لقد غيرت العمل عن بُعد والتقدم التكنولوجي كيفية اعتماد المؤسسات واستخدامها برامج إدارة المستندات.
بينما تتصارع المؤسسات مع أحجام البيانات الكبيرة بشكل متزايد ، والتعاون عبر المواقع و متطلبات الأمن والامتثال المتقدمة، ستعتمد المزيد والمزيد من الشركات برامج إدارة المستندات. يمكن للميزات المتقدمة ، مثل أتمتة سير العمل ، وعلامات البيانات الوصفية والقدرة على تعيين الأذونات ، أن تساعد محترفي تكنولوجيا المعلومات ومديري المحتوى في العثور على المستندات وتصنيفها وتخزينها.
استكشف أهم الأدوات لمساعدة المؤسسات على تخزين وإدارة المستندات في مستودع مركزي. تلقت الأدوات المحددة لهذه القائمة علامات أعلى من شركات المحللين والمستخدمين على G2 ويتم سردها أبجديًا.
1. المربع
Box عبارة عن منصة لإدارة المحتوى المستندة إلى مجموعة النظراء ومنصة مشاركة الملفات. تتضمن ميزاتها الرئيسية التلقائي مزامنة الملف إمكانيات عبر سطح المكتب والملابس السحابية ، والأذونات القابلة للتخصيص للتعاون بين الفريق والتكامل مع أدوات مثل Microsoft 365 و Google Workspace و Adobe Creative Cloud.
تتضمن القدرات الإضافية ما يلي:
- GPT-4O التكامل في المراكز – المساحات التعاونية للفرق داخل المنصة – يمكن أن تلخص المستندات والإجابة على الأسئلة حول المحتوى المخزن.
- مربع الذكاء الاصطناعى لاتصالات الوبوة الوطني الأفريقي لاستخراج البيانات تلقائيا من المستندات ، تحسين البحث عن المؤسسة والاندماج مع البرامج الخارجية ، مثل أنظمة CRM.
- نماذج مربع لإنشاء نماذج مخصصة تجمع البيانات وتشغيل مهام سير العمل ، مثل عمليات الموافقة.
- Box Doc Gen لإنشاء مستندات تلقائيًا ، مثل الرسائل وعقود المبيعات.
- ميزة الأرشيف للحفاظ على المحتوى على المدى الطويل والامتثال.
- القدرة على استرداد المحتوى من هجمات الفدية.
تم ترخيص Box على طراز SaaS مع سطح مكتب وتطبيق للجوال لمزامنة الملفات غير المتصلة بالإنترنت.
التسعير يتم تقسيمه إلى أربع مستويات: Business و Business Plus و Enterprise و Enterprise Plus. عندما يتم فواتيرها سنويًا ، تبلغ خطة العمل 15 دولارًا ، و Business Plus هي 25 دولارًا ، والمؤسسة هي 35 دولارًا ، كما أن Enterprise Plus هي 50 دولارًا – كل مستخدم شهريًا مع ثلاثة مستخدمين على الأقل. يقدم Box أيضًا تجربة مجانية لمدة 14 يومًا.
2. و docuware
تتضمن الميزات الرئيسية لـ Docuware القدرة على التقاط المستندات من مصادر مختلفة ، مثل الماسحات الضوئية ونماذج الويب ، وخزائن الملفات الرقمية لتنظيم أنواع المستندات المختلفة ومدير سير العمل لأتمتة العمليات وإدارة المهام.
يتيح النظام الأساسي للمستخدمين التمرير عبر المستندات مع عجلة الماوس في عارض المستندات لتجربة سلسة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يقدم XML توافق الفاتورة لمعالجة الفواتير وحسابات الجدول تلقائيًا لإضافة إجماليات على النماذج. يمكن للمستخدمين نشر برامج المستندات في السحابة أو المحلية ، ويقدم كلا خيارات النشر نفس الميزات الأساسية.
التسعير متاح عند الطلب. يقدم البائع تجربة مجانية مدتها 30 يومًا للمستخدمين المحتملين الذين اشتركوا في عرض تجريبي.
3. Dropbox
Dropbox عبارة عن منصة لإدارة المحتوى المستندة إلى السحابة ومنصة مشاركة الملفات والتي تتيح للمستخدمين تخزين الملفات في السحابة ومزامنةها عبر الأجهزة. هذا يعني أنه يمكن للمستخدمين الوصول إلى الملفات المخزنة دون تنزيلها على كل جهاز. يمكنهم أيضًا مشاركة الملفات والتعاون على الملفات وتعيين أذونات قابلة للتخصيص على مستوى الملف والمجلد.
تتضمن ميزات Dropbox المهمة الأخرى ما يلي:
- Dropbox AI ، الذي يتكامل مع GPT-4 ويتيح للموظفين استخدم مطالبات اللغة الطبيعية للتفاعل مع المستندات، بما في ذلك ملفات الصورة وجدول البيانات.
