يعتقد العديد من مدراء تقنية المعلومات أنهم قادرون على التعامل مع أي مهمة بفعالية. وفي حين أن هذا صحيح عادة، فإن القادة ذوي الفعالية العالية يعرفون أيضًا أن تفويض المهام الدنيوية والتافهة إلى مرؤوسيهم سيسمح لهم بالتركيز على الأمور الأكثر أهمية.
لسوء الحظ، في خضم تعجلهم لتفريغ المهام التي تهدر الوقت، يرتكب العديد من مديري تكنولوجيا المعلومات أخطاء يمكن أن تؤدي إلى نتائج غير مقصودة وحتى كارثية.
تجنب الأخطاء
ال أكبر خطأ في التفويض وقال آري لايتمان، أستاذ الإعلام الرقمي والتسويق في كلية هاينز بجامعة كارنيجي ميلون، إن السبب وراء ضعف التواصل بين مدراء تكنولوجيا المعلومات، إلى جانب الافتقار إلى الشفافية.
أجرى لايتمان مؤخرًا مقابلات مع أكثر من 100 مدير تنفيذي، بما في ذلك العديد من مديري تكنولوجيا المعلومات. وقال: “لقد سمعنا مرارًا وتكرارًا أن الثقة والمواءمة هي القضايا المرتبطة بقسم تكنولوجيا المعلومات الفعال والمبني على القيمة”. ومع ذلك، يظل من الصعب خلق الثقة والمواءمة عندما لا يكون هناك تواصل واضح ومفهوم، أو طرق لبناء الأصالة على أساس الشفافية والصدق. “يؤدي ضعف التواصل إلى عدم التوافق وتوقف الجهود، مما يؤدي إلى تجاوز التكاليف وإضاعة المعالم الرئيسية وزيادة الإحباط.”
وقال مارك زيمرمان، مدير تكنولوجيا المعلومات في شركة خدمات الأعمال CoAdvantage، إنه ينبغي على مدراء تكنولوجيا المعلومات الاستفادة من نقاط القوة في مؤسساتهم من خلال فهم الاحتياجات بوضوح وتفويض المهام وفقًا لذلك. “تعيين المسؤوليات بناءً على خبرة كل عضو، والتأكد من وجود موارد كافية لدعم المشروع بفعالية.”
وقال زيمرمان إنه من الضروري إسناد المهام إلى أعضاء الفريق الذين يمتلكون القدرة على التعامل مع المهمة والذين لديهم سجل حافل في تحقيق نتائج رائعة. ونصح قائلاً: “إذا لم تتمكن من مقابلتهم مسبقًا، فتأكد من أن طلبك واضح ولا لبس فيه”. تحديد الموارد والأدوات اللازمة لإنجاز المهمة أو المشروع، وتحديد معايير النجاح بوضوح وكيف سيتم قياسها. وقال: “إن التحديثات وعمليات تسجيل الوصول المنتظمة ضرورية لضمان تقدم المهمة نحو إكمالها بنجاح”.
وأوضح لايتمان أن تصنيف المهام الاستراتيجية أمر ضروري لمنع سوء الفهم. وقال: “لقد عملت مع مدراء تكنولوجيا المعلومات ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات في فهم وتقييم الثقة وبناء الإجماع والمواءمة وكيفية التواصل بشكل فعال”. وأضاف أنه من الضروري التأكد من أن كل فرد في الفريق – أو على الأقل أغلبية أعضاء الفريق – يفهم أدوارهم ويتفق مع التوجه الاستراتيجي للمهمة، ومسؤولياتهم، وكيف ستؤثر المهمة عليهم وعلى وظائفهم.
وقال ياد سيناباثي، الرئيس التنفيذي لشركة “إنترناشيونال إنترست” إن مدراء تقنية المعلومات غالباً ما يقومون بتعيين المهام على أساس الأقدمية، وليس على أساس الكفاءة. معهد التدريب على إدارة المشاريع. وقال: “إنهم يفترضون حتى أن اللقب أو المنصب سوف يؤهل الشخص”. ومع ذلك، فإن القوة لا تساوي الكفاءة، لذلك قد تظهر نقاط عمياء. “عندما يقوم الشخص المسؤول بحماية أرضه بدلاً من معالجة القضية المطروحة، تتوقف المشاريع، مما يؤدي إلى تأخير وتصعيد غير مبرر”.
وقال سيناباثي إنه يعتقد أن إجراء التقييمات التشخيصية هو أفضل طريقة لتفويض مهام محددة. “أقوم بمواءمة المهمة مع استعداد الفرد، وعرض النطاق الترددي المتاح لديه، والوضوح الموضوعي للفرد.” وأضاف أنه لا ينبغي أبدًا اعتبار التفويض بمثابة تسليم.
تفويض ملكية مقياس أو هدف استراتيجي محدد، حسبما ينصح رينانت هايز، المدير التنفيذي لمنظمة Creloaded الاستشارية للتجارة الإلكترونية. حدد هدفًا محددًا. وقالت: “هدفنا هو زيادة معدلات تحويل العملاء بنسبة 5% في الأشهر الستة المقبلة – أريدك أن تمتلك هذه النتيجة”. “لديك السلطة للبحث، واختبار، ونشر أفضل الحلول التكنولوجية لتحقيق ذلك.”
منع التفويض الزائد
بينما وفد ذكي يعد تفويض المهام الحرجة بشكل كامل – مثل الأمن السيبراني – أمرًا ضروريًا، ويمكن أن يكون خطأً فادحًا للغاية، كما حذر ريتش مور، مدير تكنولوجيا المعلومات في شركة برمجيات الأعمال Epicor. وقال: “حتى في المؤسسات التي تضم مدراء تكنولوجيا المعلومات وفرق الأمن السيبراني ذوي الكفاءة العالية، لا يزال لدى مدراء تكنولوجيا المعلومات دور مهم في ضمان فهم مخاطر الأمن السيبراني جيدًا من قبل فريق القيادة التنفيذية”. “الأمر متروك لكبير مسؤولي المعلومات لضمان تمويل خطط التخفيف الفعالة وتنفيذها واستدامتها، وأن فريق الأمن السيبراني يواصل الحفاظ على المواهب والتقنيات اللازمة لمكافحة التهديدات المتطورة باستمرار.”
نصح لايتمان بعدم تفويض التواصل فحسب. “كن مساهمًا نشطًا، وشارك باستمرار في تحالفات مبنية على هدف معين وقم بتطويرها، وليس تسلسلات هرمية مصممة للسيطرة.”
الفكر النهائي
وقال زيمرمان: “يقضي مدراء تكنولوجيا المعلومات حياتهم المهنية في تحديد الأفراد الأكثر ملاءمة للأدوار الإستراتيجية والتكتيكية لتقديم حلول معقدة لوحدات الأعمال والعملاء لدينا”. “نحن نسعى جاهدين لإحاطة أنفسنا بأعضاء الفريق الذين يتفوقون في تنفيذ المهام الأكثر تحديًا. ومع ذلك، فإن الفرق الناجحة مبنية على التوظيف الفعال والشراكة مع الشركات التي يمكنها المساعدة في المشاريع الصعبة ودعم النمو.”
