لقد استخدمت المنظمات التوقيعات الإلكترونية لسنوات عديدة، ولكن العمل عن بعد والهجين جعلها أكثر انتشارًا.
عند الانتقال إلى التوقيعات الإلكترونية، ينبغي على المنظمات اتبع معايير الصناعة واللوائح الحكومية لضمان استيفائها لمتطلبات الصلاحية. بعد تحديد الخدمة التي يريدونها، ومعرفة اللوائح التي يجب اتباعها وموافقة جميع الموقعين على استخدام التوقيعات الإلكترونية، يجب على المنظمات إثبات صحة التوقيع.
ومع ذلك، قبل أن تبدأ هذه العملية، ينبغي للمنظمات أن تزن إيجابيات وسلبيات التوقيعات الإلكترونية لفهم ما يمكن توقعه من هذه التكنولوجيا.
التوقيعات الإلكترونية مقابل التوقيعات الرقمية
التوقيعات الرقمية تعتبر التوقيعات الإلكترونية، بحكم التعريف، مختلفة من حيث الأمان والخصوصية. عدم التنصل التي تتطلبها المعاملات.
استخدام التوقيعات الرقمية تشفيري تتطلب التوقيعات الإلكترونية تكنولوجيا للتحقق من هوية المُوقِّع وضمان عدم تغيير المستند، وهو ما تفتقر إليه التوقيعات الإلكترونية. بالإضافة إلى ذلك، تتمتع التوقيعات الرقمية بمستويات مختلفة من الأمان بناءً على سلطة إصدار الشهادة ومستوى التشفير المقدم.
تتضمن معظم التوقيعات الإلكترونية صورة لتوقيع مبلل أو مكتوب بخط اليد، ولكن هذا ليس مطلوبًا. والأهم من ذلك، يجب أن تتوافق الخدمة مع المعايير القانونية أنشئت في منطقة المنظمة.
فوائد التوقيعات الالكترونية
في حين يدرك معظم الناس مدى سهولة استخدام التوقيعات الإلكترونية، إلا أنهم قد يتجاهلون أيضًا العديد من الجوانب أو يعتبرونها أمرًا مسلمًا به. وتتضمن فوائد التوقيعات الإلكترونية ما يلي:
يمكن الوصول. سواء كان الموقّعون في مكان آخر من المدينة أو في بلد آخر، فيمكنهم الوصول إلى التوقيعات الإلكترونية بغض النظر عن موقعهم. وهذا يعني أيضًا أن الموظفين يمكنهم العمل من أي مكان ويمكن للشركة العمل عن بُعد أو على نموذج مختلط.
يؤمن. متى تم تنفيذه بشكل صحيحتعتبر التوقيعات الإلكترونية آمنة للغاية. وتتخصص العديد من الشركات في خدمات التوقيع الإلكتروني المستندة إلى السحابة — مثل Docusign وDropbox Sign — كما أن العديد من أدوات سطح المكتب، مثل Adobe Acrobat، تحتوي على إمكانيات التوقيع الإلكتروني.
تمكين أتمتة العملية. بالنسبة للعديد من المؤسسات، تشكل التوقيعات الإلكترونية جزءًا من عملية رقمية مبسطة. وبمجرد أن تجمع الفرق التوقيعات، يمكن أن تبدأ الخطوة التالية تلقائيًا. كما أن معرفة من قام بالتوقيع يمكن أن يساعد في تقدم العملية.
تحسين إدارة السجلات. بمجرد التوقيع، يمكن للأطراف حفظ نسخ من المستندات محليًا في سجلاتهم الخاصة. ولا يتعين على أي شخص عمل نسخ أو إرسال مستندات نهائية عبر البريد الإلكتروني، لذا يمكن للأطراف الرجوع إليها واستخدامها بسهولة.
سريع. الأهم من ذلك كله، أن التوقيعات الإلكترونية سريعة. فعندما يرسل أحد الأطراف مستندًا، يتم تنبيه الجميع في نفس الوقت، ويمكنهم التوقيع بسرعة.
تقليل استخدام الورق والتكاليف. يمكن للمنظمات خفض تكاليف القرطاسية والورق باستخدام التوقيعات الإلكترونية، والتي يساعد الفرق التي تريد أن تكون أكثر استدامة تقليل كمية الورق التي يستخدمونها.
يمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تحمي الشركات في المستقبل من الطرق المختلفة التي قد يعمل بها الأشخاص مع مرور الوقت.
تحديات التوقيعات الإلكترونية
تطرح التوقيعات الإلكترونية العالمية بعض التحديات. وقد تحتاج المنظمات إلى خطط احتياطية إذا لم تتمكن من التغلب على التحدي الذي تواجهه في معاملة بالغة الأهمية.
قد يتطلب تكنولوجيا متقدمة. لا يتم توزيع التكنولوجيا بالتساوي. ورغم أن الأدوات المتاحة عبر الإنترنت قد تكون فعّالة، إلا أنها لا تعالج كل السيناريوهات. وتتضمن العديد من المعاملات بالفعل عنصراً شخصياً، وبالتالي يمكن للأطراف جمع توقيع شخصي أو مشاركة أدوات التوقيع الإلكتروني لإجراء المعاملات عن بُعد بالكامل.
صلاحية طويلة الأمد. مع استمرار تقدم التكنولوجيا، كذلك أفضل ممارسات الأمن السيبرانيوبسبب هذا، قد تصبح برامج أو ميزات التوقيع الإلكتروني أقل أمانًا إذا لم يتم تحديثها باستمرار.
يثق. لا يثق العديد من الأشخاص بالتكنولوجيا، لذا ينبغي على المؤسسات أن تستوعب التوقيعات الرطبة.
امتثال. قد لا تسمح بعض السلطات القضائية بالتوقيعات الإلكترونية في القضايا القانونية، لذا يجب على الشركات التي تعمل على المستوى الدولي أن تتخذ خطوات حذرة.
مقاومة التغيير. يمكن للناس أن يثقوا في التكنولوجيا ويظلوا يقاومون التغيير، وهذا هو السبب في أن التوقيعات الرطبة لا تزال شائعة.
التكاليف. كما هو الحال مع أغلب المبادرات التجارية المهمة، تتطلب استراتيجيات التوقيع الإلكتروني الصحيحة برامج لدعمها. وقد تكون هذه المنصات باهظة التكلفة بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أو الفرق الصغيرة، فضلاً عن إمكانية ارتفاع تكاليف الصيانة أو ارتفاع الأسعار بمرور الوقت.
ما يجب معرفته قبل تنفيذ التوقيعات الإلكترونية
يمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تحمي الشركات من الطرق المختلفة التي قد يعمل بها الأشخاص بمرور الوقت. ومع ذلك، يجب على المنظمات بناء الثقة والتأكد من أن جميع الأطراف على دراية بالتوقيعات الإلكترونية وراحتها. غالبًا ما تحتوي على صورة لتوقيع مبلل، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة الثقة والحد من التغييرات المحتملة.
بالإضافة إلى ذلك، يجب على جميع الأطراف المعنية الموافقة على استخدام التوقيعات الإلكترونية. إذا اختار أحد الطرفين عدم القيام بذلك، فيجب على المنظمة جمع التوقيعات الرطبة من هذا الطرف، وإلا فلن تتم المعاملة. إذا انتقلت الشركة إلى التوقيعات الإلكترونية حصريًا، فيجب عليها تحديد كيفية استيعاب المواقف التي تتطلب نسخًا مطبوعة.
لتنفيذ برامج التوقيع الإلكتروني، يتعين على المؤسسات أن تتطلع إلى موفري البرامج. فهؤلاء البائعون قادرون على التعامل مع الأمن وتوفير مستوى من الثقة بتقنياتهم. ويتعين على المؤسسات أن تفهم احتياجاتها الأمنية الخاصة، وأن تعد البدائل في حالة الطوارئ.
ملحوظة المحرر: نُشرت هذه المقالة في الأصل عام 2022 وتم تحديثها لتعكس التغييرات في أفضل الممارسات للتوقيعات الإلكترونية.
لورانس هارت هو مدير خدمات الاستشارات في CGI Federal ولديه أكثر من 20 عامًا من الخبرة في مجال تكنولوجيا المعلومات.
