تفكر العديد من المؤسسات الآن في التحكم في إصدار المستندات أكثر مما كانت عليه عندما تم تقديم أنظمة إدارة محتوى المؤسسة لأول مرة منذ أكثر من عقدين.
في ذلك الوقت ، تعتمد عمليات نشر ECM على التحكم في الإصدار. ومع ذلك ، كما انتقلت عمليات نشر ECM إلى السحابة، ركزت المنظمات على هذه الممارسة. تدفع متطلبات الأعمال الحديثة الآن الحاجة إلى التحكم في الإصدار بدلاً من فرق تكنولوجيا المعلومات ، على الرغم من أن فرق تكنولوجيا المعلومات تشارك بشكل مباشر في تبني ECM ونشرها.
يقدم صعود برنامج ECM المستند إلى مجموعة النظراء الفرص والتحديات. في حين أن هذه المنصات توفر قابلية التوسع وسهولة الوصول والتعاون ، فإنها غالبًا ما تقلل من أهمية التحكم في إصدار المستند.
قد يبدو الاحتفاظ بنسخة 50 أو 500 الأخيرة كافية لوثائق تعاونية بسيطة ، لكن المنظمات غالبًا ما تغفل الاعتبارات الحرجة. وتشمل هذه ما يلي:
يمكن أن يؤدي التحكم الفعال في الإصدار إلى تبسيط التعاون ، ويقلل من الأخطاء والحفاظ على مسار تدقيق واضح لتغييرات المستند. من خلال التعامل مع التحكم في الإصدار باعتباره أمرًا بالغ الأهمية لاستراتيجية إدارة المستندات ، تضمن المؤسسات أن تعمل فرقها بكفاءة وبثقة.
كيف يعمل التحكم في إصدار المستند؟
تتبع التحكم في إصدار المستند وتنظيم وتدير التكرارات المختلفة للوثيقة حيث يتعاون الأشخاص عليها. يساعد على ضمان العمل دائمًا مع الملف الأكثر دقة وحديثًا.
إليك كيفية عملها عادة:
- نظام تسجيل المغادرة/تسجيل الوصول. عندما يبدأ المستخدم في تحرير مستند ، يتم التحقق منه ، مما يجعله قراءة للآخرين فقط. بعد أن ينتهي المستخدم من التغييرات وحفظها ، يتم تسجيل الوصول إلى المستند ، مما يجعل الإصدار المحدث متاحًا للجميع.
- ترقيم الإصدار. يقوم كل تعديل بإنشاء إصدار جديد ، غالبًا ما يتم تحديده باستخدام أنظمة الترقيم المتسلسلة.
- تغيير التتبع. يتم تسجيل كل تغيير واحد ، بغض النظر عن الصغرى. يلاحظ نظام التحكم في إصدار المستند الذي قام بالتغيير ، وما تم تعديله وعندما حدث.
- التحكم في الوصول. إذا كان فرق تكنولوجيا المعلومات تقييد حقوق التحرير لبعض المستخدمين، يمكنهم الحفاظ على سلامة الوثيقة والحماية من التعديلات غير المصرح بها.
- تاريخ الإصدار. يحافظ النظام على أرشيف تاريخي لإصدارات المستندات ، والذي يتيح للمستخدمين مراجعة التكرارات السابقة ، ومقارنة التغييرات ، وإذا لزم الأمر ، يعود إلى إصدار سابق.
- تخزين مركزي. تعيش المستندات في مستودع مركزي ، مما يجعلها سهلة الاسترداد والإدارة.
- عرض تلقائي. يعرض أحدث إصدار من المستند افتراضيًا لتقليل الارتباك.
- اتفاقيات تسمية متسقة. إذا قام المستخدمون بتطبيق اتفاقيات التسمية المنهجية ، فيمكن للآخرين تحديد أحدث إصدار للملف.
أمثلة التحكم في إصدار المستند
يمكن أن تتبع فرق المحتوى عدة طرق لتوثيق التحكم في الإصدار. يتوافق كل نهج مع احتياجات العمل المحددة ، وغالبًا ما تستخدم المؤسسات أساليب متعددة بناءً على متطلبات مختلفة.
الاستراتيجيات عالية المستوى التالية تناسب معظم حالات الأعمال.
1.
من المنطقي للمحتوى الذي لا يزال يتعين على شخص ما الانتهاء من نظام الإصدار الأساسي والتزايدي للمحتوى الذي لا يزال يتعين على شخص ما الانتهاء منه – وخاصة المحتوى مع العديد من المحررين.
تسمح معظم الأنظمة المستندة إلى مجموعة النظراء 50 نسخًا أو أكثر. قد يبدو هذا المبلغ كثيرًا ، ولكن عندما يستمر Autosave في إنشاء مسودات جديدة و يحرر المتعاونون المستند في وقت واحد، حتى 500 نسخة يمكن أن تحدث بسرعة. يجب على المنظمات موازنة التهم التلقائية وتهم الإصدار لضمان أن يتمكن الأشخاص من استرداد العمل السابق.
