يُنصح قادة تكنولوجيا المعلومات بإلقاء نظرة فاحصة على مجموعات التكنولوجيا الحالية لديهم وإجراء تقييم شامل لتطبيقات البرامج كخدمة الخاصة بهم لتقليل النفقات. لكن قول هذا أسهل من فعله ولكنه ليس مستحيلاً.
وجد تقرير حديث لشركة Gartner أن إنفاق SaaS يستمر في النمو بنسبة 15-20% سنويًا، وأن المؤسسة المتوسطة لديها أكثر من 125 تطبيق SaaS مختلفًا، مما يكلف الشركات في المتوسط 1040 دولارًا لكل موظف كل عام.
تشير إحصائيات Gartner إلى حاجة قادة تكنولوجيا المعلومات إلى تقييم مجموعاتهم التقنية وتحسينها للمساعدة في التعامل مع إدارة الأجهزة الأساسية والبنية التحتية لنقطة النهاية.
يشرح دان ويلسون، نائب رئيس شركة Gartner، عبر البريد الإلكتروني، أن عملية التقييم تبدأ عادة باكتشاف ما يتم استخدامه على أجهزة الشركة، أو داخل شبكة الشركة أو من خلال هويات الشركة وعناوين البريد الإلكتروني. ويقول: “الهدف هو الكشف عن تكنولوجيا المعلومات التي تقودها الأعمال وتقنية الظل، وتقليل المخاطر الأمنية وتحسين التكاليف”.
يمكن إجراء الاكتشاف باستخدام عدة فئات من الأدوات، بما في ذلك منصات إدارة SaaS (SMP)، وإدارة إنفاق SaaS، وإدارة أصول البرامج (SAM). تستفيد كل أداة من طريقة اكتشاف شائعة واحدة أو أكثر.
يتضمن ذلك التكامل مع أدوات الأمان (وسيط أمان الوصول إلى السحابة، وكيل الويب أو جدار الحماية، وموفري الهوية)، وواجهات برمجة التطبيقات المخصصة المطورة أو المفتوحة، وتثبيت وكيل سطح المكتب أو امتداد المتصفح، والتكامل مع أنظمة النفقات وفحص صناديق البريد الإلكتروني.
ويضيف ويلسون: “الالمزيد هو الأفضل، نظرًا لأنه لا توجد طريقة واحدة فعالة”. “جميعهم لديهم نقاط عمياء.”
عمليات شراء أفضل
يقول شارون مانديل، مدير تكنولوجيا المعلومات في Juniper Networks، إن قادة تكنولوجيا المعلومات يمكنهم تحسين مجموعات التكنولوجيا من خلال طرح المزيد من الأسئلة في وقت مبكر من عملية شراء التكنولوجيا، بما في ذلك الوصول إلى خرائط طريق المنتج المتوقعة والتحديثات والتكاليف المرتبطة بتوسيع نطاق الاستخدام أو تقليله.
تشرح عبر البريد الإلكتروني، “هناك عدد كبير من الأدوات المتاحة في السوق لمراقبة الإنفاق واستخدام تطبيقات SaaS، ولكنها في حد ذاتها تتطلب تكامل النظام وجودة بيانات جيدة لتكون فعالة”.
يجب على قادة التكنولوجيا أيضًا تنفيذ عملية موافقة على البرامج أكثر صرامة ومتوافقة مع الإستراتيجية للشركة من خلال تجنب الإنفاق المزدوج، والتشكيك في فعالية الحلول المتعلقة بالتجديدات، والتأكد من ضبط حجم العقود.
وتضيف: “علاوة على ذلك، يجب عليهم أيضًا فحص طلبات تحسين النظام في الأعمال المتراكمة والتأكد من استمرار جدوى تنفيذها كشركة وفي بيئة أكثر تقييدًا”.
تحقيق التوازن للتكنولوجيا وأصحاب المصلحة
يقول ماندل إن التحدي والمسؤولية التي يواجهها قادة تكنولوجيا المعلومات هي الحفاظ على تركيز المنظمة على الأولويات الأكثر أهمية واستراتيجية بدلاً من متابعة كل “فكرة جيدة”. وتقول: “بينما يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات تشجيع ثقافة الابتكار والتفكير، يجب عليهم أيضًا الموازنة بين الحفاظ على التركيز الاستراتيجي”.
عند النظر إلى الطلب أو الفكرة الجديدة بشكل فردي، قد يبدو مثيرًا للاهتمام أو جديرًا بالاهتمام، ولكن يجب أن يكون ضمن مستويات العرض والتكلفة الخاصة بالمؤسسة. ويشير مانديل إلى أن “الأمر متروك لقادة تكنولوجيا المعلومات للعمل مع شركائهم التجاريين لوضع كل فكرة في سياق الأعمال الأكبر والتساؤل عما إذا كانت الأفكار الجديدة ستحدث تأثيرًا ماديًا على النتائج الإستراتيجية للمؤسسة بأكملها أو ستؤدي إلى تحقيق كفاءات هائلة”.
يوصي مايك والترز، الرئيس والمؤسس المشارك لـ Action1، بالبحث عن فرص لدمج التطبيقات المماثلة التي تخدم أغراضًا مماثلة.
يقول والترز: “سيؤدي هذا إلى تقليل التكرار وتبسيط العمليات”. “بالإضافة إلى ذلك، استكشاف فرص التكامل بين التطبيقات المختلفة لتعزيز تدفق البيانات والإنتاجية.”
كما ينصح قادة تكنولوجيا المعلومات بالبحث عن مجموعات البرامج الشاملة التي تقدم وظائف متعددة ضمن منصة واحدة، بدلاً من استخدام العديد من التطبيقات المستقلة.
يقول والترز: “يساعد هذا في تقليل عدد الأدوات المنفصلة وتبسيط مجموعة التكنولوجيا الشاملة”.
تعيين واجبات إدارة SaaS
يقول ويلسون إنه من المفيد تعيين مالك واحد لإدارة SaaS، والذي يقيم عادةً في عمليات تكنولوجيا المعلومات، أو حوسبة المستخدم النهائي، أو فريق العمل الرقمي، ولكنه قد يأتي أيضًا من أمن تكنولوجيا المعلومات أو إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات.
إذا لم تكن إعادة التنظيم ممكنة، فإنه يقترح إنشاء مركز SaaS للتميز (SCoE) مع مالك معين يتمتع بصلاحية الاستفادة من الموارد عبر الفرق ذات المهام طوال دورة حياة SaaS.
ويضيف: “اجمع فرقًا وعمليات متباينة معًا من خلال تنفيذ إستراتيجية شاملة لإدارة دورة حياة SaaS ومواءمة الأدوات لإدارة دورة الحياة بأكملها”.
ينصح والترز بالتعاون الوثيق مع الشؤون المالية والمشتريات لضمان توافق عمليات شراء البرامج مع خطط الميزانية والسياسات التنظيمية.
ويقول: “استفد من خبرتك في التحكم في التكاليف والتحليل المالي للحفاظ على محفظة برامج مُدارة بشكل جيد”. “مطالبة المستخدمين والفرق بتقديم مبررات شاملة وحالات عمل لكل تطبيق، بما في ذلك الفوائد المتوقعة، وتحليل عائد الاستثمار، والبدائل التي تم النظر فيها.”
ومن وجهة نظره، تساعد هذه العملية على منع عمليات الشراء غير الضرورية وتضمن التوافق مع أهداف العمل.
