يتطلب نجاح قسم تكنولوجيا المعلومات المعرفة والاستشراف والتخطيط ــ فضلاً عن قدر كبير من المال لتمويل كل شيء من الخدمات السحابية إلى الأمن القوي. ومع ذلك، لم يكن إقناع الإدارة بأن تكنولوجيا المعلومات تحتاج إلى ميزانية أكبر لتلبية الاحتياجات الحرجة بالأمر السهل على الإطلاق. ومما يزيد المهمة تعقيداً وصول تقنيات جديدة بالغة الأهمية ــ ومكلفة ــ مثل الذكاء الاصطناعي، وأتمتة الشبكات، ومتطلبات إدارة البيانات المتزايدة.
إعداد القضية
يقول ويليام “بيل” لوبيج، نائب رئيس إدارة منتجات الأتمتة في شركة آي بي إم، إن أي محادثة حول زيادات الميزانية يجب أن تبدأ بفهم واضح للمكان الذي تُنفق فيه الأموال حاليًا. ويضيف في مقابلة عبر البريد الإلكتروني: “قد يبدو هذا واضحًا، ولكن عند النظر إلى الإنفاق على تكنولوجيا المعلومات، فإن الأمر ليس بهذه البساطة كما قد تظن. يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات الدخول في محادثة الميزانية مع وضع تكنولوجيا المعلومات ليس كمركز تكلفة، بل كمحرك قيمة حقيقي عبر الشركة”.
يقول سوريا بيسواس، المدير الفني لإدارة المخاطر والحوكمة في شركة استشارات الأمن السيبراني NCC Group، في مقابلة عبر البريد الإلكتروني، إن أفضل طريقة لطلب المزيد من المال هي إظهار كيف سيؤدي ذلك إلى فوائد ملموسة، وعادة من خلال زيادة الإيرادات أو خفض التكاليف. “ومع ذلك، يجب على قائد تكنولوجيا المعلومات أن يكون حريصًا على عدم المبالغة في تقدير الفوائد مع التقليل من أهمية العيوب”.
يتفق باتريك هاتشمان، المدير الأول لهندسة قيمة الأعمال في شركة تطوير البرمجيات المؤسسية Software AG، على أن قضية زيادة الميزانية يجب أن تُعرض باعتبارها اقتراح قيمة. ويوضح في مقابلة عبر الإنترنت: “نظرًا لأن الفائدة المالية لمنصة ما لا يمكن عادةً إثباتها بالكامل عبر جميع حالات الاستخدام ومن جميع الزوايا، فمن المهم إظهار أن الاستثمار مبرر بالفعل للمبادرتين أو الثلاث الأكثر أهمية بمفردهما”.
يقول لوبيج إنه بمجرد أن يثبت أحد قادة تكنولوجيا المعلومات أن زيادة الميزانية ستساهم في زيادة العائد الإجمالي على الاستثمار في الشركة، فمن الممكن بناء حجة أقوى للإنفاق لتحسين الأداء أو الاستثمار في تقنيات جديدة. “الأمر المهم الذي يجب ملاحظته حول هذه الاستثمارات هو أنها ذكية ومستنيرة، مع وجود خط رؤية واضح لعائد الاستثمار في الشركة”.
الوصول إلى النقطة
يقول بيسواس إن قيادة المنظمة تريد أن تعرف كيف يمكن أن تترجم الميزانية الأكبر إلى قيمة تجارية قابلة للقياس. ويشير إلى أن “التوافق بين أهداف الأعمال وتكنولوجيا المعلومات هو المفتاح للحصول على الدعم”. ومع ذلك، فإن الأمر لا يتعلق بالصورة الكبيرة فقط. ويوضح بيسواس: “على مستوى تفصيلي، فإن القصص حول كيفية استفادة المستخدمين – العملاء أو الموظفين – من المبادرات في ظل ميزانية أكبر سوف تجد صدى أيضًا لدى صناع القرار”.
يقول بيسواس إنه من المهم أيضًا الاعتراف علنًا بأي افتراضات وعيوب محتملة. “من خلال تعدادها في العرض التقديمي نفسه، يمكن لقائد تكنولوجيا المعلومات استباق الاعتراضات وربما يكون مستعدًا بالردود لمواجهتها”. يجب على قائد تكنولوجيا المعلومات أيضًا محاولة مقابلة صناع القرار الرئيسيين مسبقًا لمواءمة اقتراح التمويل مع توقعاتهم، ونتمنى أن يتوافق مع دفاعهم، أثناء العرض التقديمي.
التعامل مع الرفض
إن الرفض الصريح لطلب توسيع الميزانية أمر غير مرجح، ولكنه ليس مستحيلاً. يقول بيسواس: “الأمر المهم هو عدم أخذ الرفض على محمل شخصي ــ إن القضية هي التي تم رفضها، وليس الشخص الذي قدمها”. ومن المهم أيضاً أن نفهم أن الرفض ليس بالضرورة خطأ. ويوضح: “في بعض الأحيان، نقترب كثيراً من أفكارنا لدرجة أننا لا نستطيع تقييمها بحيادية”. كما يجب أن نفهم أن الرفض ليس بالضرورة دائماً، لأن القضايا التي حالت دون الموافقة يمكن معالجتها وحلها لتقديم قضية أكثر إقناعاً.
وينصح هاتشمان بضرورة فهم المصالح الفردية لأصحاب المصلحة بشكل كامل، فضلاً عن أهدافهم التكتيكية والإستراتيجية. ويقول: “يتطلب هذا النهج فهماً قوياً للأولويات الخاصة بكل شخص مشارك في عمليات الموافقة على الميزانية”. “وبهذا، فإن عملية الموافقة على الميزانية تتطلب فهماً قوياً للأولويات الخاصة بكل شخص مشارك في عمليات الموافقة على الميزانية”. [tactic]”ستكون مجهزًا بشكل أفضل لمواءمة مبادرات تكنولوجيا المعلومات وتكاليفها مع استراتيجية أعمال أصحاب المصلحة.”
غالبًا ما يرتكب قادة تكنولوجيا المعلومات خطأ التعميم حول كيفية تحسين الميزانية الأكبر لتكنولوجيا المعلومات بدلاً من التواصل حول الطرق التي ستساعد بها الأعمال. يقول بيسواس: “يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات توخي الحذر حتى لا يُنظر إليهم باعتبارهم “بناة إمبراطورية” بدلاً من قادة أعمال يريدون الأفضل للمنظمة الأكبر”. على سبيل المثال، إذا كان من المنطقي الاستعانة بمصادر خارجية لقدرة معينة، فيجب على قائد تكنولوجيا المعلومات أن يذكر هذه الحقيقة بدلاً من طلب الأموال لبناء هذه الوظيفة داخليًا.
البحث عن الانفتاح
ويشير لوبيج إلى وجود العديد من الأسباب المبررة لزيادة الإنفاق على الأصول التكنولوجية، وخاصة عند دراسة سبل الابتكار وتحسين الإنتاجية. ويضيف: “إن تطوير ثقافة مفتوحة للتواصل ضمن إطار FinOps وتزويد المهندسين والمطورين وفرق تكنولوجيا المعلومات بالأدوات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات مسؤولة ومستنيرة، من شأنه أن يسمح لك بتقديم الحجة لصالح ميزانية أكبر”.
