يمكن أن يؤدي الجدول الزمني لمشروع تكنولوجيا المعلومات المفرط في التفاؤل إلى التأخير، وتجاوز التكاليف، وضياع الفرص، وفي الحالات القصوى، الفشل الكامل للمشروع. كما يمكن أن يجعل قائد المشروع يبدو ضعيفًا أو غير كفؤ.
في حين أن هناك طرقًا متعددة لبناء جدول زمني للمشروع، فإن إبقاء الأمر بسيطًا من خلال البدء بالنطاق الشامل ثم تقسيمه إلى مكونات فردية أصغر هو أمر أساسي، كما تقول ساتيا شاندراسيكار، المدير الإداري لشركة Deloitte Consulting، في مقابلة عبر الإنترنت.
يقول شريف نقيب، المدير الأول لإدارة المشاريع والموارد في شركة استشارات تكنولوجيا المعلومات SADA، إن راعي المشروع يجب أن يفهم بوضوح قيمة المشروع بالإضافة إلى القيود الرئيسية، بما في ذلك الجداول الزمنية والنطاق والميزانية. وفي مقابلة عبر البريد الإلكتروني، نصح قادة المشروع بالبحث عن طرق لتبني أفضل الممارسات المؤسسية والصناعية ومن ثم إنشاء مسودة جدول زمني للاستفادة من المدخلات من خبراء الموضوع في الفريق.
تقول ماري ريفارد، الشريكة في شركة الأبحاث والاستشارات التكنولوجية ISG، إن الجدول الزمني للمشروع عالي الجودة سيكون له إنجازات ومعالم رئيسية مع مواعيد نهائية صارمة مرتبطة بها. وتشير عبر البريد الإلكتروني إلى أن “المعالم الهامة مهمة لأنها توفر نقاطًا محددة داخل المشروع لقياس التقدم وإبقاء الفريق على المسار الصحيح”.
عند التخطيط، تأكد من تضمين وقت للاستعداد للعمل، وتعليقات الموظفين، والتدريب، كما ينصح النقيب. “يخصص العديد من قادة المشاريع وقتًا لضمان الجودة واختبار الحلول، لكنهم يميلون إلى التقليل من الوقت الذي يستغرقه إعداد الموظفين للعمل مع الحل الجديد والتكيف معه.” ويحذر من أنه في غياب هذا العنصر الحاسم لإدارة التغيير التنظيمي، قد يتم إحباط الجدول الزمني بسبب مقاومة الموظفين ونقص الفهم.
ضمان الدقة
يعد بناء خطط مشاريع مرنة يمكنها التعامل مع التغييرات غير المتوقعة، والتي غالبًا ما تكون حتمية، أمرًا أساسيًا لضمان دقة الجدول الزمني. يقول شاندراسيكار: “إن فهم التبعيات، وتحديد الاختناقات، والتخطيط للتسليم حول هذه القيود قد أثبت أهميته بالنسبة لدقة الجدول الزمني”.
تعتمد دقة المشروع أيضًا على التواصل والتتبع الواضحين. يقول نقيب: “من المهم مراجعة الجداول الزمنية باستمرار مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة، وإجراء التحديثات عند اكتشاف معلومات جديدة”. ويضيف أنه ينبغي تتبع الجداول الزمنية للمشروع بدعم من أداة إدارة العمل، مثل ورقة ذكية أو جيراوذلك لقياس التقدم وتحديد الفجوات.
ومع ذلك، حتى مع التخطيط المثالي، قد تحدث تأخيرات أو تغييرات غير متوقعة. يعد التخطيط والتواصل المناسبان أمرًا أساسيًا لضمان دقة الجدول الزمني، كما تقول آن جي، مديرة التميز في تقديم الخدمات المُدارة لتكنولوجيا المعلومات في شركة استشارات البيانات والتكنولوجيا Resultant. “خلال مرحلة التخطيط، قم بتضمين وقت احتياطي، وتحديد المخاطر المحتملة، ووضع خطط تخفيف للتعامل مع التأخير بشكل استباقي والبقاء على المسار الصحيح،” كما تنصح عبر البريد الإلكتروني.
الوصول إلى السرعة
غالبًا ما يقلل القادة من تقدير المدة التي ستستغرقها المهمة. يلاحظ جي: “نعتقد أنه يمكننا إنجاز شيء ما بسرعة وسهولة عندما يكون الحل أكثر تعقيدًا في الواقع”. “بسبب هذا التفكير الخاطئ، غالبًا ما يكون لدى قادة المشاريع جداول زمنية مفرطة في التفاؤل ولا تأخذ في الاعتبار قيود الموارد، أو التأخيرات المحتملة، أو التحديات غير المتوقعة.”
يعتقد ريفارد أن أكبر أخطاء الجدول الزمني تشمل إهمال تحديد نطاق المشروع وتسليماته بوضوح، وعدم تحديد تبعيات المشروع وحسابها، والفشل في ضمان توفر الموارد اللازمة، مع وجود فرق تمتلك مجموعات المهارات المناسبة، للعمل في المشروع.
العودة إلى الجدول الزمني
التأخير في المشروع أمر شائع ويجب معالجته على الفور. يقول جي إن الخطوة الأولى هي تحديد سبب التأخير حتى يمكن حله بشكل فعال. سيحتاج قائد المشروع بعد ذلك إلى تحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى موارد إضافية، أو ما إذا كان يجب إعادة تخصيص الموارد لإعادة المشروع إلى الموعد المحدد. وتعترف قائلة: “في نهاية المطاف، قد يكون تمديد الموعد النهائي ضروريًا”.
يقول ريفارد، من أجل إعادة المشروع المتوقف إلى المسار الصحيح، حدد ما إذا كان من الممكن مراجعة نطاق المشروع أو تقليصه. “بغض النظر عما إذا كنت تعمل من أجل ذلك [meeting] نطاق المشروع الأصلي أو نطاق مخفض، ستحتاج إلى تقسيم العمل المتبقي إلى شرائح أصغر من المهام ذات الأولوية.” وتقترح إسناد المسؤولية عن المهام المتبقية مع إعادة التأكيد على أن المشروع لديه مجموعات المهارات المناسبة المتاحة لتحقيق أهدافه ضمن الإطار الزمني المحدد.
أفضل طريقة لاستعادة الجدول الزمني المتأخر في الموعد المحدد هو العمل مع فريق المشروع الخاص بك لتحديد السبب الجذري، كما ينصح النقيب. “بعد ذلك، يمكنك العمل مع فريقك ومؤسستك الأكبر لاستكشاف مسرعات الدقة الممكنة التي من شأنها أن تبقي مخططك الزمني على المسار الصحيح.” ويضيف أن خطط الحل قد تتضمن إعادة تسلسل العمل، أو إضافة نطاق المشروع أو طرحه، أو إضافة أعضاء الفريق أو تغييرهم، أو الاستفادة من الأتمتة أو مكتبات التعليمات البرمجية الموجودة لتسريع التسليم.
أفكار فراق
يقول جي إنه ينبغي تشجيع مشاركة أصحاب المصلحة طوال المشروع لضمان توافق توقعاتهم مع الجدول الزمني للمشروع. كما توصي بتوثيق جميع القرارات لمنع الارتباك والأخطاء في المستقبل. “وأخيرًا، لا تنس إجراء فحص ما بعد الانتهاء من المشروع لتوثيق أي دروس مستفادة – خاصة فيما يتعلق بالجدول الزمني – وتخزينها حيث يمكن للآخرين الوصول إليها.”
