لاحظ مارك بينيوف ذات مرة أن “الثابت الوحيد في صناعة التكنولوجيا هو التغيير”. والواقع أن صناعات قليلة شهدت هذا القدر من التحول السريع والمدمر الذي شهدته البرمجيات على مدى العقود الأربعة الماضية.
لقد تصارع قادة تكنولوجيا المعلومات منذ فترة طويلة مع البرامج المتجانسة المحلية، وهو صراع يعني أشهرًا من جمع المتطلبات المضنية، وشروط الترخيص المبهمة، وجداول النشر التي يمكن أن تمتد لعدة أشهر. بمجرد نشره، سيصبح الحل المضمن جزءًا لا يتجزأ من سير العمل وعادات المستخدم.
ثم جاءت السحابة والبرمجيات كخدمة (SaaS) بنموذجها المبسط للدفع أولاً بأول، مما يعني أن أي شركة يمكنها الوصول إلى البرامج المبتكرة دون الحاجة إلى استثمارات مسبقة ضخمة. أدى نموذج SaaS إلى إضفاء الطابع الديمقراطي على الوصول إلى التكنولوجيا، مما مكّن حتى أصغر الشركات الناشئة من الاستفادة من الأدوات التي كانت في السابق حكراً على الشركات الكبيرة.
ومع ذلك، حتى في هذا النموذج البرمجي الجديد حيث تكون تكلفة التحول أقل صعوبة، تكافح الشركات لتبني حلول جديدة. غالبًا ما تنبع هذه المقاومة لتحدي الوضع الراهن من تحيزاتنا المعرفية العميقة بقدر ما تنبع من الاعتبارات العملية. من خلال التشبث بالوضع الراهن، تتكبد المؤسسات فعليًا تكاليف خفية بسبب الافتقار إلى الابتكار، والاستجابة البطيئة لتغيرات السوق، وعدم القدرة على الاستفادة من التقدم التكنولوجي الذي يمكن أن يدفع النمو المستقبلي.
التغلب على الجمود التنظيمي
التغيير يمكن أن يكون حبة دواء يصعب ابتلاعها. تتشكل العادات، ومع مرور الوقت، تصبح متأصلة. يؤدي التغيير أيضًا إلى عدم اليقين، وبشكل عام، نحن البشر نتجنب المخاطرة بشكل جوهري. فكر في المنتجات والخدمات التي تعتمد عليها كل يوم ولماذا، على الرغم من التجربة المحبطة، قد تكون مترددًا في إجراء تغيير. هذا التردد في تبني الجديد، حيث غالبًا ما يتم تفضيل المألوف على المجهول، هو ما يشير إليه علماء السلوك باسم “تحيز الوضع الراهن”.
يتمتع بائعو المؤسسات بالبراعة في دمج الميزات في منتجاتهم التي تجعلها “ثابتة”، مما يوفر حوافز مسبقة غنية لتأمين المبيعات الأولية مثل تضمين وحدات مخصصة تتكامل بعمق مع سير العمل الحالي للشركة. من الناحية النظرية، ينبغي لنماذج SaaS، بتكاليفها الأولية المنخفضة، وقابلية التوسع الأسهل، والعقود الأكثر مرونة، أن تسهل على المؤسسات “رفع وتحويل” تطبيقاتها وبياناتها إلى مزود جديد – ولكن الواقع غالبًا ما يروي قصة مختلفة.
يأتي تبديل تطبيقات SaaS مع مجموعة التحديات الخاصة به، التقنية والسلوكية. على سبيل المثال، قامت العديد من المؤسسات باستثمارات كبيرة لتخصيص الحل لتلبية احتياجاتها المحددة. على الرغم من أن هذه التخصيصات مفيدة في تحسين وظائف البرنامج داخل المؤسسة، إلا أنها يمكن أن تصبح عائقًا عند الانتقال إلى نظام SaaS الأساسي الجديد.
