بالنسبة لمدراء تكنولوجيا المعلومات وموظفي تكنولوجيا المعلومات، كان مفهوم اللجنة التوجيهية موجودًا منذ الستينيات. ثم كما هو الحال الآن، فقد نشأ هذا من اعتقاد لا يزال موجودًا حتى اليوم: وهو أن المستخدمين والإدارة التنفيذية وتكنولوجيا المعلومات يجب أن يتقاسموا المسؤولية وسلطة اتخاذ القرار بشأن توجيهات المشروع وتمويله، ومن ثم تقوم اللجنة بمراقبتهم حتى الانتهاء.
ومن الناحية النظرية ينبغي أن تكون اللجنة التوجيهية مسؤولية مشتركة بالتساوي. لسوء الحظ، غالبًا ما يجد مدير تقنية المعلومات نفسه يقوم بقدر كبير من التوجيه، لأن محور معظم المشاريع هو التكنولوجيا التي ستديرها.
فيما يلي بعض الأمثلة على مكان حدوث ذلك:
يتألف نظام السجلات الطبية الجديد الذي نظم المستشفى لجنة توجيهية له من أعضاء مجلس الإدارة ورؤساء الأقسام الطبية مثل أمراض القلب والجراحة والمالية والتنظيمية وتكنولوجيا المعلومات. ثم تم تشغيل المشروع وتنفيذه بواسطة تكنولوجيا المعلومات.
تم بعد ذلك تسليم مشروع نظام تخطيط موارد المؤسسة الجديد (ERP) الذي أرادته عملية الشراء والتصنيع إلى قسم تكنولوجيا المعلومات لتشغيله وتنفيذه تحت إشراف لجنة توجيهية مكونة من المشتريات والتمويل والتصنيع وتكنولوجيا المعلومات والبائعين.
أعرف العديد من مدراء تكنولوجيا المعلومات الذين يشعرون بالإحباط من اللجان التوجيهية. في نظرهم، تتحول اللجان التوجيهية إلى مشاريع تكنولوجيا المعلومات عندما يتخطى أصحاب المصلحة الآخرون الاجتماعات ويعترضون لاحقًا على المشروع. وسرعان ما سيتخلص مدراء تكنولوجيا المعلومات هؤلاء من اللجان التوجيهية. إنهم يرون أنهم يقعون في حضن تكنولوجيا المعلومات، فلماذا تعقد كل الاجتماعات الإضافية عندما لا يمكنك الاعتماد على حضور الجميع؟
ومع ذلك، إليك طريقة أخرى للتفكير في اللجان التوجيهية: إذا كانت كرة اللجنة التوجيهية ستقع في حضنك في النهاية، فأنت، بصفتك مدير تكنولوجيا المعلومات، لديك القدرة على القيام بشيء ما لتحسين قيمتها.
إليك الطريقة:
1. لا تخلط بين اجتماعات اللجنة التوجيهية واجتماعات المشروع.
تعد العديد من اجتماعات مشاريع تكنولوجيا المعلومات اليوم متعددة التخصصات، وبعضها يتضمن تطوير التعليمات البرمجية التي تتم مشاركتها بين المستخدمين النهائيين وتكنولوجيا المعلومات. لكن هذا ليس نفس الشيء مثل اللجنة التوجيهية.
الغرض من اجتماع المشروع هو التأكد من تحديد مهام المشروع وتعيينها وإكمالها بشكل صحيح في الوقت المحدد، وأن كل مشروع يقدم في النهاية قيمة العمل المقصودة.
وفي المقابل، تعتبر اللجان التوجيهية استراتيجية. هدفهم الأساسي هو تحديد والتأكد من أن المشاريع متوافقة تمامًا مع العمل. إذا بدأت الانحرافات في الظهور بين المشروع واتجاه العمل، فمن المتوقع أن تجد اللجنة التوجيهية طرقًا لتصحيح المسار.
ونظرًا لأن اللجنة التوجيهية يمكن أن تعمل على مستوى عمل استراتيجي عالٍ جدًا، فقد تشمل أعضاء مجلس الإدارة بالإضافة إلى كبار المديرين التنفيذيين وبعض المديرين من المستوى المتوسط. تنظر اللجان التوجيهية إلى السوق الخارجي، وكيفية أداء الأعمال ماليًا وتشغيليًا، ومدى تلبية الشركة للمتطلبات الحكومية والتنظيمية، وما إلى ذلك.