2. الوثائق التكرارية
غالبًا ما تحتوي الوثائق على نظام الإصدار الخاص به أو ارتباط بنظام ترقيم خارجي. يمكن للموظفين استخدام كل من التخصص – 1.0 ، 2.0 ، وما إلى ذلك – والثانوية – 2.0 ، 2.1 ، وما إلى ذلك – الإصدارات لمعرفة التكرار الذي يرتبط به حالة عملية التحرير.
غالبًا ما تستخدم المنظمات إصدارات بسيطة للمسودات التكرارية ، بينما تمثل الإصدارات الرئيسية المستندات النهائية والمعتمدة. بعد ذلك ، يمكن لفرق المحتوى تطهير نسخ طفيفة ، والتي تصبح غير ذات صلة عندما تنشر الإصدار الرئيسي.
3. الوثائق التي تسيطر عليها
بالنسبة للوثائق الخاضعة للرقابة ، لدى المنظمة نسخة رسمية واحدة من المستند. حتى لو كان المرء أحدث ، فإن كل نسخة أخرى هي إما مسودة أو سجل تاريخي. عندما يصبح الإصدار المعتمد هو الإصدار الحالي ، يمكن لفرق المحتوى وضعه في موقع مركزي ، و IT يصبح مصدر الحقيقة المضي قدما. يجب أن تحتفظ فرق المحتوى بتاريخ من هذه النسخ لإظهار متى كانت كل إصدار فعالًا في حالة ظهور أسئلة حول الحالات السابقة.
على الرغم من أن هذا النهج يشبه الوثائق التكرارية ، إلا أن الوثائق التي يتم التحكم فيها لها موقع واحد للإصدار الرسمي والأرشيفات الرسمية السابقة. تختلف هذه الأساليب أيضًا بحلول تاريخ السريان ، حيث تظل الإصدارات المنشورة صالحة لبعض الوقت. إذا كانت فرق المحتوى تعرف أيها رسمي خلال فترة محددة ، فيمكن أن يساعد هذا الإصدار في مسارات التدقيق.
4. وضع العلامات
يمكن لفرق المحتوى تسمية إصدارات محددة في هذا السيناريو لتمثيل الحالة والأهمية. يمكّن هذا النهج الأشخاص من العثور على نسخة محددة لحالة معينة في عملية التحرير.
بينما موافقةو إبداعي و حاضِر هي ملصقات واضحة ، قد تكون اتفاقيات التسمية الأخرى مفيدة. على سبيل المثال ، قد يستخدم الفريق تعليقات الرئيس التنفيذي لتتبع وثيقة حيث أعطى الرئيس التنفيذي توجيهات محددة. يمكن أن تضع الملصقات أيضًا تحديد الاختلافات الرئيسية في المستند. إذا كانت سياسة الموارد البشرية تنطبق على الموظفين في بلد معين ، يمكن لإدارة الموارد البشرية تصنيف المستند لتحديد هذا الموقع. يمكن أن تضمن الملصقات المحددة أن فرق المحتوى لا تطهير عن طريق الخطأ المستندات القديمة المفيدة.
5. تطهير الإصدارات القديمة
هذا المثال جزء من معظم أساليب التحكم في الإصدار. تفتقر المسودات القديمة إلى القيمة للمؤسسات ، والبيانات غير الموافقة أو غير الرسمية تخاطر بالسياق وفقدان السياق والتسبب في الارتباك.
حتى بالنسبة للمحتوى التعاوني ، يجب على فرق المحتوى تحديد ما إذا كان يجب عليها الاحتفاظ بجميع المسودات في أي وقت. يمكن للمنظمات الاستفادة من استراتيجية للتخلص من المستندات القديمة وغير الضرورية ومعرفة الإصدارات القديمة التي يجب الاحتفاظ بها. وضع العلامات والإصدار الرئيسي أيضا في اللعب هنا. إذا لم يدعم نظام ECM هذه القدرات ، فيمكن لفرق المحتوى نقل الإصدارات الرئيسية من الدلائل العاملة إلى موقع منشور أو أرشفة.
6. الإصدارات أرشفة تلقائيًا
المنظمات مع صارمة سياسات الاستبقاء يمكن تنفيذ أنظمة الأرشيف التلقائي. على سبيل المثال ، بعد أن يصل المستند إلى علامة فارقة ، مثل الموافقة النهائية ، يمكن للنظام نقل المسودات القديمة تلقائيًا إلى مجلد أرشيف.
يضمن هذا النهج فقط أكثر الإصدارات ذات الصلة نشطة في مساحة العمل وإنشاء نسخة احتياطية آمنة من الإصدارات السابقة.
7. إنشاء وثائق متوازية للفرق المتخصصة
خلال المشاريع المعقدة ، قد تعمل فرق متعددة على جوانب مختلفة من نفس الوثيقة. على سبيل المثال ، قد يتطلب دليل المنتج مدخلات من كل من الكتاب الفنيين وفرق التسويق.
