يلجأ مديرو تكنولوجيا المعلومات وقادة تكنولوجيا المعلومات إلى الاستعانة بمصادر خارجية عندما لا يكون لديهم الخبرة الداخلية أو النطاق الترددي للقيام بمهام معينة، ولكن الرسالة التي يرسلها هذا إلى موظفي تكنولوجيا المعلومات ليست إيجابية دائمًا.
يمكن للموظفين أن ينظروا إلى الاستعانة بمصادر خارجية كوسيلة لحرمانهم من فرصة تطوير مهارات جديدة، عندما يعتقدون أنهم يستحقون فرصة. وفي حالات أخرى، يرون أن الاستعانة بمصادر خارجية يشكل تهديدًا لوظائفهم.
فيما يلي بعض ما يجب فعله وما لا يجب فعله بشأن الاستعانة بمصادر خارجية والتي يمكن أن تجعلها مربحة للجميع.
الاستعانة بمصادر خارجية ما يجب القيام به
1. الاستعانة بمصادر خارجية عندما لا يكون لديك أي بدائل داخلية على الإطلاق للقيام بالعمل، ويكون الموعد النهائي للمشروع ضيقًا جدًا بحيث لا يسمح بتطوير مهارات تكنولوجيا المعلومات الداخلية.
هناك حالات ممتازة للاستعانة بمصادر خارجية. الأول هو عندما تحتاج إلى المهارات على الفور لمشروع لا يمكنه الانتظار ولا يوجد وقت لرفع مهارات موظفيك للمشروع. سيفهم كل من الموظفين وقادة تكنولوجيا المعلومات الحاجة العملية إلى الاستعانة بمصادر خارجية، وسيتم استقبالها بشكل جيد بشكل خاص إذا أخبرت الموظفين بذلك مقدمًا، وإذا كانت لديك خطة لتحسين مهارات الموظفين في مهارات جديدة لاحقًا حتى يتمكنوا من تولي الدور المستمر في المشروع بمجرد تثبيته.
2. الاستعانة بمصادر خارجية عندما يكون العمل مملاً وطويل الأمد.
إذا كان لديك مشروع تحويل حيث يجب تحويل ملايين الأسطر من التعليمات البرمجية و/أو عناصر البيانات يدويًا بسبب عدم وجود أداة التحويل الصحيحة في السوق، فمن المنطقي نقل العمل إلى مجموعة يمكنها التعامل مع هذه الأمور المملة والمزعجة. التحولات المتكررة التي يجب إجراؤها “باليد”. سيتمكن موظفو تكنولوجيا المعلومات لديك من مواصلة المزيد من المشاريع الإستراتيجية، وسيشكرونك على إزالة هذا الأمر من مهامهم.
3. الاستعانة بمصادر خارجية إذا كانت الشركة بحاجة إلى نظام جديد ونظام تسليم المفتاح هو الخيار الأفضل.
عندما يقوم البائع بتسليم نظام متكامل (على سبيل المثال، إدارة علاقات العملاء)، فإن الخطة المعتادة هي أن يستمر البائع في صيانة هذا النظام وتزيينه. وهذا يجعل النظام نظام الاستعانة بمصادر خارجية. يعد شراء الأنظمة الجاهزة والسماح لها بالعمل ضمن أفضل ممارساتها ووظائفها أحد ممارسات تكنولوجيا المعلومات التي نجحت لسنوات.
4. الاستعانة بمصادر خارجية لمورد سحابي إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعالجة والتخزين لاختبار التطبيق الخاص بك.
يقدم العديد من موردي الخدمات السحابية التجارية الآن إمكانية التخزين والمعالجة والتكوين عند الطلب لاختبار التطبيقات. هذه فرصة رائعة للاستعانة بمصادر خارجية يمكنها توفير الوقت الثمين لإدارة قاعدة البيانات وموظفي دعم النظام، لأنهم لن يضطروا بعد الآن إلى قضاء بعض الوقت خارج جداولهم لإعداد بيئات اختبار التطبيق لمجموعة التطبيقات.
5. أبلغ الموظفين دائمًا عن سبب الاستعانة بمصادر خارجية قبل الالتزام بترتيبات الاستعانة بمصادر خارجية.
