شامل لأحدث وظائف وميزات جداول البيانات
- المقرر أرشفة والنسخ الاحتياطي المتزايد
- النسخ الاحتياطي والأرشفة التكرارية، واستخدام أنواع الوسائط المتعددة وأحكام التخزين خارج الموقع.
- تتبع تغييرات جدول البيانات.
- إجراءات استعادة البيانات.
- سهولة الاستخدام والمرونة.
نصائح لضمان ضوابط جدول البيانات
يوصى ببعض أفضل الممارسات لضمان وجود ضوابط مناسبة في جداول البيانات:
- وضع معايير لإعداد جداول البيانات. قم بتوثيق الإرشادات حول كيفية إنشاء جداول البيانات، بما في ذلك بناء الجملة الصحيح وقيم الخلايا المناسبة ونطاق الخلايا المراد استخدامها.
- مراجعة واختبار الصيغ والتنسيق. وهذا يضمن دقة النتائج.
- تطوير نظام التحكم في التغيير. إنشاء عملية تفاعلية لتغيير جداول البيانات.
- إجراء نسخ احتياطي لبيانات جدول البيانات بانتظام. وهذا يضمن حماية البيانات، سواء تم نسخها احتياطيًا محليًا أو في السحابة.
- حماية كلمة المرور لجداول البيانات. وهذا يمنع المستخدمين غير المصرح لهم من الوصول إلى جدول البيانات.
- تخزين جداول البيانات بشكل آمن. قم بتخزين جداول البيانات في مكان آمن، سواء محليًا أو في السحابة.
- قفل الخلايا المحددة. تأكد من أن الموافقة المسبقة مطلوبة لتعديل أي خلايا لا ينبغي تغييرها أو تعديلها بانتظام.
- حظر إدخال البيانات أو أنواع البيانات غير الصحيحة أو غير المناسبة. قم بتعيين معلمات لأنواع البيانات المراد إدخالها في خلايا معينة، مثل البيانات الرقمية فقط أو نطاق من القيم المقبولة.
- تصميم جداول البيانات لسهولة الاستخدام. تأكد من أن المستخدمين يعرفون كيفية استخدام جداول بيانات محددة.
- اختبار ومراجعة جداول البيانات والضوابط. تحقق بشكل دوري من عناصر التحكم في جدول البيانات للتأكد من أنها تعمل كما هو مصمم.
إلى جانب التأكد من أن جداول البيانات ليست عرضة للهجمات الإلكترونية، استخدم أكبر عدد ممكن من عناصر التحكم لضمان ذلك البيانات محمية وآمنة.
