يمكن أن يساعد إنشاء مكتب لإدارة المشاريع المؤسسات على دمج تكنولوجيا المعلومات مع استراتيجيات الأعمال من خلال تسهيل التقييس وتشجيع التعاون بين مختلف أصحاب المصلحة.
نوفمبر 2023 كابتيرا يذاكر من بين 400 مدير مشروع في شركات مقرها الولايات المتحدة وجدوا أن مكتب إدارة المشاريع الرسمي يعزز بشكل كبير جودة إدارة المشروع، حيث أكد 60% من مديري المشاريع الذين شملهم الاستطلاع قيمته.
ومن بين مديري المشاريع هؤلاء، أفاد أكثر من الثلثين (67%) أن لديهم مسؤول إدارة مشروع رسمي (PMO)، في حين أن 18% إضافيين لديهم مسؤول غير رسمي.
عادةً ما يحدد مكتب إدارة المشاريع التقليدي السياسات والإجراءات لإدارة المشروع جنبًا إلى جنب مع أداء تصعيد/حل المشكلات، وإدارة الموارد، وضمان التوافق الاستراتيجي مع أهداف وغايات العمل الشاملة.
وأشار التقرير إلى أن الشركات التي تفتقر إلى مكتب إدارة المشاريع هي أكثر عرضة بخمس مرات للحصول على الحد الأدنى من المعلومات من رعاة المشروع وأكثر من الضعف لمواجهة تأخيرات في المشروع تتجاوز شهرًا واحدًا.
“إننا نشهد تحولًا بعيدًا عن التركيز الصارم على وضع القواعد والعمليات التوجيهية وبدأنا نرى المزيد من مكاتب إدارة المشاريع تعمل كشريك استراتيجي للأعمال، وتوفر المزيد من القيادة والتوجيه والدعم القائم على المهارات الشخصية لقادة المشاريع وفرق العمل “، تقول أوليفيا مونتغمري، المحلل الرئيسي المساعد في Capterra، في مقابلة عبر البريد الإلكتروني.
مع استمرار تحسن برامج إدارة المشاريع، يمكن أن يتطور مكتب إدارة المشاريع للتركيز على أن يكونوا شركاء استراتيجيين للقادة التنفيذيين، وقادة تكنولوجيا المعلومات، والعمليات.
PMOs: الحفاظ على كل شيء معًا
في الأعمال التجارية التي تحتوي على مكتب إدارة مشروع رسمي، ستعرف فرق المشروع العمليات ولديها الأدوات اللازمة لكل مرحلة من مراحل المشروع ويمكن تزويد كل مشروع بالموظفين المناسبين.
بدءًا من تحديثات الحالة الموحدة وحتى مسار تصعيد المشكلات، سيحصل مدراء المشاريع على التوجيه والدعم لتوفير اتصالات واضحة ومنتظمة مع جميع أصحاب المصلحة.
ويدعم هذا المستوى المتزايد من المشاركة المتوقعة اتخاذ القرار في الوقت المناسب، ويقلل من احتمالية سوء الفهم، ويعزز بيئة تعاونية.
يقول مونتغمري: “يحب الناس الحصول على معلومات واضحة وموحدة، ويساعد مكتب إدارة المشاريع على ضمان حدوث ذلك”.
من المرجح أن تكافح الشركة التي ليس لديها مكتب إدارة رسمي رسمي لتوفير معلومات موحدة وواضحة بين أصحاب المصلحة، مما يؤدي إلى سوء التواصل، وفشل التوقعات، وزيادة حالات إعادة العمل.
ونتيجة لذلك، سيكون أصحاب المصلحة أقل مشاركة وأكثر عرضة لتخطي الاجتماعات و/أو تفويت رسائل البريد الإلكتروني المهمة، مما يؤدي إلى تأخير اتخاذ القرار والتأثير في النهاية على الجداول الزمنية للمشروع.
تقول تينا جولبورن، الرئيس التنفيذي للعمليات والعملاء في شركة Vena، إن مكتب إدارة المشاريع الرسمي يتطلب اهتمام أصحاب المصلحة الرئيسيين.
