قم بزيارة أي مؤسسة مؤسسية تقريبًا اليوم، وستجد نفس التكوين: يتعامل Microsoft 365 مع المهام اليومية. فرق للتعاون. توقعات للموافقات. SharePoint للمستندات. التفوق في… كل شيء آخر. وبجانبه، تعتمد إدارة علاقات العملاء (CRM) على إيراداتك وعملياتك وفرق الخدمة: Salesforce.
منصتان. نظامان بيئيان. وفي مكان ما بينهما، هناك مشكلة البيانات التي تعلمت معظم المؤسسات التعايش معها بدلاً من حلها.
واقع المنصتين
تجدر الإشارة إلى مدى طبيعية هذا الوضع. أكثر من 70% من شركات Fortune 500 تستخدم Microsoft 365. يحمل Salesforce تقريبًا 20% من سوق إدارة علاقات العملاء العالمية – حصة أكبر من منافسيها الأربعة التاليين مجتمعين. الحساب بسيط: نسبة كبيرة من مؤسسات العالم تقوم بتشغيل كلا الأمرين كل يوم.
بالنسبة للجزء الأكبر، هذا النهج يعمل. يتعامل Microsoft Teams مع التعاون في الوقت الفعلي. يتتبع Salesforce دورة حياة العميل. كل يؤدي وظيفته بشكل جيد.
المشكلة ليست في أي من النظامين الأساسيين. إنها الفجوة بينهما، والتي تبذل المنظمات جهدها اليدوي بهدوء لسدها.
حيث تتعطل البيانات أثناء النقل
فكر في كيفية عمل عملية الاستلام النموذجية في مؤسسة تقوم بتشغيل كلا النظامين الأساسيين: يريد البائع الجديد الإعداد. يقدم الشريك المحتمل معلوماته. لدى العميل طلب خدمة يحتاج إلى تسجيله وتوجيهه.
في معظم المؤسسات، تبدأ هذه العملية في عالم Microsoft — رسالة بريد إلكتروني إلى صندوق وارد مشترك، أو مستند Word مرفق برسالة Teams، أو جدول بيانات مشترك على SharePoint. يقرأها شخص ما على الطرف المتلقي، وينسخ الحقول ذات الصلة، ويفتح Salesforce، ويدخل البيانات يدويًا.
انها ليست درامية. إنها ليست أزمة. إنه يوم الثلاثاء فقط – ويتكرر عبر عشرات العمليات، ومئات السجلات، وآلاف المرات في السنة.
تمثل كل عملية تسليم يدوية فرصة لتدهور البيانات. يتم تخطي أحد الحقول. هناك خطأ إملائي في الاسم. القيمة التي كان من المفترض أن تكون أحد خيارات قائمة الاختيار يتم كتابتها مجانًا بدلاً من ذلك. يصل السجل إلى Salesforce بشكل غير كامل بالفعل، وتنتهي عملية التنظيف في قائمة انتظار المسؤول لديك.
تتفاقم المشكلة مع الموافقات. تقوم العديد من المؤسسات بتشغيل عمليات سير عمل موافقة متعددة الخطوات في Outlook أو Teams — الحصول على تسجيل الخروج من المدير، أو تكرار الإجراءات القانونية، أو تأكيد الميزانية — قبل أن يصل أي شيء إلى Salesforce. بحلول الوقت الذي يتم فيه منح الموافقة، تكون قد تمت إعادة توجيه الطلب الأصلي أربع مرات، ويعيش السياق في سلسلة من ردود البريد الإلكتروني، ويتعين على شخص ما إعادة بناء السجل من البداية لإنشائه في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). مرة أخرى: ليست أزمة. مجرد ضريبة غير ضرورية، تدفع مرارا وتكرارا.
لماذا يصعب رؤية المشكلة أكثر مما ينبغي؟
جزء مما يجعل الفجوة بين Microsoft وSalesforce مستمرة للغاية هو أنها تختفي على مرأى من الجميع. العمل اليدوي يبدو وكأنه عملية – الناس يقومون بعملهم، ويدفعون الأمور إلى الأمام. الأخطاء الناتجة تبدو وكأنها خطأ المستخدم – مشكلة إدارية، أو مشكلة تدريب، أو شيء يجب معالجته في تحديث الإعداد التالي.
ما هي في الواقع: مشكلة هيكلية في جودة البيانات مع مصدرها في Salesforce، في لحظة التجميع. لكن لا نماذج مايكروسوفت ولا Salesforce ويب للقيادة قوية بما يكفي للتعامل مع جمع البيانات ذات العلامات التجارية كبيرة الحجم لكلا النظامين الأساسيين.
