للحفاظ على مستوى عالٍ من الأمان والابتكار مع خفض التكاليف أيضًا، يتعين على المؤسسات أخذ الكثير في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بالإنفاق على تكنولوجيا المعلومات.
إن الكفاءة التشغيلية والربحية والإنتاجية كلها عوامل تؤثر في الضغوط المتعددة الأوجه التي تواجه قادة الأعمال في أي وقت، ولكن بشكل خاص خلال فترة الركود الاقتصادي.
عندما يتم تصنيف الإنفاق على تكنولوجيا المعلومات وتحديد أولوياته حسب أولوية العمل، يمكن للمدير المالي (CFO) أن يحدد بوضوح أين يكون الإنفاق غير متناسب.
يقول بوب فيلر، المدير المالي في Auvik Networks، إنه من المهم إجراء تقييم منتظم لمدى ملاءمة التقنيات الرئيسية – على الأقل كل عام أو عامين.
ويقول: “من المهم أيضًا أن تكون هناك عملية تحكم لتجنب توسيع التطبيق”. “مع SaaS، من السهل جدًا على الأقسام الفردية شراء اشتراك دون إشراك تكنولوجيا المعلومات، ولكن في وقت لاحق تبحث هذه المجموعات عادةً عن التكامل وخدمات تكنولوجيا المعلومات الأخرى.”
ويشير فيلر إلى أن وجود عملية ونظام لتتبع وتقييم الإنفاق على اشتراكات تكنولوجيا المعلومات يعد أمرًا بالغ الأهمية في بيئة التطبيقات الحالية.
الجمع بين المديرين الماليين ومديري تكنولوجيا المعلومات معًا
ومن منظور تقييم التكنولوجيا، يجب على المديرين الماليين الاستفادة من الشريك الذي يمكنه توفير الخبرة الفنية لتعظيم قيمة الاستثمارات في التكنولوجيا.
تقول إيمي ليندنماير، المديرة المالية في Keeper Security، إن كل من المدير المالي ورئيس قسم المعلومات يجلبان وجهات نظر ومهارات فريدة إلى أدوارهما، ولهذا السبب يعد تعزيز التعاون أمرًا أساسيًا لتحسين فعالية تكنولوجيا المعلومات.
وتقول: “من أجل تحقيق التحسين الحقيقي، يجب على كليهما جلب خبراته للمشاركة”. “مدير تكنولوجيا المعلومات فيما يتعلق بالتقنيات الجديدة والناشئة وبيئة تكنولوجيا المعلومات الفريدة للشركة، والمدير المالي فيما يتعلق بأهداف العمل وتحليل التكاليف.”
وتقترح أنه على الرغم من أن حلول تكنولوجيا المعلومات القديمة تتطلب عمليات تنفيذ مكثفة، بالإضافة إلى بنية تحتية محلية مخصصة وموظفين لهم تأثير كبير على الميزانية، فإن التحول إلى حل سحابي من الجيل التالي يمكن أن يوفر فوائد مالية كبيرة.
يشرح مايك فوس، المدير التنفيذي للتكنولوجيا الميداني في SHI International، أن مديري تكنولوجيا المعلومات يمكنهم مواءمة أنفسهم بشكل أفضل مع المدير المالي من خلال التحدث بلغة التمويل.
ويقول: “عندما يفهم مديرو تكنولوجيا المعلومات كيف يريد المديرون الماليون عرض البيانات المالية وتقديمها، يصبحون قادرين على تحسين الإنفاق على تكنولوجيا المعلومات وتحديد أولوياته”. “وجدنا أيضًا أن مديري تكنولوجيا المعلومات الذين يتمتعون بالمهارة في التحدث بلغة التمويل يحصلون على ميزانية أكبر لتكنولوجيا المعلومات.”
التخطيط المالي، مفتاح انضباط التكلفة
يقول فوس: “لتحقيق وفورات في التكاليف، من الأهمية بمكان دفع عجلة الانضباط في التكلفة، والحفاظ على الوصول إلى الائتمان للحفاظ على السيولة، وبشكل عام، دمج أسوأ السيناريوهات في التخطيط المالي”.
وينبغي للقادة الماليين أيضا إعطاء الأولوية لخفض التكاليف المتعلقة بالموظفين، مع اعتبار تسريح العمال خيارا نهائيا فقط.
هو يضيف انتشار الأداة تعد مشكلة حقيقية، خاصة في مجالات الأمان وDevOps حيث يواجه العملاء ضغوطًا من بائعي البرامج.
