ما هو تعقيم المستندات؟
تعقيم المستندات هو عملية تنظيف مستند للتأكد من أنه يمكن الوصول إلى المعلومات المقصودة فقط منه. بالإضافة إلى التأكد من أن نص المستند لا يكشف بشكل علني عن أي شيء لا ينبغي له، فإن عملية التطهير تتضمن الإزالة البيانات الوصفية التي يمكن أن تشكل خطرا على الخصوصية أو الأمان.
يشير تعقيم المستندات، والذي يُسمى أحيانًا بتطهير الملفات، إلى تنظيف المستندات عن طريق إزالة المحتوى المخفي منها. بالإضافة إلى البيانات الوصفية، قد يتضمن المحتوى الذي تتم إزالته وثيقة الخصائص أو التعليمات البرمجية الخطرة مثل البرامج النصية الضارة أو أبواب خلفية، أو البرمجيات الخبيثة التي لم يتم اكتشافها من قبل.
التعقيم ليس مثل التنقيح. عندما يتعلق التطهير بإزالة البيانات والبيانات الوصفية المخفية، فإن التنقيح يتعلق بإزالة البيانات الخاصة أو معلومات حساسة والتي ينبغي أن تكون متاحة فقط لمجموعة معينة من الناس. من خلال عملية التطهير، تتم إزالة جميع المعلومات المخفية نهائيًا بحيث يمكن نقل الملف بأمان. من خلال التنقيح، تتم إزالة نص معين نهائيًا بحيث لا يكون قابلاً للعرض أو التحرير.
وعلى الرغم من هذه الاختلافات، فإن النشاطين يعملان معًا بشكل جيد. يساعد الجمع بين التنقيح والتنقيح على حماية المستندات ومعلوماتها بشكل أفضل من التسريبات والانتهاكات.
أهمية تعقيم الوثائق
تتضمن المستندات غالبًا محتوى مخفيًا ربما لم يتم اكتشافه مسبقًا. لو المتسللين أو مجرمي الإنترنت إذا كانوا قادرين على الوصول إلى هذه المعلومات، فقد يكونون قادرين على استخدامها لسرقة أنواع أخرى من البيانات الحساسة، مثل كلمات المرور، معلومات التعرف الشخصية أو المعلومات المالية. وقد يستخدمون أيضًا المعلومات لإحراج الشركة أو الإضرار بسمعتها.
لتقليل مخاطر مثل هذه الحوادث، من المهم العثور على جميع المحتويات المخفية في المستندات وإزالتها، وهي أي معلومات ليس المقصود توزيعها. يساعد التطهير المناسب والشامل على ضمان عدم رؤية المعلومات التي يحتمل أن تكون حساسة عن غير قصد أو بشكل ضار عند نشر المستند أو مشاركته. وبالتالي فهو يحمي المنظمة من خروقات البيانات.
تعقيم المستندات وإزالة البيانات الوصفية
غالبًا ما توصف البيانات الوصفية بأنها “بيانات حول البيانات”. توفر الأنواع المختلفة من بيانات التعريف معلومات إضافية حول المستند، مثل مؤلفه أو تاريخه أو إصداره. يمكن أن تحتوي البيانات التعريفية أيضًا على أسماء معدِّلات المستند، وتواريخ الإنشاء والتغييرات، وحجم الملف، التوقيعات الرقميةوتاريخ المراجعة والتغييرات المتعقبة والعلامات المائية والرؤوس والتذييلات وتبادل التعليقات بين المؤلفين والمحررين المختلفين.
تعد البيانات الوصفية، التي عادة ما تكون غير مرئية بشكل واضح لمؤلفي المستند ومشاهديه ومحرريه، مهمة لتتبع المستندات وتصنيفها وتحليلها وإدارتها. كما أنه يعمل على تحسين التعاون بين المستخدمين الذين يشاركون ملفًا أو مجموعة من الملفات. ولكنها قد تحتوي أيضًا على معلومات حساسة قد تحرج المؤسسة أو تلحق بها الضرر، لذلك من المهم حماية البيانات التعريفية من الوصول غير المصرح به. ويتطلب ذلك إزالته من المستند قبل نشره أو مشاركته أو تعميمه.