يمكن لترتيب الاستعانة بمصادر خارجية أن يخيف موظفيك، الذين يتساءلون فجأة عن سلامة الوظائف وما إذا كانت الشركة تخطط على الإطلاق للاستثمار في بناء مهارات الموظفين الداخليين. من خلال الشرح للموظفين مقدمًا سبب رغبتك في الاستعانة بمصادر خارجية – وما هي الخطة طويلة المدى بمجرد اكتمال الاستعانة بمصادر خارجية – يمكنك تخفيف المخاوف والحفاظ على ثقة موظفيك.
الاستعانة بمصادر خارجية لا
1. لا تستعين بمصادر خارجية إذا لم يكن لديك خطة لتطوير الخبرة الداخلية.
إذا لم تستثمر في تنمية المهارات الداخلية، فسوف تجعل نفسك معتمدًا كليًا على وقت ومهارات مساعدتك الخارجية. يعد هذا موقفًا محفوفًا بالمخاطر. كما أنه لا يجذب موظفي تكنولوجيا المعلومات، الذين ربما يعتقدون أن الشركة يجب أن تستثمر في التدريب على المهارات الداخلية حتى يتمكنوا هم أنفسهم من تولي المشاريع التي نفذها المتعاقد الخارجي الأصلي.
2. لا تستعين بمصادر خارجية إذا لم يقم المتعاقد الخارجي بتسليم كود المصدر الخاص بك.
هدفك هو الاستيلاء على قاعدة التعليمات البرمجية الخاصة بك بمجرد اكتمال عمل المتعاقد الخارجي. للقيام بذلك، تحتاج المصدر وكذلك رمز الكائن. إنه رمز المصدر الذي يسمح لموظفيك بتولي قاعدة التعليمات البرمجية والحفاظ عليها بمجرد الانتهاء من عمل المتعاقد الخارجي.
3. لا تقم بالاستعانة بمصادر خارجية للنظام بأكمله إلى بائع “جاهز” ما لم يلتزم البائع باتفاقيات مستوى الخدمة لترحيل النظام من وإلى النظام الأساسي الخاص به.
ليس من السهل أبدًا الانتقال من نظام إلى آخر. قم دائمًا بتضمين مجموعة من اتفاقيات مستوى الخدمة لجميع البائعين الجدد. الغرض من اتفاقيات مستوى الخدمة هو إلزام الموردين بتلبية مستويات أداء محددة لعمليات الترحيل إلى منصاتهم، وإذا لزم الأمر، عمليات الترحيل خارج منصاتهم.
4. لا تستعين بمصادر خارجية للتطبيقات ذات المهام الحرجة.
يجب على الشركات رسم خط حول تطبيقات المهام الحرجة الخاصة بها والحفاظ على السيطرة الكاملة عليها. تعد هذه إستراتيجية ضرورية لإدارة المخاطر لأنه حتى إذا كنت تستضيف تطبيقًا مهمًا للمهام على سحابة البائع، فليس هناك ما يضمن عدم الاستحواذ على البائع أو دمجه أو إخضاعه لتغييرات إدارية قد تجعل استمرار الاستضافة أمرًا صعبًا.
5. لا تستعين بمصادر خارجية دون التواصل مع الموظفين أولاً.
لقد رأيت بيئات تكنولوجيا المعلومات حيث تم اتخاذ قرار بالاستعانة بمصادر خارجية، وتبدأ الاستعانة بمصادر خارجية، ويتفاجأ جميع موظفي تكنولوجيا المعلومات لأنه لم يخبرهم أحد على الإطلاق أنه سيتم الاستعانة بمصادر خارجية لنظام أو مشروع بأكمله.
في معظم الحالات، يحدث هذا بسبب نقص التواصل من جانب مدير تكنولوجيا المعلومات أو قادة المشروع، ويمكن أن يكون تأثيره على المدى الطويل مدمرًا. قد يبدأ موظفو تكنولوجيا المعلومات في عدم الثقة في الإدارة ودوافعها النهائية. قد يبدأ الموظفون الرئيسيون في المغادرة لأنهم يخشون على وظائفهم. يمكن أن يؤدي هذا أيضًا إلى ضعف معنويات الموظفين، لأن الموظفين يرون أن المتعاقد الخارجي يحصل على كل العمل الجديد والمثير بينما يتخلف هو ومهاراته عن الركب.
