وفق مسح ماكينزي، يشعر 61 ٪ من المديرين التنفيذيين أن نصف الوقت على الأقل يقضون في اتخاذ القرارات – معظمها في الاجتماعات – كان غير فعال. قال 37 ٪ فقط من المجيبين إن قرارات منظماتهم كانت في الوقت المناسب وعالية الجودة.
يقول بيتر وود ، CTO في شركة SPECTRUM Search ، إن الأمر عندما يتعلق الأمر بإنشاء اجتماعات فعالة وفعالة. وهو يعتقد أن اجتماعات فريق تكنولوجيا المعلومات الأكثر جودة جودة وتركز على النتائج تبدأ دائمًا بشيء واحد: الوضوح. يوضح وود في مقابلة عبر الإنترنت: “يعلم الجميع سبب وجودهم هناك ، وهذا يحدد نغمة الجلسة بأكملها”. “إذا لم تتمكن من تلخيص الغرض من الاجتماع في جملة واحدة ، فربما لا يكون ذلك جاهزًا للحدوث.”
يشدد جاستن ماينارد ، نائب الرئيس في شركة الاستشارات الناتجة عن ذلك ، على الحاجة إلى التخطيط المسبق المفصل. يقول في مقابلة عبر البريد الإلكتروني: “يجب أن تكون جميع الأشياء العادية التي تميز اجتماعًا فعالًا في مكانها – أهداف واضحة ، وجدول أعمال مشترك مقدمًا ، والمشاركة النشطة كلها مطلوبة”.
كفاءة البناء
الحد من المشاركين في الاجتماع لأصحاب المصلحة الضروريين ، ينصح نائب رئيس حلول تكنولوجيا الرعاية الصحية في جون روسو في شركة OSP Provider لبرمجيات الرعاية الصحية. وهو يعتقد أن الاجتماعات يجب أن تكون قصيرة ، مركزة ، ونتائج مدفوعة. يقول روسو في مقابلة عبر الإنترنت: “نحن نحترم الوقت من خلال التمسك بالأولويات والحفاظ على المناقشات للعناصر التي تتطلب حقًا محاذاة جماعية”. “الأمر كله يتعلق بالهدف والإعداد.”
يقول روسو إن هذا النهج يعمل بشكل جيد ، لأنه يشجع المشاركين على الوصول إلى الإعداد ، مما يتيح اتخاذ القرارات بشكل أسرع مع شعور بالمساءلة. “لا سيما في مجال الرعاية الصحية ، حيث يكون الوقت أمرًا بالغ الأهمية ، يضمن هذا الهيكل أن الاجتماعات ليست مجرد تسجيلات ضريبة-إنها أدوات استراتيجية تدفع الزخم دون إهدار الطاقة”.
يقول تريفور يونغ ، كبير موظفي المنتجات في أمن الأمن والامتثال ، إن كل اجتماع يجب أن يكون له سبب واضح للحدوث – سواء كان متزامنًا مع العدو أو حل مشكلة محددة أو مواءمة الأولويات. “أرسل جدول أعمال في وقت مبكر حتى يتمكن الحاضرون من الاستعداد” ، ينصح في مقابلة عبر البريد الإلكتروني. “لا تدعو العالم بأسره – فقط الأشخاص الذين يحتاجون حقًا إلى أن يكونوا هناك.”
يؤكد الخشب على أهمية تقييم وقت المشاركين. يقول: “معظم المهندسين الذين عملت مع اجتماعات الرهبة التي تستمر أو لا تؤدي إلى أي نتائج عملية”. “إذا غادر الجميع الاجتماع يعرف بالضبط ما يتعين عليهم فعله ، أو مع فهم واضح لم يتغير شيء ، فإن الاجتماع قد قام بعمله.”
الحفاظ على التركيز ، يوصي ماينارد. يقول: “إنه يريد دائمًا البحث في التفاصيل وحل كل مشكلة”. هذا يمكن أن يؤدي إلى اجتماعات تقع في حفرة أرنب بلا قاع. “على الرغم من أنك قد تحل مشكلة واحدة ، فقد أهدرت وقت الجميع.” إن ترتيب اتصال مباشر مع الأفراد الأنسب لحل هذه المشكلة أمر أكثر منطقية.
أخطاء مكلفة
يقول روسو إن محاولة السيطرة على كل جانب من جوانب الاجتماع هي فخ شائع. “القادة الذين يهيمنون على المحادثة يفوتون إدخالًا قيمة.” أيضا ، عقد الاجتماعات فقط من أجل روتين لا يبني أي قيمة. “إن تمكين الفريق ومعرفة متى لا يجتمع في كثير من الأحيان أكثر تأثيرًا.”
يقول وود إن أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها القادة هو افتراض أن التحدث بلا هوادة يعني التأثير. وهو يعتقد أن العديد من المشرفين على الاجتماع يتحدثون كثيرًا. لا ينبغي أن تكون الاجتماعات منصة لمونولوجات طويلة ورياح. “أنت هناك لتشخيص ، وليس محاضرة.” طرح الأسئلة الصحيحة ثم الاستماع هو المفتاح. يقول: “المهندسون ، على سبيل المثال ، لا يحتاجون إلى أن يكونوا مصغرين – يجب أن يشعروا بالثقة في معالجة المشكلات”. “يجب أن تعكس الطريقة التي تدير بها اجتماعاتك هذه الثقة.”
يقول وود إن إحدى القواعد البسيطة هي تجنب إضاعة الوقت. إذا لم يؤدي الاجتماع إلى أي تقدم ، فنهيه. “هذا النهج يجبرك على التعامل مع كل اجتماع على أنه شيء ذي قيمة ويضمن لك دائمًا التركيز على المضي قدمًا.” ويوصي أيضًا بتناوب قادة الاجتماعات ، بما في ذلك منح أعضاء فريق المبتدئين فرصة لتقديم وجهات نظرهم. “هذا يشجع الملكية ويجلب وجهات نظر جديدة.”
الأفكار الختامية
سيشعر به عندما يسحب اجتماع ، كما يقول يونغ. “الناس يفرون أو تعدد المهام أو طرح نفس الأسئلة كما هو الحال في الأسبوع الماضي.” إذا كانت الاجتماعات دائمًا طويلة ، أو تفتقر إلى نتائج واضحة ، أو ترك المشاركين يتساءلون عما يجب القيام به بعد ذلك – فهي لا تؤدي وظيفتها. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قال أحد المشاركين ، “كان يمكن التعامل مع هذا عبر البريد الإلكتروني” ، فهذه علامة واضحة على أن الاجتماع ربما كان غير ضروري.
جعل انعكاس جزء من العملية ، يقترح روسو. اسأل الفريق بانتظام عما يعمل ، وإشراك جميع الأطراف ، والحفاظ على الاجتماعات الديناميكية. “سيؤدي تسجيل الوصول السريع كل بضعة أسابيع إلى منع الانجراف ويعزز الثقافة التي يقدر فيها الجميع الوقت والتركيز.”
