بينما تقوم المؤسسات بمعالجة وترقيم الآلاف من المستندات الورقية كل عام ، يلعب التعرف على الشخصيات البصرية دورًا رئيسيًا في العديد من الاستراتيجيات الرقمية.
قبل المنظمات المعرفة التعريفي الأدوات ، غالبًا ما قاموا بمسح المستندات الورقية وتخزينها كصور. استفاد هذا النهج من المؤسسات ، حيث مكّن الوصول إلى المستندات على مستوى الشركة والوصول إلى الأرشيف ومتطلبات التخزين المادي المخفض. ومع ذلك ، لم يسمح للمستخدمين باستخراج أو تحرير البيانات داخل تلك المستندات. من ناحية أخرى ، يمكن لـ OCR تحويل نص الصورة إلى تنسيقات قابلة للتحرير ، وإضافة طبقات قابلة للبحث إلى ملفات PDF واستخراج البيانات الوصفية الخارجية.
استكشف هذه المزايا وكيفية تنفيذ أدوات الرقمنة المناسبة عبر المؤسسة.
7 مزايا التعرف الضوئي على الحروف
تستخدم المنظمات عبر الصناعات OCR لتبسيط سير العمل. تتضمن المزايا الرئيسية إدارة المحتوى المحسنة والبحث عن المؤسسات وقابلية التوسع.
1. تحسين إدارة المحتوى
عندما يقوم OCR بتحويل الملفات الممسوحة ضوئيًا إلى مستندات نصية قابلة للقراءة الآلة ، فإنه يتيح لفرق المحتوى تخزين و دمج تلك المستندات في أنظمة إدارة المحتوى. توفر CMSEs سير عمل أكثر كفاءة وسهلة الاستخدام من معظم العمليات الورقية ويمكنها تحسين الوصول إلى تنظيم وتصنيف المستندات.
2. البحث المؤسسي المحسن
واحدة من أكبر مزايا OCR هي تحسين البحث في المؤسسات. نظرًا لأن OCR يجعل المستندات غير القابلة للبحث مسبقًا قابلة للبحث ، فإنه يزيد من إمكانية الوصول للموظفين والشركاء والعملاء.
يمكن للأداة أيضًا استخراج حقول بيانات التعريف الخارجية ، مثل نوع المستند والمؤلف والتاريخ ، والتي يعزز مرشحات البحث عن المؤسسة ويساعد المستخدمين في العثور على المحتوى بسهولة أكبر.
3. زيادة الإنتاجية
يمكن أن تواجه المؤسسات التي لا تستخدم OCR تحديات الإنتاجية ، حيث أن الموظفين يقضون أجزاء كبيرة من أيامهم يدويًا من خلال ملفات PDF والمستندات الممسوحة ضوئيًا ، مثل العقود والفواتير. من ناحية أخرى ، فإن المنظمات التي تستثمر في التعرف الضوئي على الحروف تمكن الموظفين من ابحث بسرعة الوثائق والانتقال إلى المهمة التالية. يمكن للإنتاجية الأفضل تحسين النتيجة النهائية للمؤسسة.
يمكن أن يجعل إدخال البيانات اليدوي مستندات قابلة للبحث ، ولكنه يستغرق وقتًا كبيرًا وغالبًا ما يخلق عدم الدقة. OCR ، على الرغم من عدم الكمال ، يلغي الأخطاء البشرية المرتبطة بالمدخلات اليدوية وتوفير تكاليف الوقت والعمالة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمؤسسات أن تجمع بين التعرف الضوئي على الحروف و AI لأتمتة العمليات التي تستخرج واستخدام البيانات من المستندات ، مثل معالجة الفاتورة والعميل على متن الطائرة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تسريع اتخاذ القرارات لأن الوصول السريع إلى المعلومات يمكن أن يؤدي إلى مزيد من القرارات التجارية المذكورة والمستنيرة.
4. خدمة عملاء أفضل
يتيح OCR البحث عن النص الكامل للوثائق الممسوحة ضوئيًا ، لذلك يمكن لممثلي خدمة العملاء استرداد المعلومات بسرعة. تؤدي هذه القدرة إلى تفاعلات العملاء بشكل أسرع وأكثر كفاءة وتعزز تجربة العملاء الإجمالية.
5. تحسين قابلية التوسع والمرونة
نظرًا لأن مديري المحتوى يتوسعون في مبادرات OCR الخاصة بهم لتلبية تدفقات المستندات الحالية ، فيمكنهم أيضًا تصميم المبادرة لإدارة سير العمل الأكبر من المتوقع. هذه الممارسة تدعم نمو المؤسسات.
بالإضافة إلى ذلك ، قدرة OCR على استخراج البيانات الوصفية الخارجية يساعد المؤسسات على مشاركة المعلومات بين متعددة CMSEs وقواعد البيانات وأنظمة إدارة سير العمل. يساعد هذا المنظمات على ضمان إدارة المحتوى الفعالة مع نموها واعتماد أنظمة معقدة ومتكاملة بشكل متزايد.