وينصح قائلاً: “اعرض مراجعات للوضع لتحديد خط الأساس لمحفظة العميل وتحديد الحلول المتداخلة، فضلاً عن الفجوات”. “نجد أن هذه هي الطريقة المثالية للتعامل مع الأمن على المستوى البرنامجي، وتوحيد الأدوات وتقليل الامتداد.”
ويوضح أن العديد من المؤسسات تعاني من إدارة دورة الحياة والديون الفنية – ولا يؤدي الدين الفني إلى زيادة الإنفاق فحسب، بل يضيف أيضًا مخاطر إضافية حول الأمان ووقت تشغيل النظام.
يقول فوس: “الأنظمة القديمة والقديمة معرضة لفشل الأجهزة وتزداد تكاليف الدعم مع تقدم عمر النظام أو الأصول”. “إن وجود نهج رسمي لإدارة الديون الفنية هو الشيء الأكثر أهمية.”
ويضيف أن معظم المؤسسات أدركت فجأة أن ديونها الفنية تتزايد، وعندها فقط تجعلها أولوية.
ويقول: “إن الانضباط حول العملية القياسية – تحديد وتقييم، وخفض الديون، والإشراف المستمر هي مفاتيح إدارة الديون الفنية”.
التعاون، وليس القطع والحرق
وشدد فيلر من شركة Auvik Networks على أنه من المهم ألا يأتي المديرون الماليون ويبدأوا في خفض كل شيء.
ويقول: “كان هناك سبب لشراء تطبيقات وخدمات تكنولوجيا المعلومات في المقام الأول، وفي بيئة الشركات اليوم، يتم دمج العديد من هذه الأنظمة مع بعضها البعض وفي عمليات عمل الموظفين”. “يجب أن يكون لدى مدراء تكنولوجيا المعلومات فكرة جيدة عما هو مهم وحساس.”
ويقول إن الطريقة التي يميل بها إلى التعامل مع هذا الأمر هي من خلال العمل مع مدير تكنولوجيا المعلومات لتحديد التطبيقات التي تعتبر “مصادر الحقيقة” الرئيسية لبيانات الشركة الرئيسية.
تميل هذه إلى أن تكون الأنظمة المالية والمحاسبية أو تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، وإدارة علاقات العملاء (CRM)، ونظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، وغالبًا ما يكون نظام ذكاء الأعمال (BI).
ويقول: “بالنسبة لكل من هذه الأنظمة الرئيسية، نقوم بتقييم ما إذا كانت لا تزال الخيار الصحيح للمكان الذي تطورت فيه الشركة وهل سيتم توسيع نطاقها مع نمو الشركة”. “إن استبدال واحد أو أكثر من هذه الأنظمة يمكن أن يكون مشروعًا كبيرًا ومعقدًا ولكنه غالبًا ما يكون ضروريًا لنجاح الشركة.”
يقول فيلر إنه إذا لم تكن هناك حاجة إلى الاستبدال، فإنه يعمل على العثور على جميع الأنظمة المتجاورة المرتبطة أو المتكاملة ومعرفة ما إذا كان من الممكن التخلص منها.
ويوضح قائلاً: “في كثير من الأحيان، يتمتع النظام الرئيسي أو ERP بالقدرات اللازمة ويتم دفع ثمنه بالفعل، ولكن قرر شخص ما أنه يريد نظامًا منفصلاً”. “أنا أميل إلى ملاحقة هؤلاء على الفور.”
ويشير إلى أن الفئة الأخرى من التطبيقات التي تميل إلى إهدار الإنفاق على تكنولوجيا المعلومات هي برامج الاتصال والتعاون – التطبيقات بما في ذلك Teams وSlack وConfluence وJira وZoom وGoogle Meet.
يقول فيلر: “إنهم يميلون إلى القيام بأشياء مماثلة ولكن بطريقة مختلفة أو لديهم وظائف يفضلها بعض الأشخاص ولكنها ليست ضرورية”.
كما أنه يخلق مشكلة إذا كانت بعض الأقسام فقط تستخدم Slack، على سبيل المثال، ولكن لا يزال يتعين عليها التواصل في Teams مع الأقسام الأخرى.
ويشير إلى أنه “من الصعب استبعاد التطبيقات المفضلة، لكنه قد يكون ضروريًا لتحقيق الكفاءة وأغراض الإنفاق على حد سواء”.
ماذا تقرأ بعد ذلك:
