يعد الجدول الزمني للاحتفاظ بالسجلات بمثابة سياسة تحدد المدة التي يجب خلالها الاحتفاظ بالمحتوى الورقي والإلكتروني وتوفر إرشادات للتخلص من كيفية التخلص من هذه العناصر.
إنها أداة حاسمة للمؤسسات لإدارة سجلاتها بشكل منهجي، وضمان امتثالها للمتطلبات القانونية والتنظيمية والتجارية.
جداول الاحتفاظ بالسجلات، وتسمى أيضًا الاحتفاظ بالبيانات الجداول الزمنية، يتم تحديدها حسب نوع السجل والأعمال التجارية والقانونية و امتثال المتطلبات المرتبطة بالبيانات. تضع جداول الاستبقاء إرشادات بشأن المدة التي يجب أن تظل فيها المعلومات المهمة متاحة للاستخدام أو الرجوع إليها في المستقبل، بالإضافة إلى متى وكيف يتم ذلك بيانات يمكن تدميرها عندما لم تعد هناك حاجة إليها.
وهذا لا يساعد فقط في الحفاظ على الامتثال ولكن أيضًا في تحسين موارد التخزين عن طريق إزالة البيانات غير الضرورية.
لماذا تعد جداول الاحتفاظ بالسجلات مهمة؟
يتم إنشاء جداول الاحتفاظ بناءً على نوع البيانات وملكيتها بالإضافة إلى جوانب مثل قيمة أعمال البيانات وقيمتها الامتثال التنظيمي ولايات. توضح الجداول السبب التجاري للاحتفاظ بسجلات محددة وتحدد ما يجب فعله بالبيانات عندما تكون مؤهلة للتخلص منها.
ويضمن الالتزام بهذه الجداول قدرة المؤسسات على الاستجابة بكفاءة لعمليات التدقيق والحجز القانوني والاستفسارات الأخرى المتعلقة بالامتثال.
تم تصميم جداول الاحتفاظ بالسجلات للمساعدة في الحفاظ عليها حوكمة المعلومات-الامتثال التنظيمي ذات الصلة. كما أنها تضمن أن عمليات التخلص من السجلات يمكن الدفاع عنها قانونيًا. تخضع أنواع معينة من السجلات، مثل السجلات المالية، لمتطلبات الاحتفاظ الأكثر صرامة.
قد يؤدي عدم الالتزام بهذه المتطلبات إلى فرض عقوبات قانونية وخسارة مالية والإضرار بسمعة المنظمة.
مع استمرار نمو أحجام البيانات في العديد من الشركات، تساعد جداول الاحتفاظ بالسجلات على تقليلها إدارة السجلات وتكاليف التخزين عن طريق التخلص من البيانات التي لم تعد ذات صلة بالعمليات التجارية. غالبًا ما تكون جداول الاحتفاظ بالسجلات العامة جزءًا من ملف سياسة الاحتفاظ بالبيانات، وهو بروتوكول ثابت للاحتفاظ بالمعلومات بناءً على احتياجات العمل.
يمكن أن يؤدي دمج الأتمتة في عملية الاحتفاظ بالسجلات إلى تعزيز الكفاءة من خلال إدارة البيانات بشكل منهجي طوال دورة حياتها.
من يستخدم جدول الاحتفاظ بالسجلات؟
بمجرد اكتمال الجدول والموافقة عليه، تتم مشاركته مع الموظفين بناءً على احتياجاتهم. تتضمن المجموعات التي تحتاج عادةً إلى الوصول إلى جدول الاحتفاظ بالسجلات ما يلي:
- إدارة تكنولوجيا المعلومات.
- بيانات تخزين فريق.
- فرق إدارة البيانات والمعلومات.
- الإدارات القانونية والمراجعة.
- مدققو الامتثال الخارجيون.
- رؤساء الأقسام.
- مسئولي إدارة السجلات.
كيفية تطوير جدول الاحتفاظ بالسجلات
العنصر الأكثر أهمية في جدول الاحتفاظ بالسجلات هو تحديد المدة التي يجب الاحتفاظ بالسجلات فيها قبل الانتقال إلى أرشيف أو غيرها من أنظمة التخزين طويلة الأجل أو يتم تدميرها. يجب أن يحدد الجدول ما يلي:
- نوع السجل الذي سيتم الاحتفاظ به.
- مقدار الوقت الذي يجب الاحتفاظ به لكل نوع من السجلات.
- أين سيتم تخزين السجل.
- كيف تتحرك السجلات خلال مراحل الاحتفاظ المختلفة.
- ما إذا كانت السياسة تنطبق على كليهما السجلات الإلكترونية والسجلات غير الإلكترونية.
- أي متطلبات احتفاظ لأنواع مستندات محددة.
- كيفية الإشارة إلى مراجعات السجلات والسجلات ذات الصلة المحتملة.
تتطلب العملية تنسيقًا وثيقًا مع موظفي التدقيق والموظفين القانونيين في المنظمة، حيث سيتم تكليفهم بفحص جداول الاحتفاظ بشكل دوري. يعد الاهتمام بمتطلبات لوائح الصناعة والحكومة والقوانين والقوانين الأخرى أمرًا ضروريًا. في بعض الحالات، تلعب متطلبات العملاء دورًا.
من المهم التأكد من تحديث الجدول بانتظام ليعكس أي تغييرات في اللوائح أو ممارسات العمل.