- Dropbox Relay ، وهي أداة أتمتة سير العمل التي تربط Dropbox مع تطبيقات أخرى لتبسيط المهام المتكررة ، مثل تنظيم الملفات وإرسال الإخطارات.
التسعير يتم تقسيمه إلى أربع خطط: Plus ، Professional ، Standard and Advanced. عند فواتيره سنويًا ، تكون الخطة Plus 9.99 دولار والخطة المهنية هي 16.58 دولار ، وكلاهما لمستخدم واحد شهريًا. الخطة القياسية هي 15 دولارًا والخطة المتقدمة هي 24 دولارًا ، سواء لكل مستخدم – لثلاثة مستخدمين أو أكثر – شهريًا. يقدم البائع أيضًا خطة أساسية مجانية وخطة مؤسسة. يتوفر تسعير خطة المؤسسة عند الطلب.
4. جوجل محرك
Google Drive هي خدمة تخزين سحابة ومزامنة الملفات. تتضمن مكوناتها الرئيسية تخزينًا آمنًا عبر الإنترنت للملفات والمستندات ومزامنة الملفات عبر الأجهزة والمنصات وأدوات التعاون في الوقت الفعلي على المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية.
يتضمن Google Drive الذكاء الاصطناعى لتنظيم الملفات المرتبطة بالجماعة والمجموعة تلقائيًا بناءً على أنماط الاستخدام والأهمية ، إدارة حقوق المعلومات الميزات والتكامل مع جوجل الجوزاء لتمكين التفاعلات المتقدمة مع PDFs. يمكن للمستخدمين الوصول إلى Google Drive على متصفحات الويب وسطح المكتب وتطبيقات الهاتف المحمول.
التسعير من خلال خدمة الاشتراك في Google One ويختلف حسب مساحة التخزين. عند الفواتير شهريًا ، تكون خطة 100 GB هي 1.99 دولار ، وخطة 2 تيرابايت هي 9.99 دولار ، وخطة 2 تيرابايت مع ميزات AI إضافية هي 19.99 دولار. تقدم Google أيضًا إصدارًا مجانيًا مع تخزين 15 جيجابايت.
5. هايتايل
Hightail عبارة عن منصة لإدارة المحتوى والتعاون المستندة إلى مجموعة النظراء تتضمن مشاركة الملفات التي تصل إلى 500 جيجابايت ، وأدوات تعاون لجمع التعليقات في الوقت الفعلي و أدوات إدارة المشروع. يتكامل النظام الأساسي مع Opentext Media Management للسماح للمستخدمين بالتعاون في الأصول الرقمية. كما يوفر مقارنة بين الصور جنبًا إلى جنب ومعاينات الملف المرئي للسماح للمستخدمين بعرض الملفات بسرعة.
يمكن الوصول إلى Hightail على متصفحات الويب وتطبيقات الأجهزة المحمولة. التسعير ينقسم إلى أربع مستويات: Lite ، Pro ، فرق وأعمال. عند فواتيره سنويًا ، تبلغ خطة Pro 12 دولارًا شهريًا لمستخدم واحد ، بينما تبلغ خطة الفرق 24 دولارًا والمؤسسة 36 دولارًا شهريًا ، وكلاهما لكل مستخدم. خطة Lite مجانية مع حد تحميل ملف 100 ميجابايت.
6. laserfiche
Laserfiche هي منصة إدارة محتوى المحتوى وإدارة المستندات. تتضمن مكوناتها الرئيسية التعرف على الشخصية البصرية لتحويل المستندات الورقية إلى تنسيقات رقمية قابلة للبحث ، مستودع لمركزية تخزين المحتوى ، والتحكم في إصدار المستند وأتمتة سير العمل للعمليات التجارية والموافقات.
يوفر النظام الأساسي أدوات منظمة العفو الدولية التي يمكن أن تلخص مستندات طويلة وتتضمن سجلات التدقيق وعناصر تحكم المستخدم الحبيبية تعزيز الأمن.
Laserfiche متاح للنشر في السحابة أو المحلية ، و التسعير يختلف بناءً على خيار النشر.
يحتوي خيار السحابة على ثلاث مستويات: بداية ، محترفة وأعمال. عندما يتم فواتيرها سنويًا ، فإن المبدئ هو 50 دولارًا ، والمحترف هو 60 دولارًا والأعمال التجارية 79 دولارًا – كلها شهريًا لكل مستخدم.
يحتوي الإصدار المحلي على أربع مستويات: بداية ، مهنية ، أعمال ومؤسسة. عندما يتم فواتيرها سنويًا ، يكون المبتدئين 45 دولارًا ، والمحترف هو 60 دولارًا والأعمال 69 دولارًا – كلها شهريًا لكل مستخدم. يتوفر تسعير خطة المؤسسة عند الطلب.