6. الوصول إلى أدوات الذكاء الاصطناعي
مع استمرار تطور الذكاء الاصطناعي ، من المحتمل أن يكون لدى المنظمات بشكل متزايد مجموعة واسعة من أدوات الذكاء الاصطناعي المستندة إلى الويب والتي يمكنها فهم معلوماتها ومتابعة متطلبات الأمان وتقديم المعلومات الصحيحة للموظفين والعملاء. إن قدرة OCR على ترقيم النص وجعلها قابلة للقراءة الآلي تساعد المؤسسات على دمج محتواها مع أدوات الذكاء الاصطناعي.
على الرغم من أن المنظمات غالباً ما تكافح من أجل تعيين قيمة الدولار للعميل أو رضا الموظف، المحتوى المتاح عندما يحتاج الناس إليها ، مثل الإجابة على الأسئلة التي قد لا يعرفها الأشخاص كيفية طرحها ، يمكن أن يخلق عاملًا رائعًا يحتفظ بالموظفين والعملاء الرئيسيين.
7. الدقة المحسنة وقيمة المحتوى
عندما المنظمات إجراء مشاريع الرقمنة، غالبًا ما يستخدمون الهيكل التنظيمي لمستنداتهم الورقية لإنشاء أسماء الملفات والبيانات الوصفية. هذا النهج يمكن أن يجعل فترة الانتقال أسهل ، لأنه يوفر إطار عمل مألوف. ومع ذلك ، تحتوي أنظمة الملفات المستندة إلى الورق عادةً على المزيد من الأخطاء البشرية والتناقضات ، مثل البيانات الوصفية التي عفا عليها الزمن ، مقارنة بالأنظمة الرقمية ، حيث تقوم أدوات التشغيل الآلي بتطبيق العمليات الموحدة واتفاقيات التسمية.
تعزز أدوات OCR الحديثة الدقة لأنها تتعرف على النص عبر الآلاف من صفحات المستندات بشكل أكثر فعالية من الطباعة البشرية. يمكن لـ OCR بعد ذلك إتاحة هذا النص كطبقات نصية كاملة في مستندات PDF ، بتنسيقات قابلة للتحرير ، مثل البيانات الوصفية الخارجية في CMSEs أو كمدخل للبحث عن المؤسسة. هذا يجعل المعلومات أكثر سهولة وقيمة.
يمكن لمديري المحتوى أيضًا تكوين OCR لتحويل البيانات غير المهيكلة في المستندات الورقية إلى بيانات منظمة في قواعد البيانات للتحليل. يمكن أن تمكن هذه العملية المنظمات من اكتساب رؤى قيمة من مصادر النص التي يتعذر الوصول إليها سابقًا.
من يستخدم OCR؟
تستخدم المؤسسات في العديد من الصناعات OCR لأتمتة إدخال البيانات وتبسيط المهام و تحسين الوصول إلى الوثائق.
تتضمن القطاعات الرئيسية التي تستفيد من التعرف الضوئي التعريفي على ما يلي:
- الخدمات المالية. تستخدم البنوك وشركات التأمين المحتروف التعريفي لمعالجة الشيكات والفواتير وتطبيقات القروض بسرعة.
- الرعاية الصحية. يتيح OCR للمستشفيات رقمنة أكثر من سجلات المرضى والنماذج الطبية.
- القانونية والامتثال. تستخدم شركات المحاماة والإدارات القانونية للشركات OCR لتحويل الملفات الممسوحة ضوئيًا ومستندات الحالات إلى نص قابل للقراءة الآلي.
- التجزئة والتجارة الإلكترونية. يستخدم تجار التجزئة OCR لاستخراج البيانات من الفواتير وملصقات الشحن والباركود.
- تعليم. يساعد OCR الكليات والجامعات في تحويل الكتب والمجلات الأكاديمية والتحف التاريخية ، مثل الحروف ، إلى نص قابل للقراءة الآلة.
- الوكالات الحكومية. تستخدم الحكومات OCR لمسح لوحات الترخيص في رسوم الطرق ورقمنة النماذج الضريبية.
الوجبات الرئيسية
يجب على مديري المحتوى الذين يرغبون في إطلاق مشاريع الرقمنة أن يفكروا دائمًا في المعرف الحروف لأنه يمكن أن يحسن إمكانية الوصول والدقة وإنتاجية الموظف.
يمكن أن تختلف المزايا المحددة لـ OCR اعتمادًا على احتياجات المنظمة. على سبيل المثال ، قد تركز بعض المؤسسات على إدارة المحتوى والبحث في المؤسسات ، في حين قد يستخدم الآخرون OCR ل تعزيز خدمة العملاء. بغض النظر ، يمكن أن يساعد OCR مديري المحتوى على تحقيق عائد استثمار في مشاريع الرقمنة الخاصة بهم.
Jordan Jones هو كاتب ضليع في إدارة محتوى المؤسسة ، وإدارة محتوى المكونات ، وإدارة محتوى الويب ، وتقنيات الفيديو بناءً على الطلب.
