ما هو طلب التغيير؟
طلب التغيير هو اقتراح رسمي لإجراء تغيير على بعض المنتجات أو الأنظمة.
في ادارة مشروع، غالبًا ما ينشأ طلب التغيير عندما يريد العميل إضافة أو تعديل على التسليمات المتفق عليها للمشروع. يجب أن تشتمل عملية طلب التغيير على إجراءات وبروتوكولات محددة من أجل التوصل إلى حل سلس للتغيير.
ما الذي يتضمنه طلب التغيير؟
قد تتضمن طلبات التغيير ميزة إضافية، التخصيص أو تمديد الخدمة، من بين أمور أخرى. لأن طلبات التغيير تتجاوز نِطَاق وفقًا لاتفاقية أو عقد أصلي، فإن هذا يعني غالبًا أن العميل سيتكبد تكاليف لدفع ثمن الموارد المطلوبة لتلبية تغييرات المشروع.
أحد جوانب التحدي إدارة التغيير التأكد من أن جميع التفاصيل الواردة في نموذج طلب التغيير موضحة بوضوح وأن جميع الأطراف توافق على التغيير المقترح. وثائق صريحة ومفصلة، مثل قالب طلب التغيير، يجعله أكثر سهولة لتحديد متى يجب تقديم طلب التغيير.
يمكن أيضًا أن تنشأ طلبات التغيير داخليًا (على سبيل المثال، من فريق المشروع الذي يعمل مع خطة المشروع). يمكن أن تتضمن طلبات التغيير الداخلي مجموعة متنوعة من الإجراءات بما في ذلك الترقيع والبرمجيات والأجهزة ترقيات. تقوم عملية إدارة التغيير بفحص الطلب، وتحديد تأثير التغيير (إن وجد) وتقييم جوانب المشروع التي تتأثر بالتغيير المقترح. يجب أن يكون أعضاء فريق المشروع على دراية بعملية طلب التغيير إبقاء المشروع يتحرك وفي الوقت المحدد.
ماذا يحدث عند تلقي طلب التغيير؟
بمجرد تقديم طلب التغيير من قبل الموظفين أو أصحاب المصلحة الآخرين، فإن السيطرة على التغيير يجب أن تبدأ العملية لضمان تلبية الطلب بكفاءة ودون استخدام غير ضروري للموارد.
إدارة التغيير سياسة هو جزء أساسي من برنامج إدارة التغيير ويتضمن خطوات محددة: تلقي طلب، وتسجيله، ومراجعة طبيعة الطلب، والحصول على موافقة لمتابعة الطلب (على سبيل المثال، من لجنة الموافقة على طلب التغيير)، وتعيين الطلب إلى فرد/فريق، تصميم الحل، اختبار التغييرات، إخطار الأطراف الطالبة بحالة التغيير إذا لزم الأمر، استكمال الطلب (أو طلب معلومات إضافية)، وتوثيق ما تم تنفيذه وإغلاق الطلب.
ما الذي يجب تضمينه في نموذج طلب التغيير؟
يجب تضمين عدة عناصر في طلب التغيير. لو أتمتة يستخدم لإدارة طلبات التغيير (على سبيل المثال، نظام مكتب المساعدة، ومن المرجح أن يحتوي النظام على جزء مضمن نموذج لطلبات التغيير). في كثير من الأحيان، يمكن تخصيص القالب ليناسب متطلبات محددة. يعرض الشكل 1 نموذج طلب التغيير الأساسي. ويتطلب معلومات حول مقدم الطلب، وتفاصيل عن الطلب، ومن وافق على الطلب ومستوى إلحاح الطلب.
يمكن أن يطلب النموذج تفاصيل إضافية، مثل تفاصيل محددة أنظمة المتضررة، وموقع الأنظمة المتضررة، أو تفاصيل حول الأنشطة التجارية و العمليات التي تحتاج إلى تغيير. بمجرد إدخال الطلب في عملية إدارة التغيير، ستعتمد الخطوة التالية على طبيعة الطلب وأهميته وتأثيراته على الأعمال وتوافر الموظفين وعوامل أخرى.
من يمكنه بدء طلب التغيير؟
من الناحية النظرية، يمكن لأي شخص داخل الشركة أو خارجها، إذا كان مصرحًا له، تقديم طلب تغيير. إذا كان مقدم الطلب المحتمل غير معتاد على هذه العملية، فإن مكتب المساعدة أو القسم الذي يتعامل مع طلبات التغيير، يمكنه المساعدة في تقديم طلب التغيير. إذا كانت المنظمة لديها الشبكة الداخلية، وقد يحتوي على تعليمات حول كيفية إعداد طلب التغيير وإرساله.
أهمية طلبات التغيير
طلبات التغيير ليست بالضرورة “واحدة ومفعلة”. قيمتها كبيرة للأسباب التالية:
- السجل التاريخي. يمكن أن توفر طلبات التغيير التي تتضمن مشكلات محددة تعليقًا مستمرًا حول مدى تقدم النظام أو عملية الأعمال بمرور الوقت.
- قلل من طلبات “خارج الكفة”. غالبًا ما تحدث طلبات لفظية لإجراء تغييرات، وعندما يتم التصرف بناءً عليها، فإن هذا يميل إلى تجاوز التغيير عملية.
- السجل الرسمي. توفر طلبات التغيير سجلاً رسميًا بالتغيير المطلوب، وهو ما قد يكون ضروريًا في حالة وجود نزاعات مستقبلية بشأنها كيف تم الانتهاء من التغيير
- يسهل إدارة طلبات التغيير. غالبًا ما تدخل طلبات التغيير ضمن مجموعة من الطلبات، حيث يتم تعيين كل منها في النهاية للمعالجة. قد يلزم تعديل مهام التوظيف بناءً على العدد والعدد تعقيد من طلبات التغيير.
- يحدد فرص التحسين. إذا أشارت طلبات التغيير المتعددة إلى مشكلة مماثلة، فقد يكون من الضروري بدء مشروع كبير لتغيير النظام/عملية الأعمال المتأثرة.
- طلبات التغيير هي أدلة التدقيق. قد يتم طلب طلبات التغيير من قبل المدققين لفحص كيفية تنفيذ أنشطة محددة، وكيفية التعامل مع التغييرات.
أنظر أيضا: تحليل المتطلبات, سجل التغيير, ضوابط تكنولوجيا المعلومات
فهم الاختلافات بين إدارة التغيير في تكنولوجيا المعلومات وإدارة التكوين واستكشف أدوات واستراتيجيات إدارة المشاريع.