7. ملفات M.
M-FILES عبارة عن منصة لإدارة المستندات التي تستخدم بنية تعتمد على البيانات الوصفية ، مما يعني أنه يمكن للمستخدمين إدارة الملفات بناءً على علامات وصفية ، مثل اسم العميل أو التاريخ. هذه الهندسة المعمارية تساعد المستخدمين ابحث عن المعلومات وتنظيمها بناءً على السياق.
يقدم المنصة أيضًا الميزات التالية:
- أتمتة سير العمل مع إدارة المهام والإشعارات.
- منظمة العفو الدولية لتعزيز قدرات البحث وأتمتة وضع علامات البيانات الوصفية.
- الكشف عن الملفات المكررة لإصدارات الملفات الجديدة.
M-Files متوفرة في ثلاث مستويات: القاعدة والفريق والأعمال. الطبقة الأساسية متوفرة فقط بالحيوانات ، لكن خطط الفريق والرجال تقدم كل من خيارات السحابة والحيوية. تتطلب ملفات M من العملاء استخدام Windows 11 و 10 و 64 بت و Microsoft .NET Framework 4.7.2 أو 4.8.x أو لاحقًا. تتضمن متطلبات الخادم للنشر المحلي Windows Server 2016 أو 64 بت أو الأحدث.
التسعير متاح عند الطلب ، وتقدم الشركة تجربة مجانية لمدة 30 يومًا.
8. Revver
تتضمن الميزات الرئيسية لـ Revver التخزين الآمن مع Advanced التشفير، أدوات لأتمتة المهام المتكررة وعمليات المستندات ، وتكامل API الأصلي. يشتمل النظام الأساسي على واجهة مستخدم حديثة ووظائف بحث بديهية وميزة ارتباط التحميل لتبسيط وتأمين عمليات تقديم الملفات من المصادر الخارجية.
Revver متاح في نموذج SaaS. التسعير متاح عند الطلب.
9. SharePoint عبر الإنترنت
Microsoft SharePoint Online هي منصة إدارة المستندات والتعاون المستندة إلى مجموعة النظراء. تتضمن مكوناتها الرئيسية ما يلي:
- توثيق المكتبات لإنشاء مستودعات مركزية لتخزين الملفات والتنظيم.
- مهام سير العمل لمراجعة المستندات والتعليقات وعمليات الموافقة.
- قدرات البحث عبر المستندات والبيانات الوصفية والأنظمة المتكاملة.
بالإضافة إلى ذلك ، يدمج النظام الأساسي القوائم في فرق وعروض Microsoft webhook الوظيفة. كما يوحي الاسم ، يتم ترخيص SharePoint Online على طراز SaaS. لذلك ، يحتاج المستخدمون فقط إلى متصفح ويب أو تطبيق الجوال للوصول إليه.
تتضمن Microsoft SharePoint Online في مختلف خطط Microsoft 365 ، ولكن يمكن للمستخدمين أيضًا الاشتراك فيها كخدمة مستقلة. تسعير ل مستقل الإصدار هو 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا. يتم تقسيم خطط Microsoft 365 إلى ثلاثة الرئيسية عمل الطبقات – Business Basic و Standard و Premium – وثلاثة مَشرُوع المستويات ، E3 ، E5 و F3. عندما يتم فواتيرها سنويًا ، تبلغ Business Basic 6 دولارات ، ويبلغ المعيار 12.50 دولارًا ، و 22 دولارًا ، و E3 هو 33.75 دولار ، و E5 هو 53.75 دولار و F3 هو 8 دولارات ، وكلها شهريًا. تقدم Microsoft أيضًا تجربة مجانية لمعظم اشتراكات Microsoft 365.
10
تشمل الميزات الرئيسية لـ Zoho WorkDrive مجلدات الفريق لتنظيم المحتوى استنادًا إلى المشاريع أو الإدارات ، والتكامل مع Zoho Office Suite لإنشاء وثائق وتحريرها وتطبيق Truesync لمزامنة الملفات عبر الأجهزة. يوفر النظام الأساسي أيضًا تكامل AI و WorkDrive Snap ، والذي يتيح للمستخدمين تسجيل شاشاتهم والصوت والفيديو مباشرة داخل التطبيق.
تم ترخيص Zoho WorkDrive على نموذج SaaS و التسعير ينقسم إلى ثلاث مستويات: بداية وفريق وأعمال. عند فواتيره سنويًا ، يكون المبتدئين 2.50 دولار ، والفريق هو 4.50 دولار والأعمال التجارية 9 دولارات ، وكلها شهريًا ، مع ما لا يقل عن ثلاثة مستخدمين. يقدم البائع أيضًا تجربة مجانية مدتها 15 يومًا.
كريستين كامبل كاتبة مستقلة متخصصة في تكنولوجيا الأعمال وبي بي.
