يعد مشروع تكنولوجيا المعلومات الذي يفشل في تقديم قيمة تتجاوز تكلفته مضيعة للوقت والمال وموارد الفريق. ولهذا السبب من المهم تقدير العائد المحتمل للمشروع في بدايته.
تكمن الطريقة الأكثر فعالية لقياس قيمة مشروع تكنولوجيا المعلومات في التقييم الشامل الذي يتجاوز المقاييس المالية، كما يقول روبرت إتش. فورتنبيري، المدير التنفيذي للتكنولوجيا في شركة استشارات تكنولوجيا المعلومات York Solutions، في مقابلة عبر البريد الإلكتروني. ويشير إلى أنه “بدلاً من التركيز فقط على العائدات الفورية، من الضروري النظر في التوافق الاستراتيجي طويل المدى للمشروع مع أهداف المؤسسة”.
وينبغي أن يقيم التقييم العوامل الرئيسية، مثل نمو الإيرادات المتوقع، وفرص التوسع في السوق، والميزة التنافسية، وتوفير التكاليف المحتملة. يقول فورتنبيري: “من خلال اتخاذ وجهة نظر تشمل الجوانب الكمية والنوعية، يمكن للمؤسسات اتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن المشاريع التي تقدم بالفعل أعلى قيمة مقترحة”.
بناء الإطار
يقول شريرام ناتاراجان، مدير شركة أبحاث التكنولوجيا والاستشارات ISG، عبر البريد الإلكتروني، إنه ينبغي على الشركات بناء إطار عمل متفق عليه لتحقيق القيمة قبل بدء المشروع. وينبغي تصميم مثل هذا الإطار لتحقيق قيمة الأعمال طوال فترة المشروع. كما أنه يبقي قادة المؤسسات على علم بالتقدم المستمر (أو عدمه). يقول ناتاراجان: “يجب أن يكون لدى قادة المشروع توقعات محددة لإطار التنفيذ والأوزان النسبية للفوائد المسجلة”. “ينبغي تطبيق صيغة تحقيق القيمة بشكل متسق في جميع أنحاء العالم [project] دورة الحياة وتستخدم بنشاط لدعم القرار.”
يؤكد أنانت أديا، نائب الرئيس التنفيذي لشركة الخدمات السحابية للمؤسسات Infosys Cobalt، على الحاجة إلى التخطيط والتنفيذ الدقيق ومعالجة المخاطر وتعزيز التواصل الواضح طوال فترة تنفيذ المشروع. وفي مقابلة عبر البريد الإلكتروني، ينصح أيضًا المؤسسات بإعطاء الأولوية لتتبع الفوائد في الوقت الفعلي وإجراء مراجعات مستمرة للتأكد من أن المشروع يتماشى مع الأهداف التنظيمية مع تعظيم القيمة. “يساعد هذا النهج، الذي يركز على الشفافية والقدرة على التكيف والتحسين المستمر، المؤسسات على التغلب على تعقيدات مشاريع تكنولوجيا المعلومات، وتعزيز النجاح بما يتجاوز المقاييس التقليدية.”
ابدأ بتعريف وتوقع القيمة في شكل تحسين قدرات الأعمال، وزيادة الكفاءة، وتوفير التكاليف، وتحديث الأمان، وتخفيف المخاطر، كما يقترح ناتاراجان. ينبغي تفصيل أنشطة المشروع المحددة وتسلسلها في خطة إدارة المشروع. وبالمثل، يجب على رواد المشروع تحديد المؤشرات المبكرة للنجاح بالإضافة إلى العلامات الحمراء المحتملة المتعلقة بتحقيق القيمة. “وهذا يمكّن مكتب تنفيذ المشروع من الاستجابة بسرعة لزيادة الاستثمارات، أو إعادة ترتيب أولويات المشروع، أو إيقافه مؤقتًا، أو تأجيله، إذا لزم الأمر.”
الأدوات الأساسية
يقول ناتاراجان إنه ينبغي على الشركات إنشاء إطار القيمة الخاص بها – أو الاستعانة بمستشارين موثوقين يقومون بتخصيص إطار العمل – لتلبية احتياجاتهم الخاصة. ويضيف أن أدوات المؤسسة مثل إدارة أصول البرامج (SAM)، وإدارة أعمال التكنولوجيا (TBM)، والعمليات مثل FinOps هي حجر الزاوية لنهج تحقيق القيمة القائم على البيانات.
يقول Fortenberry أن العديد من الأدوات والمنهجيات يمكن أن تساعد قادة تكنولوجيا المعلومات في تقدير قيمة المشروع بدقة. يشملوا:
– تحليل التكلفة والعائد (CBA): يحدد التكاليف والفوائد المتوقعة المرتبطة بالمشروع، مما يسمح بإجراء مقارنة منهجية بين خيارات الاستثمار المختلفة.
– حاسبات العائد على الاستثمار (ROI): المساعدة في تقييم العوائد المالية الناتجة عن المشروع مقارنة بتكاليفه، مما يسهل عملية اتخاذ القرار على أساس الربحية المحتملة.
– رسم خرائط تدفق القيمة: يحدد أنشطة القيمة المضافة والاختناقات خلال دورة حياة المشروع، مما يتيح تحسين العملية وتعظيم القيمة.
– أطر تقييم المخاطر: تقييم المخاطر المحتملة والشكوك التي يمكن أن تؤثر على نتائج المشروع، مما يسمح بتنفيذ استراتيجيات التخفيف الاستباقية.
المزالق المحتملة
يقول ناتاراجان إن المبالغة في تقدير تأثير المشروع على المدى القصير مع التقليل من إمكاناته على المدى الطويل هو خطأ شائع. “يجب قياس التأثير عبر السنوات التي سيقدم فيها المشروع قيمة للمؤسسة.”
ويقول فورتنبيري إن المأزق الشائع الآخر الذي يواجهه قادة تكنولوجيا المعلومات بشكل متكرر عند تقدير قيمة المشروع هو التركيز فقط على المكاسب قصيرة المدى أو توفير التكاليف دون النظر بشكل كافٍ في الآثار الاستراتيجية الأوسع. “من خلال التركيز على عائد الاستثمار المباشر أو القيود المفروضة على الميزانية، قد تتجاهل المؤسسات المشاريع ذات القيمة المحتملة على المدى الطويل، مما يحد من قدرتها على الابتكار والحفاظ على قدرتها التنافسية على المدى الطويل.”
الذهاب الشمولي
يقول فورتنبيري: في المشهد الرقمي سريع التطور اليوم، يعد التحديد الدقيق لقيمة مشروع تكنولوجيا المعلومات أمرًا ضروريًا للنجاح التنظيمي. ومن خلال اعتماد نهج شامل يتضمن التوافق الاستراتيجي، ومعايير التقييم الشاملة، والاستخدام الحكيم للأدوات التحليلية، يمكن للقادة التأكد من أن قراراتهم الاستثمارية ليست سليمة من الناحية المالية فحسب، بل تتماشى أيضًا مع المهمة والرؤية الأوسع لمؤسستهم.
في نهاية المطاف، يقول فورتنبيري إن إتقان فن تقييم المشاريع التكنولوجية لا يقتصر فقط على تعظيم العائدات. “يتعلق الأمر بخلق قيمة دائمة تدفع المنظمة نحو النمو والازدهار المستدامين.”