كيفية تعقيم الوثيقة
إحدى الطرق الشائعة لإزالة بيانات التعريف والمعلومات المخفية الأخرى من المستند هي تحويلها إلى بي دي إف التنسيق ثم اتبع إجراء التعقيم الذي يوفره تطبيق PDF المحدد المستخدم.
على سبيل المثال، الإجراء الخاص بتطهير مستندات PDF في Adobe Acrobat هو كما يلي:
- قم بالوصول إلى قائمة Redact العلوية وحدد تعقيم الوثيقة.
- لإزالة كافة المعلومات المخفية، اختر نعم.
- لإزالة أجزاء محددة من المعلومات المخفية، حدد انقر هنا.
يمكن أيضًا تعقيم المستندات التي ليست بتنسيق PDF. البرامج مثل ميكروسوفت اكسل يحتوي كل من Word وWord على ميزات مضمنة لاكتشاف وإزالة المحتوى المخفي مثل بيانات التعريف.
ال وكالة الأمن القومي يقدم توصيات لتطهير مستندات Word. وفي عام 2005 نشرت الوكالة التنقيح بثقة: كيفية نشر التقارير المعقمة المحولة من Word إلى PDF بأمان، مع تسليط الضوء على عملية مكونة من سبع خطوات لتطهير مستندات Word بأمان:
- قم بإنشاء نسخة من المستند الأصلي. يجب إجراء جميع التعديلات على النسخة المنسوخة فقط. يجب الاحتفاظ بالنسخة الأصلية كما هي كنسخة احتياطية.
- قم بإيقاف تشغيل تتبع التغييرات والتعليقات والعلامات المرئية الأخرى على النسخة. مراجعة وإزالة كافة المحتويات الحساسة.
- إعادة تسمية الوثيقة.
- قم بمراجعة الوثيقة للتأكد من حذف جميع المواد المطلوب تنقيحها، واستبدالها، حيثما كان ذلك ضروريًا، بحشو غير ضار (على سبيل المثال، الأشكال الفارغة لاستبدال الصور الحساسة).
- افتح مستندًا فارغًا جديدًا وانسخ البيانات من نسخة المستند إلى المستند الجديد.
- تحويل مستند Word الجديد إلى تنسيق PDF.
- قم بمراجعة ملف PDF بحثًا عن أي تنقيحات لم يتم الرد عليها.
التعقيم الآلي للمستندات
كما ذكرنا سابقًا، يمكن أن تكون عملية التطهير اليدوي للمستندات عملية معقدة إلى حد ما، مع احتمال حدوث أخطاء وأخطاء. يمكن للأتمتة أن تمنع الأخطاء بالإضافة إلى ضمان عملية تعقيم أكثر شمولاً وحماية أفضل للوثيقة والمؤسسة.
استخدام برامج التعقيم الآلي خوارزميات التي تكتشف المصطلحات ومجموعات المصطلحات في مستند قد تكشف عن معلومات حساسة أو سرية. يحدد مستخدمو تطبيقات التعقيم المواضيع التي تعتبر حساسة. ثم يتم تنقيح الشروط من الوثيقة. إذا قام المستخدم بتحديد متطلبات الخصوصية مسبقًا، فيمكن للبرنامج أيضًا تعميم الشروط الخطرة بما يتماشى مع تلك المتطلبات.
يمكن لتطبيقات التعقيم الفعالة أن تقوم بتعقيم المستندات ذات التنسيقات المختلفة، بما في ذلك Word وPDF وExcel وPowerPoint. ومن خلال إزالة البيانات المخفية، تساعد هذه المنتجات على حماية المعلومات من التسرب خارج المؤسسة. وبهذا المعنى، يمكن اعتبارها مهمة بالنسبة منع فقدان البيانات.
تقلل عملية تنقية البيانات الفعالة من احتمالية سرقة البيانات القيمة لمؤسستك أو اختراقها، كما تعمل على تعزيز الامتثال. استكشاف هذه تقنيات تعقيم البيانات، بما في ذلك المعايير والممارسات والتشريعات.
