عندما يتعلق الأمر بسيناريوهات كابوس تكنولوجيا المعلومات، لا يمكن إلا لعدد قليل من الأشخاص أن يضاهي احتمال قيام شريك بائع رئيسي بإغلاق أبوابه فجأة. مع القليل من التحذير المسبق أو عدمه، يجب على قيادة تكنولوجيا المعلومات أن تسعى جاهدة للعثور على بديل مناسب ومواصلة العمليات الحيوية.
من الأهمية بمكان المضي قدمًا في الهجوم بسرعة، كما ينصح تروي جيبسون، مدير تكنولوجيا المعلومات الجزئي بوحدة خدمات مدير تكنولوجيا المعلومات في شركة استشارات الأعمال والتكنولوجيا Centric Consulting. ويقول في مقابلة عبر البريد الإلكتروني: “إن انتظار رؤية ما سيحدث هو وصفة لكارثة”. تذكر أنه سيكون هناك العديد من العملاء الآخرين في نفس القارب، لذا فإن الاستجابة السريعة أمر ضروري. “هناك مزايا للتواجد على الطاولة أولاً لتمهيد الطريق لما سيحدث بعد ذلك.”
علامات التحذير
يقول سايمون فليتشر، المدير الهندسي في شركة Twingate للأمن السيبراني، إن ضعف التواصل غالبًا ما يشير إلى وجود مشكلة في الأعمال التجارية. ويشير عبر البريد الإلكتروني إلى أن “هذه هي العلامة التحذيرية الأكثر وضوحًا”. “إذا أصبح البائع غير مستجيب، أو بدأ حدوث تأخير في الاتصال، فقد يكون ذلك علامة حمراء مبكرة.”
علامة تحذير أخرى هي أن البائع يعاني من تغييرات متكررة في القيادة. يقول فليتشر: “إن ارتفاع معدل دوران الموظفين، وخاصة في المناصب التنفيذية والقيادية، يمكن أن يشير إلى عدم الاستقرار الداخلي”. يعد انخفاض جودة المنتج أو الخدمة، أو النقص المفاجئ في التحديثات المنتظمة، علامة حمراء أخرى. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون تسريح الموظفين و/أو إغلاق المنشأة علامة على وجود مشكلة داخلية.
اتخاذ الإجراءات
يقول فليتشر إن الخطوة الأولى التي يجب اتخاذها بمجرد أن يصبح فشل البائع واضحًا هي تقييم مدى أهمية خدمات البائع لمؤسستك. “هذا أمر بالغ الأهمية لفهم مدى اعتماد مؤسستك على البائع وكيف سيؤثر إيقاف التشغيل على العمليات على الفور.”
يعتقد فليتشر أن التقييم الشامل يمكن أن يكون فعالاً للغاية، لأنه يسمح للقادة في المؤسسة المتضررة بالفهم السريع للمخاطر المحتملة والاضطرابات التشغيلية الناجمة عن إغلاق المورد. ويوضح قائلاً: “من خلال إعطاء الأولوية للخدمات الأكثر أهمية، يمكن لقائد تكنولوجيا المعلومات تخصيص الموارد بشكل فعال، والتركيز على تقليل وقت التوقف عن العمل، والحفاظ على استمرارية الأعمال”. “كما أنه يوفر اتجاهًا واضحًا لمزيد من الخطوات، مثل إشراك البائعين البديلين أو تفعيل أي خطط طوارئ موجودة.”
تحديد وتأمين جميع البيانات الهامة المرتبطة بالبائع، لا سيما إذا كانت موجودة في تطبيقات SaaS المتخصصة، يوصي تود ثورسن، رئيس أمن المعلومات في مزود خدمة النسخ الاحتياطي للبيانات CrashPlan. ويقول عبر البريد الإلكتروني: “يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات إعطاء الأولوية لتصدير جميع البيانات من هذه التطبيقات وعمل نسخة احتياطية منها لضمان عدم فقدان أي ملكية فكرية أو عمل أساسي”. “يتضمن ذلك تحديد جميع نقاط النهاية، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو أي أجهزة أخرى قد يتم تخزين البيانات عليها وتأمين المحتوى في بيئة نسخ احتياطي مركزية.”
يقول تورسن إنه من خلال التركيز على النسخ الاحتياطي للبيانات، يمكن للمؤسسات حماية ملكيتها الفكرية وعملها المهم، حتى عندما يتوقف البائع عن العمل فجأة. “وهذا يخفف من مخاطر فقدان البيانات ويضمن قدرة الفرق على الاستمرار بأقل قدر من التعطيل.”
يقترح جيبسون إشراك البائع لفهم تصرفاته وكيف يمكنه مساعدتك في تخفيف الموقف. ويشير إلى أنه “ربما يكونون قد وضعوا بالفعل خطة انتقالية”. “إذا كان هذا حلاً برمجيًا، قائمًا على السحابة أو محليًا، فاتفاوض للوصول إلى التعليمات البرمجية وإنشاء البرامج النصية.” إذا لم يكن ذلك ممكنًا، فاطلب الدعم لإعداد الحل على النظام الأساسي السحابي الخاص بك. وأخيرًا، قم بمراجعة العقد الحالي لفهم المنتجات و/أو الخدمات التي تم الاتفاق عليها. “إذا كان هناك حساب ضمان للرمز، فافهم الخطوات اللازمة للوصول إليه.”
الحماية الوقائية
إن أفضل حماية ضد فشل البائع المفاجئ هي إجراء نسخ احتياطي منتظم لجميع البيانات المخزنة المهمة في بيئات مستقلة وآمنة. يقول تورسن: “هذا يعني إعداد أنظمة نسخ احتياطي لا تعتمد على البنية التحتية للبائع وضمان تكرار جميع الأعمال والملكية الفكرية في مكان آمن”. ويضيف أن الحفاظ على مخزون شامل لجميع التطبيقات المستخدمة، وفهم البيانات المخزنة وفي أي موقع هو أمر بالغ الأهمية أيضًا.
كجزء أساسي من عملية إدارة مخاطر تكنولوجيا المعلومات، يوصي جيبسون بتقييم كل بائع على أساس سنوي لتحديد التأثير الذي سيحدث إذا توقف المزود فجأة. حجم البائع غير مهم. أفاد جيبسون أنه رأى العديد من الشركات المدرجة في قائمة Fortune 500 وهي تتعامل مع حلول برمجية مهمة للأعمال يملكها مزود صغير لتكنولوجيا المعلومات أغلق أبوابه فجأة.
فراق الفكر
يقول Thorsen إنه يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات مراجعة ومراجعة البيانات التي قاموا بتخزينها عبر التطبيقات ونقاط النهاية بشكل منتظم. وللحماية من عمليات إغلاق البائعين غير المتوقعة، يقترح أنه يجب إجراء نسخ احتياطي للبيانات بشكل منتظم، وتسهيل الوصول إليها، وتخزينها في بيئة آمنة. ويخلص تورسن إلى أن “إدارة النسخ الاحتياطية للبيانات بشكل استباقي، بدلاً من الاستجابة للأزمة، يمكن أن تقلل بشكل كبير من التأثير على استمرارية الأعمال والحماية من فقدان البيانات المحتمل”.