وأوضحت في مقابلة عبر البريد الإلكتروني: “إنهم يجعلون المشاريع الرئيسية أولوية لجميع المشاركين من خلال إعداد إيقاع مناسب للاجتماعات لإبقاء الجميع على علم بحالة المشروع، لضمان معالجة العوائق بسرعة”.
عندما يكون هذا الهيكل مفقودًا، قد يواجه مدراء المشاريع الفرديون صعوبة في الحصول على الرؤية المطلوبة لأنهم لا يستطيعون الاتصال على مستوى عالٍ بما فيه الكفاية في المنظمة، وقد يضعف المشروع.
يقول جولبورن إن فرق مكتب إدارة المشاريع الرائعة تستفيد من القوالب والأدوات المتسقة لتوصيل الجداول الزمنية والتبعيات والموارد المطلوبة والعوائق إلى الراعي التنفيذي أو فريق القيادة وجميع المشاركين في المشروع.
وتقول: “إنهم يحملون الجميع المسؤولية – المشاركين في المشروع وأصحاب المصلحة على حد سواء – للحفاظ على المشروع على المسار الصحيح”. “كما أنها تساعد في تحقيق التوازن بين الأبعاد الحاسمة للسرعة والجودة والتكلفة داخل مشروع واحد وعبر مجموعة من المشاريع.”
إنشاء مكتب إدارة المشاريع
يشير مونتغمري إلى أن مكتب إدارة المشاريع يمكن أن يبدو مختلفًا تمامًا اعتمادًا على حجم الشركة وتعقيدها وتوافر الموارد.
على الأقل، يحتاج المتعاونون الأساسيون في مكتب إدارة المشاريع إلى قيادة تنفيذية تدعم مكتب إدارة المشاريع وتوفر السلطة والتوجيه الاستراتيجي، وقائد المحفظة/مكتب إدارة المشاريع ومدير (مدراء) المشروع ومدير وظيفي يوافق على استخدام مكتب إدارة المشاريع لمشاريعهم.
وتقول: “يجب أيضًا تضمين الموارد البشرية، التي تلعب دور الداعم والموجه لاكتساب المواهب وتدريبها، بالإضافة إلى موارد تكنولوجيا المعلومات”.
ينصح جولبورن بأن الوقت المناسب لتنفيذ مكتب إدارة المشاريع هو عندما تبدأ في إدراك أن تكلفة الحصول عليه أقل من تكلفة عدم وجوده.
يمكن أن يحدث هذا عندما لا تتجاوز المشاريع خط النهاية بالسرعة الكافية، أو عندما تحدث تجاوزات في التكاليف بوتيرة أكبر، أو عندما تتدهور جودة التسليم النهائي للمشروع.
وتقول: “يجب أن تقاوم الرغبة في تضخيم فريق مكتب إدارة المشاريع (PMO) الخاص بك، وأن تؤمن أنك بحاجة إلى مدير مشروع لكل مشروع”.
ضع في اعتبارك حجم مكتب إدارة المشروع بالنسبة لعدد المشاريع الكبيرة و/أو المعقدة متعددة الوظائف التي تمتلك المنظمة القدرة على تنفيذها خلال عام واحد.
وتضيف: “لا يمكن لأي منظمة أن تستوعب سوى قدر معين من التغيير التحويلي كل عام”.
يمكن أن يشمل المتعاونون الرئيسيون أي فريق في مؤسستك يستفيد من مديري المشاريع لإنجاز العمل، مثل العمليات وإدارة المنتجات والخدمات المهنية.
يقول جولبورن: “إن جمع هؤلاء الأفراد معًا لتوحيد أفضل النماذج والأدوات، وفهم التحديات المحددة التي يواجهها مديرو المشاريع في مؤسستك سيساعدك على تحديد من أين تبدأ”.
وقال مونتغمري إنه من الأفضل العمل معًا لإنشاء مكتب إدارة المشاريع، ويمكن استخدام ورش العمل مع هؤلاء المتعاونين الأساسيين لإنشاء تصميم مكتب إدارة المشاريع، واستراتيجيات التنفيذ، وحواجز الحماية.
وتشرح قائلة: “من خلال تعزيز نهج تعاوني وشامل، يمكن للشركات الاستفادة من الخبرة الجماعية والرؤى والدعم من المتعاونين الرئيسيين لإنشاء مكتب إدارة مشاريع مخصص يلبي احتياجاتهم”.
