بدون إدارة المستندات الفعالة ، يمكن للمؤسسات أن تفقد بسرعة تتبع محتوى المؤسسة.
يمكن أن تساعد استراتيجية إدارة المستندات أخصائيي تكنولوجيا المعلومات ومديري المحتوى في تبسيط سير العمل وتحسين التعاون و دعم الامتثال التنظيمي. المؤسسات التي تفتقر إلى نهج إدارة المستندات المنظم جيدًا ، وفقدان البيانات ، ونقاط الأمن الأمامية والمحتوى غير المنظم.
يجب أن تفهم فرق تكنولوجيا المعلومات والمحتوى أفضل ممارسات إدارة المستندات لمساعدتهم على تنظيم الملفات وحمايتها.
ما هي إدارة المستندات؟
إدارة المستندات هي عملية تستخدم المؤسسات لتخزين وتنظيم ومراقبة الوصول إلى المستندات بشكل منهجي. ويشمل المستندات الرقمية والمادية ويتضمن تقنيات مثل التخزين السحابي ، وبرامج إدارة المستندات وأنظمة التحكم في الإصدار. تساعد إستراتيجية إدارة المستندات القوية المؤسسات على تحسين الإنتاجية وتقليل الأخطاء والحفاظ على الامتثال المعايير القانونية والتنظيمية.
9 أفضل الممارسات لإنشاء استراتيجية لإدارة المستندات
تلبي استراتيجية فعالة لإدارة المستندات احتياجات المستخدمين النهائيين وأتمتة سير العمل. تشمل أفضل الممارسات تحديد الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية وتشكيل شراكة بين أصحاب المصلحة وتكنولوجيا المعلومات.
1. تحديد الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية
لإنشاء نظام لإدارة المستندات يلبي احتياجات المستخدمين ، يجب أن تفهم فرق تكنولوجيا المعلومات وفرق المحتوى أهداف المؤسسة. يجب عليهم تحديد أهداف واضحة ومؤشرات الأداء الرئيسية لمحاذاة مشروع إدارة المستندات مع أولويات العمل. هذه الأهداف تتيح لفريق إدارة المستندات تقييم فعالية المشروع وصقله حسب الحاجة.
يعد الاختلال بين فرق التنفيذ ومتطلبات المستخدمين النهائيين سببًا شائعًا لمشاريع إدارة المستندات المهجورة.
لمحاذاة المشروع مع أولويات العمل ، يمكن لتكنولوجيا المعلومات والمحتوى اتخاذ الخطوات التالية:
النظر في تحديات إدارة الوثائق الرئيسية للمنظمة ، والتي قد تشمل بحث المؤسسة، والأمن وأهمية المحتوى.
حدد أهدافًا قابلة للقياس ، مثل تقليل وقت استرجاع المستندات بنسبة 30 ٪ أو تقليل عدد الأنظمة لتوفير تكاليف الترخيص.
مراجعة الأهداف وضبطها بانتظام على أساس الأداء ضد مؤشرات الأداء الرئيسية هذه.
قد تنفذ فرق التنفيذ التي تفتقر إلى الأهداف المحددة بوضوح الأدوات والعمليات التي تفشل في حل التحديات المحددة للمؤسسة أو تعارض مع أهداف الشركات. يعد الاختلال بين فرق التنفيذ ومتطلبات المستخدمين النهائيين سببًا شائعًا متروك مشاريع إدارة المستندات.
2. بناء شراكة بين أصحاب المصلحة وتكنولوجيا المعلومات
شراكة قوية بين أصحاب المصلحة وهي مفتاح أي مشروع لإدارة المحتوى. يجب أن يتضمن فريق أصحاب المصلحة مستخدمي النظام المحتملين ، مثل مؤلفي المحتوى ومستهلكي المحتوى ، وأمن المعلومات ، والامتثال التنظيمي ، والفرق القانونية وغيرها من الفرق التي تؤمن المعلومات ، والبناء في مراجعة الضوابط والاستجابة لمحكمة المحكمة الاكتشاف الإلكتروني العمليات.