من الضروري أيضًا تحديد جميع المتطلبات قبل تطوير الجدول الزمني لأنه من المحتمل أن يكون لكل عنصر امتثال إطار زمني محدد لتخزين السجلات وقد يتعين على بعض السجلات الالتزام بأكثر من لائحة تحدد المدة الزمنية للاحتفاظ بها.
إجراء شامل تقييم المخاطر يمكن أن تساعد في تحديد هذه المتطلبات وتجنب مشكلات الامتثال المحتملة.
إذا لم يقم قسم تكنولوجيا المعلومات بإنشاء جدول الاحتفاظ بالسجلات، فيجب أن يكون لديه مدخلات مهمة فيه. من المحتمل أن يكون قسم تكنولوجيا المعلومات مسؤولاً عن كيفية ومكان تخزين السجلات. اعتمادًا على متطلبات الامتثال المحددة، يمكن لقسم تكنولوجيا المعلومات ترتيب موارد تخزين مختلفة، مثل محركات الأقراص الثابتة وتخزين الأشرطة والأقراص ذات الحالة الصلبة و التخزين السحابي. يعد دعم تكنولوجيا المعلومات ضروريًا أيضًا عند تحديد كيفية استرجاع البيانات للاستخدام والتخلص منها عندما لا تكون هناك حاجة إليها.
لدى الوكالات الحكومية قواعد ولوائح إضافية يجب الالتزام بها عند التعامل مع السجلات العامة. وسيشمل ذلك الوكالات الفيدرالية ووكالات الولايات وكذلك الحكومات المحلية. غالبًا ما تتبع هذه الوكالات جداول استبقاء محددة يفرضها القانون، والتي قد تختلف بشكل كبير عن تلك المستخدمة في القطاع الخاص.
يمكن استخدام جدول بيانات قياسي لإعداد جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات الأساسية. تتوفر أيضًا برامج إدارة السجلات التي توفر أدوات جدولة الاحتفاظ. تعمل أتمتة هذه الوظيفة على تسهيل تغيير الجداول عندما تتغير القواعد أو عندما ينتقل السجل من الاستخدام النشط إلى تخزين الأرشيف. تسهل برامج الاحتفاظ أيضًا مشاركة الجدول الزمني بين جميع الأطراف المعنية.
يمكن أن توفر أنظمة إدارة السجلات المتقدمة ميزات أكثر تعقيدًا مثل التذكيرات الآلية وتتبع الامتثال والتكامل مع أنظمة المؤسسة الأخرى.
على سبيل المثال، تفرض لوائح صناعية محددة مثل قانون ساربينز أوكسلي متطلبات صارمة للاحتفاظ بالمستندات المالية، مما يتطلب من الشركات اتباع إرشادات دقيقة للاحتفاظ.
مثال على جدول الاحتفاظ بالتخزين
يوضح الجدول التالي فترات الاحتفاظ بالتخزين المنصوص عليها في قانون ساربانيس-أوكسلي لوثائق محددة.
| نوع السجل | فترة الاحتفاظ |
| طلبات التوظيف | ثلاث سنوات |
| الفواتير وأوامر الشراء | خمس سنوات |
| دفاتر الحسابات المدينة والدائنة، وبطاقات وقت الموظف، وجرد المنتجات، وسجلات النفقات، وأوراق التدقيق | الحد الأدنى سبع سنوات |
| البيانات المصرفية، عقود الإيجار والعقود، سجلات الرواتب، المراسلات القانونية، اتفاقيات المفاوضة الجماعية | دائمًا |
فترات الاحتفاظ هذه هي مجرد أمثلة وقد تختلف وفقًا للمتطلبات المحددة لمجال عملك وولايتك القضائية.
المعايير والممارسات الجيدة للاحتفاظ بالسجلات
تقوم المؤسسات التالية بتوجيه مشكلات الاحتفاظ بالسجلات ومن الجيد الرجوع إليها عند إعداد جدول زمني للاحتفاظ بالسجلات.
قامت ARMA International بتنسيق المجموعة التي طورت مبادئ حفظ السجلات المقبولة عمومًا – والمعروفة أيضًا باسم المبادئ – إطار عمل مكون من ثمانية مبادئ لإدارة السجلات، أحدها يتناول الاحتفاظ بالسجلات.
المنظمة الدولية للتقييس (ايزو) قام بتطوير معايير وإرشادات إدارة السجلات التالية تحت عنوان المعلومات والتوثيق – إدارة السجلات:
- ايزو 15489-1 المعلومات والتوثيق — إدارة السجلات — الجزء الأول: المفاهيم والمبادئ.
- ايزو 22310 المعلومات والتوثيق – إرشادات لواضعي المعايير.
يمكن أن يساعد الالتزام بهذه المعايير المؤسسات على ضمان أن تكون ممارسات الاحتفاظ بالسجلات الخاصة بها شاملة ومتوافقة قانونًا ومتوافقة مع أفضل ممارسات الصناعة.
تحميل لدينا قالب سياسة الاحتفاظ بالبيانات وتدميرها مجانًا. يستكشف أمثلة على إدارة السجلات والاختلافات بين السجلات مقابل إدارة المستندات و حوكمة المعلومات مقابل إدارة السجلات. تعرف على مراحل إدارة دورة حياة محتوى المؤسسة. إقرأ أيضاً عن الطرق التي يؤثر بها الذكاء الاصطناعي على مشهد إدارة البيانات و أهمية الأخلاقيات في إدارة المعلومات.