علاوة على ذلك، من وجهة النظر السلوكية، يمكن أن يشكل اعتماد المستخدم للبرامج الجديدة عقبة كبيرة. قد يواجه الموظفون الذين اعتادوا على واجهة معينة أو سير عمل معين صعوبة في الانتقال إلى نظام جديد، بغض النظر عن فوائده المحتملة.
3 نصائح للتبديل السلس
على الرغم من أن عملية التحول إلى حل جديد ستختلف بشكل كبير اعتمادًا على نطاق البرنامج وتعقيده، إلا أن هناك بعض أفضل الممارسات المشتركة بين جميع مبادرات ترحيل البرامج التي يمكن أن تساعد في تحقيق النجاح:
1. احصل على التخطيط: يعتمد وضع الأساس للانتقال السلس للبرامج على التخطيط الشامل، الذي يتم توجيهه بشكل مثالي بواسطة مدير مشروع ذي خبرة. يتمثل أحد الجوانب الرئيسية لهذا التخطيط في اكتساب فهم متعمق للتبعيات والقيود الخاصة ببيئة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسة، مما سيساعد في اتخاذ القرارات بشأن التطبيقات التي يجب تثبيتها أو إلغاء تثبيتها أثناء الترحيل. يمكن أن تساعد قوائم المراجعة أيضًا في تحديد العوائق التشغيلية المحتملة: هل الوثائق سهلة الاستخدام؟ هل أدلة الفيديو سهلة الفهم؟ يمكن أن تؤدي معالجة هذه الأنواع من الأسئلة مقدمًا إلى تبسيط عملية النقل وتقليل الاضطرابات وتسريع اعتماد المستخدم.
2. ابدأ صغيرًا: يعد اعتماد نهج “البدء صغيرًا قبل التوسع” أمرًا ضروريًا في عمليات طرح البرامج الجديدة. تبدأ العملية عادةً بمرحلة التخطيط وجمع المتطلبات، وتقييم الموردين الذين يلبيون تلك المتطلبات على أفضل وجه، ثم تنتقل إلى مرحلة التصميم والتخصيص لضمان توافق الحل بشكل جيد مع احتياجات المنظمة على المدى القصير والطويل. تتضمن مرحلة الاختبار الحاسمة تقييم جميع جوانب البرنامج مع مجموعة مركزة من المستخدمين التقنيين لضمان الأداء الوظيفي والأمان والتوافق، بالإضافة إلى اختبار الترحيل نفسه على مجموعة صغيرة من المستخدمين.
3. إعطاء الأولوية للتجربة: أحد الأسباب الرئيسية لفشل عمليات الترحيل هو عدم منح المستخدمين الوقت الكافي للتكيف مع الأنظمة وسير العمل الجديدة. في حين أن توفير التوثيق والتدريب المناسبين للمستخدمين يعد خطوة حيوية، فمن المهم أيضًا مراعاة الطرق المختلفة التي يستوعب بها الأشخاص المعلومات الجديدة. على سبيل المثال، قد يفضل المتعلمون التجريبيون دروس الفيديو أو جلسات التدريب العملي، في حين قد يحتفظ المتعلمون البصريون بالمعلومات بشكل أفضل من خلال النظر إلى الرسوم البيانية والرسوم البيانية. بالإضافة إلى ذلك، يعد التواصل الواضح والمتسق مع المستخدمين أمرًا أساسيًا لضمان فهمهم للتغييرات التي ستحدث ومتى.
إن أي شخص قضى وقتًا في مجال تكنولوجيا المعلومات على دراية بالمبدأ البديهي “لم يتم فصل أي شخص على الإطلاق بسبب تعيينه لشركة IBM” – وهي اختصار لعبارة “عندما تكون في شك، استخدم الرهان الآمن المعروف للجميع”. لكن اللعب بطريقة آمنة ليس هو ما يدفع الابتكار في الاقتصاد الرقمي المتغير باستمرار اليوم. عندما تفكر في البرامج والحلول التي تدفع أعمالك إلى الأمام في السنوات القادمة، فإن الرضا عن النفس ليس خيارًا.