كل قسم لديه احتياجات – في بعض الأحيان متناقضة على ما يبدو – يجب أن توازن فرق التنفيذ لإنشاء نظام فعال. يمكن أن تساعدها هيئة الحوكمة التي تجمع جميع أصحاب المصلحة هؤلاء والمحترفين في حل النزاعات المحتملة والوصول إلى الاتفاقات قبل تبني نظام.
3. إنشاء اتفاقيات تسمية ملفات ثابتة
يجب على المؤسسات تبني طريقة منظمة وموحدة لتسمية علامات البيانات الأولية وإضافة ملفات إلى الملفات لأن هذا النهج يسهل العثور على المستندات. يمكن أن تؤدي تسمية أو وصف البيانات الوصفية غير المتناسقة إلى ملفات مكررة ، والارتباك والوقت الضائع حيث يكافح الموظفون من أجل العثور على المستندات.
قد تستخدم قاعدة تسمية الملف اتفاقية التسمية تتضمن تنسيق تاريخ ISO، yyyy-mm-dd. على سبيل المثال ، قد تستخدم المنظمات الهيكل التالي: [YYYY-MM-DD]_[Department]_[Document title].
يجب أن يتوصل محترفو تكنولوجيا المعلومات والمحتوى إلى اتفاق مع فريق الحوكمة الأكبر على هذه القواعد. يجب عليهم أيضًا تدريب المستخدمين عليها وتنفيذ الأتمتة للمساعدة في تطبيق القواعد. تقدم العديد من أنظمة إدارة المستندات أدوات أتمتة قائمة على المجلد يمكنها تطبيق علامات البيانات الوصفية تلقائيًا وتنفيذ ملفات الملفات بناءً على قواعد وهياكل المجلد.
4. تنفيذ التحكم في الوصول
يتيح التحكم في الوصول للمستخدمين فقط الوصول إلى مستندات أو تحريرها أو حذفها. يمنع مقياس الأمن هذا انتهاكات البيانات غير المصرح بها و يحمي المعلومات الحساسة.
يمكن لفرق تكنولوجيا المعلومات والمحتوى استخدام التحكم في الوصول القائم على الأدوار لمنح أذونات بناءً على أدوار المستخدمين ، مثل المؤلفين أو المحررين أو الموافقات أو الألقاب الأخرى ذات الصلة. يجب على هذه الفرق مراجعة أذونات وصول المستخدم وتحديثها بمرور الوقت لأن احتياجات المستخدمين ومسؤولياتها يمكن أن تتغير. يمكن أن تنفذ فرق تكنولوجيا المعلومات والمحتوى أيضًا مصادقة متعددة العوامل لمزيد من الأمان.
5. تنفيذ التحكم في الإصدار
يجب أن تنفذ المنظمات التحكم في إصدار المستند – ميزة تتبع التغييرات على المستندات التي يقوم بها الأشخاص بتحريرها- لمساعدة المستخدمين على تحديد أحدث الإصدارات والعودة إلى الإصدارات القديمة حسب الضرورة. بدون هذه الميزة ، غالبًا ما يكون لدى المؤسسات نسخ ملفات متعددة متعددة منتشرة عبر التخزين ، مما يؤدي إلى الارتباك. ينظم التحكم في الإصدار إصدارات تاريخية للإشارة بوضوح إلى ما هو أكثر حداثة ويقدم إنشاء ملفات وتاريخ الاستخدام لأغراض التدقيق.
تتضمن معظم أنظمة إدارة المستندات التحكم المدمج في الإصدار. يجب أن تحدد فرق تكنولوجيا المعلومات والمحتوى الإجراءات لإغلاق المستندات أثناء تعديل المستخدمين لها ، لذلك لا يمكن للمستخدمين المتعددين إجراء تغييرات في وقت واحد. بعد إكمال المستخدمين وحفظهم ، يمكنهم فتح المستندات.
يجب على المنظمات أيضًا إنشاء ملف الإصدار مخطط -مثل v1.0 ، v1.1 ، v1.2 ، v2.0 –لتتبع مراجعات المستندات بشكل منهجي. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على مديري المحتوى تدريب المستخدمين على هذه الإجراءات لفرض التبني.