نظرًا لأن تركيز اللجنة التوجيهية هو أمر استراتيجي للغاية، يمكن لمدراء تكنولوجيا المعلومات استخدام اللجنة التوجيهية لتحقيق أفضل استفادة من خلال طلب تقييمات اللجنة المنتظمة حول مدى توافق مشاريع تكنولوجيا المعلومات التي يتم تطويرها مع أهداف العمل وتقديم القيمة. يمكن للجنة التوجيهية أن تكون بمثابة نقطة تفتيش مبكرة “للقيمة التجارية” لأعمال تكنولوجيا المعلومات، ويمكن لأعضائها أيضًا أن يكونوا داعمين جدًا للمشاريع الجاري تنفيذها بالفعل وتحت رعايتهم.
2. إدارة اجتماعات اللجنة التوجيهية بشكل استراتيجي.
سواء كان رئيس قسم المعلومات أو عضوًا آخر في اللجنة يرأس اللجنة التوجيهية، يجب تحديد جدول أعمال كل اجتماع بوضوح وتقديمه مسبقًا. وينبغي أن يكون لها تركيز استراتيجي.
خلال الاجتماع، من المتوقع أن يقدم قسم تكنولوجيا المعلومات تقريرًا عن التقدم المحرز في المشروع، ولكن ما لم تكن هناك مشكلة معينة تؤدي إلى تعقيد المشروع، فيجب مناقشتها على مستوى ملخص أعلى. بدلاً من تفصيل جميع أعمال التكامل والتطوير الجارية من وجهة نظر تكنولوجيا المعلومات، فإن رئيس قسم المعلومات يستفيد بشكل أفضل من خلال مناقشة قدرات الأعمال الجديدة التي يتم بناؤها، وكيف ستتوافق مع اتجاه الأعمال الاستراتيجي، ومتى يمكن للشركة أن تتوقع لرؤيتهم.
3. تعرف على لاعبيك.
لم أشارك مطلقًا في لجنة توجيهية حيث لم يكن هناك عضو واحد على الأقل في اللجنة يصعب التعامل معه. ومن ناحية أخرى، كنت أيضًا عضوًا في اللجان التوجيهية مع لاعبي الفريق المتحمسين الذين سيفعلون أي شيء لإنجاح الأمور.
نظرًا لأن الكثير من عمل اللجنة التوجيهية يقع على عاتق تكنولوجيا المعلومات، يجب على مدير تكنولوجيا المعلومات أن يجعل من مهمته التعرف على كل عضو في اللجنة التوجيهية حتى يتمكن من العثور على أفضل الطرق للتواصل وتبادل الأفكار مع كل عضو. يمكن أن يؤدي بذل جهد في العلاقات الشخصية إلى اجتماعات سلسة، حيث يصل الجميع إلى نفس الصفحة.
4. إبقاء موظفي تكنولوجيا المعلومات على علم باجتماعات اللجنة التوجيهية.
يعمل موظفو تكنولوجيا المعلومات بشكل أفضل في المشاريع عندما يعرفون كيف ستساهم المشاريع في الشركة بشكل استراتيجي لأن هذا يمنح المشروع غرضًا تجاريًا. والأهم من ذلك، أن مشاركة النقاط الرئيسية من اجتماعات اللجنة التوجيهية مع الموظفين يبقي الحوارات مفتوحة وشفافة بين مدير تكنولوجيا المعلومات والإدارة العليا والموظفين.
5. المطالبة بالمساءلة.
هناك حالات للجنة التوجيهية حيث يتغيب واحد أو اثنين من أصحاب المصلحة الرئيسيين عن الاجتماعات بشكل منتظم ويفشلون في القيام بنصيبهم. غالبًا ما يكون هؤلاء هم أول من يشتكي عندما يواجه المشروع الذي تشرف عليه اللجنة تأخيرًا أو يتخلف عن الموعد النهائي.
تجنب هذا. إذا لاحظت في وقت مبكر أن المشاركين المطلوبين لن يحضروا الاجتماعات بانتظام أو يقبلوا أدوارهم ومسؤولياتهم، فإما أن يوصيوا بالتأخير أو يقترحوا إعادة النظر في فكرة اللجنة.