أكثر من 87% من المنظمات تقدم تقاريرها تكافح مع مصادر البيانات المنفصلة. لكن معظم الجهود المبذولة لإصلاح جودة البيانات تركز على إدارة علاقات العملاء (CRM) – تشغيل تقارير إلغاء البيانات المكررة، ودمج السجلات، وفرض التحقق الميداني بعد حدوثها. يظل الباب الأمامي مكسورًا بينما يقضي المكتب الخلفي وقته في التنظيف.
كيف يبدو الباب الأمامي المتصل
المؤسسات التي تحل هذه المشكلة لا تحلها عن طريق استبدال Microsoft أو Salesforce. إنهم يحلونها عن طريق إضافة طبقة جمع بيانات منظمة بين الاثنين – طبقة تعيش في المكان الذي يعمل فيه المستخدمون بالفعل وتتوجه مباشرة إلى Salesforce.
بشكل ملموس، يبدو الأمر كما يلي:
-
النماذج التي تحل محل عمليات إرسال البريد الإلكتروني. بدلاً من “أرسل إلينا معلوماتك عبر البريد الإلكتروني”، تبدأ العملية بـ نموذج ويب منظم – تم تصميمه مع وضع نموذج بيانات Salesforce في الاعتبار، مع التحقق من الصحة على مستوى الحقل والمنطق الشرطي، ويمكن الوصول إليه من أي جهاز. يتم إنشاء السجل في Salesforce عند الإرسال، وليس بعد أن يقوم شخص ما بمعالجة البريد الوارد.
-
سير عمل الموافقة مع العمود الفقري لـ Salesforce. بدلاً من سلسلة من عمليات إعادة توجيه البريد الإلكتروني، الموافقات التنقل عبر سير عمل حيث تتم مشاركة السياق وتجميعه، ويتم تحديث أوراق Excel، ويتم تعيين السجل النهائي إلى Salesforce، ولا يتم فقدان أي شيء في سلسلة رسائل الرد.
-
التعبئة المسبقة التي تمنع السجلات المكررة. عندما يعرف النموذج أن هناك حسابًا موجودًا بالفعل — لأنه كذلك التحقق من Salesforce قبل أن ينقر المستخدم على إرسال – يمكنه تحديث السجل الموجود بدلاً من إنشاء سجل جديد. هذه هي الإمكانية المحددة التي تقضي على المصدر الأكثر شيوعًا لأعمال تنظيف المسؤول، وتتطلب طبقة تكامل لا توفرها معظم أدوات النماذج الأساسية.
-
عملية واحدة تقوم بتحديث كلا النظامين. عندما تقوم بنقل جمع البيانات خارج مستودعات Microsoft وSalesforce، فإنك تحصل على المرونة اللازمة لإرسال البيانات حيثما تكون هناك حاجة إليها. يمكن لنموذج البائع تحديث سجل جهة اتصال أثناء إرسال ملف PDF تم تحميله إلى Sharepoint وتحديث ملف Excel – كل ذلك من تعبئة نموذج واحد. يؤدي هذا إلى إبقاء أنظمة التسجيل الخاصة بك محدثة ويدعم العمليات التنظيمية أينما تحدث.
قضية بناء الجسر عمدا
تصف المؤسسات التي قامت ببناء هذه الطبقة النتائج نفسها: إدخال بيانات يدوي أقل، وتكرارات أقل، ودورات استيعاب أسرع، ومسؤولو Salesforce الذين يقومون بالعمل الاستراتيجي الذي تم تعيينهم للقيام به بدلاً من تسوية السجلات من جداول البيانات المرسلة عبر البريد الإلكتروني.
لا يتعلق التغيير بالتخلي عن الأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل. Microsoft 365 موجود ليبقى، وينبغي أن يكون كذلك. الهدف هو التأكد من عدم مرور البيانات عبر الإنسان قبل أن تصل إلى نظام التسجيل الخاص بك.
تعد الفجوة بين مكان عمل فريقك ومكان وجود بياناتك مشكلة قابلة للحل. المؤسسات التي أغلقتها لا تفعل ذلك مع فرق تكنولوجيا معلومات أكبر أو عمليات تكامل أكثر تكلفة. إنهم يفعلون ذلك عن طريق وضع طبقة التجميع الصحيحة عند الباب الأمامي.
FormAssembly عبارة عن نظام أساسي لأتمتة العمليات الرقمية تم تصميمه خصيصًا لهذه المشكلة – جمع البيانات الأصلية من Salesforce مع رسم الخرائط الميدانية والمنطق الشرطي وعمق التكامل الذي تتطلبه سير عمل المؤسسة. تعرف على المزيد على موقع formassembly.com.