يساعد التحكم في إصدار المستند الموظفين على تحديد أحدث إصدارات المستندات ويتتبع تاريخ المراجعة.
6. أتمتة سير عمل المستندات
العمليات اليدوية تبطئ العمليات وزيادة خطر الخطأ. يمكن للأتمتة تبسيط العمليات ، مثل سير عمل المراجعة والموافقة وتوزيعها ، لتحسين اعتماد النظام وامتثال المستخدم.
لأتمتة سير العمل ، يمكن لتكنولوجيا المعلومات وفرق المحتوى استخدام إمكانات أتمتة سير العمل المضمنة في البيئة ، مثل Microsoft Power Automateأو خارجي أدوات الأتمتة مثل زابير. يمكن لهذه الأدوات أن تتم أتمتة عمليات الموافقة لتغييرات المستندات أو الاندماج مع منصات إدارة المستندات الحالية لتبسيط سير العمل.
7. تنفيذ خطة نسخ احتياطي موثوق بها وعجف الكوارث
يمكن أن تكون حادثة فقدان البيانات واحدة مكلفة وتعطل العمليات التجارية. النسخ الاحتياطي و خطط التعافي من الكوارث الحفاظ على المستندات متاحة وقابلة للاسترداد في حالة فشل النظام أو الهجمات الإلكترونية أو الخطأ البشري.
يمكن أن تؤدي أحداث الطقس القاسية أو انقطاع التيار الكهربائي أيضًا إلى تحديات باهظة الثمن للعمليات التجارية. يجب أن تستخدم المنظمات خدمات النسخ الاحتياطي السحابي أو الإنترانت التي توفر النسخ الاحتياطية التلقائية اليومية الآلية.
إذا كانت المؤسسة لديها عمليات عالمية ، فيمكن أن تقوم فرق تكنولوجيا المعلومات بإنشاء أنظمة زائدة في مواقع جغرافية مشتتة لتحميل المحتوى ومواصلة العمليات في حالة وقوع كارثة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تحدد هذه الفرق اختبارات منتظمة لعمليات استرداد البيانات والأنظمة للتحقق من أنها تعمل بشكل صحيح.
9. تشجيع تدريب المستخدم واعتماده
يجب أن تقوم فرق تكنولوجيا المعلومات والمحتوى بتدريب المستخدمين على نظام إدارة المستندات إذا كانوا يريدون اعتماد المستخدم العالي. يجب أن يضمنوا فهم الموظفين ومتابعة سياسات إدارة المستندات وأفضل الممارسات لأنه حتى أفضل نظام لإدارة المستندات إذا لم يستخدمها الموظفون بشكل صحيح.
يمكن أن تضم المؤسسات المستخدمين النهائيين في مجلس الحوكمة للمساعدة في تصميم النظام لتلبية احتياجاتهم. بالنسبة لمجتمع المستخدمين الأوسع ، يجب أن تقدم المؤسسات دورات تدريب مستمرة وتجديد. من الجيد أيضًا إنشاء قاعدة معرفة للإجابة على الأسئلة حيث يتفاعل المستخدمون مع النظام. يمكن لفريق التنفيذ أيضًا جمع ملاحظات الموظفين لتحسين العمليات ، وتحسين UX وتعزيز التبني.
استراتيجية فعالة لإدارة المستندات تعزز الأمن والامتثال. كما أنه يحسن الكفاءة ، كما هو الحال يبسط تنظيم الملفات والبحث. يمكن أن تتبع فرق إدارة تكنولوجيا المعلومات والمحتوى أفضل الممارسات ، مثل تحديد أهداف واضحة ، باستخدام التحكم في الإصدار وتنفيذ التحكم في الوصول ، لإنشاء أنظمة إدارة المستندات القابلة للتطوير والفعالة التي تدعم نمو الأعمال والتعاون.
Jordan Jones هو كاتب ضليع في إدارة محتوى المؤسسة ، وإدارة محتوى المكونات ، وإدارة محتوى الويب ، وتقنيات الفيديو بناءً على الطلب.