لتسريع إنشاء المستندات وتحريرها ، يمكن للمؤسسات إنشاء إصدارات متوازية تسمى الفريق أو الغرض. عندما تنهي جميع الفرق مساهماتها ، يمكنهم دمج هذه الإصدارات النهائية في وثيقة واحدة.
8. باستخدام الذكاء الاصطناعي لتلخيص التغييرات
إذا كان لدى المنظمة الكثير من حركة المرور في مستنداتها ، فيمكنها دمج أدوات الذكاء الاصطناعى لتلخيص التغييرات و وفر الوقت. على سبيل المثال ، عندما يحفظ المستخدم إصدارًا جديدًا ، يمكن أن تقوم أداة الذكاء الاصطناعى بإنشاء ملخص موجز للتحديثات ، مثل “قسم الامتثال المضافة” ، “إزالة المراجع القديمة” أو “جدول التسعير المحدث”. يقلل هذا النهج من الحاجة إلى المراجعة اليدوية ويساعد الفرق على فهم ما تغير بسرعة.
لا يمكن أن يتناسب كل نوع من أنواع المستند مع دلو معين. في بعض الأحيان ، تحتاج فرق المحتوى إلى نهج مختلط وقد تستخدم العديد من هذه الأمثلة في استراتيجية التحكم في الإصدار. ومع ذلك ، عندما تفهم هذه الفرق أغراض أنواع مختلفة من المستندات ، يمكنهم تحديد نهج الإصدار المناسب.
أسئلة يجب طرحها قبل النشر
عند اختيار استراتيجية إصدار المستندات المناسبة ، يجب على فرق المحتوى طرح العديد من الأسئلة مقدمًا. هذه الأسئلة هي ما يلي:
- ما هو الهدف الذي تريد المنظمة تحقيقه؟ معرفة الهدف هو الخطوة الأكثر أهمية. في بعض الأحيان ، يكون الهدف هو إعادة النظر في الإصدارات القديمة مع تطور المستندات. في أوقات أخرى ، تريد المنظمات الحفاظ على إصدارات محددة.
- ماذا يفعل برنامج ECM الخاص بالمنظمة افتراضيًا؟ يعرض السلوك الافتراضي خطة البائع عند تنفيذ الإصدار. إذا سمح البرنامج بنسبة 50 نسخة أو أكثر ، فمن المحتمل أن يخطط البائع للمحتوى التعاوني. أيضًا ، قد يتطلب الإصدار للعمليات الرسمية جهدًا إضافيًا. تبني أ خدمة ECM جديدة نادراً ما يكون تحسين الإصدار فعالًا من حيث التكلفة ، لذلك يجب أن تفهم فرق المحتوى ميزات برنامجها لتشكيل استراتيجية.
- أين يجب أن يبحث الناس عن المستندات؟ يجب أن تحدد فرق المحتوى المكان الذي يجب أن يبحث فيه الموظفون عن الإصدارات الرسمية ، وإذا كان يجب على الجميع الوصول إلى المسودات. بالنسبة للموظفين المعتمدين ، يجب على فرق المحتوى أن تبقي البحث بسيطًا.
- ما مدى أهمية الإصدارات القديمة؟ إذا كان للإصدارات القديمة قيمة ضئيلة بعد أسبوع أو شهر ، فيمكن للمؤسسات الاستفادة من استراتيجية لحذف أو إخفاء هذه المستندات.
- هل يمكن أن تقوم فرق تكنولوجيا المعلومات بأتمتة استراتيجية الإصدار؟ قد تجد الفرق النجاح مع الأتمتة. إن مطالبة العديد من الأشخاص لاتخاذ إجراءات إضافية واتباع عناصر تحكم الإصدار المحددة يمثل مخاطر. ينسى الناس وهرعون وقد لا يرون قيمة في اتخاذ الخطوة الإضافية. استراتيجية الإصدار غير المتابعة أسوأ من عدم وجود واحدة.
يجب على فرق تكنولوجيا المعلومات فهم احتياجات مؤسستها بشكل كامل والموارد التي لديهم بالفعل. إذا لم تتمكن أداة ECM الحالية للمؤسسة من تلبية احتياجاتها دون جهد كبير ، فقد لا تقيس هذه الأداة بطرق أخرى ، مثل التحكم في الإصدار. يجب أن تنظر الفرق أيضًا في متطلبات كل قسم لضمان تلبية الإصدار من احتياجات الجميع ولا ينشئ ببساطة نسخًا متعددة من نفس المستند.
ملاحظة المحرر: كتب هذا المقال في الأصل لورانس هارت وتم توسيعه من قبل كريستين كامبل.
لورانس هارت هو مدير الخدمات الاستشارية في CGI Federal ولديه أكثر من 20 عامًا من الخبرة.
كريستين كامبل كاتبة مستقلة متخصصة في تكنولوجيا الأعمال وبي بي.
